信息時代事業單位檔案管理工作新思路

高春暉

摘 要：隨著國民經濟的不斷發展和科學技術的不斷進步，社會各行業領域及市場均呈現出多元化的發展趨勢。基于事業單位自身獨有特征和職能性質，要想實現可持續發展，必須在拓展外部經營渠道的同時，著手優化內部管理。檔案管理是單位的重要信息庫，優化其管理效能，對于提高全局管理水平、實現有序發展有著重要現實意義。本文簡要闡述了信息時代推進事業單位信息化建設的意義及作用，并以此為基礎提出了改善事業單位信息化管理的相關建議，以期有益于事業單位檔案管理效能的提高。

關鍵詞：信息時代；信息化建設；事業單位；檔案管理

1 推進事業單位檔案信息化建設的重要作用

檔案部門是負責資料信息收集管理和提供查閱、利用服務的重要職能部門，也是單位存放內部資料的重要信息庫，對單位科學決策、實現有序發展具有重要作用。立足于信息時代，檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變為數字化、電子化處理模式。全面推行和應用信息化管理模式對事業單位檔案管理的作用不僅是能有效解決檔案儲存空間不足的問題，還能夠從根本上提高檔案借閱、查閱、利用的效率，突破了過去檔案利用在時間和空間上的束縛。而且，在將單位檔案資源信息化處理后，同一份檔案能夠同時被多人利用，能夠有效提高檔案部門的服務效能。此外，簡單、便捷的檔案查詢系統，相較于以往人工查檔而言更加準確、全面和高效，對提高檔案整體管理效率亦是助益良多。具體地說，推進事業單位檔案信息化建設的作用主要有以下兩點：

信息化是單位檔案管理工作的重要手段。經過信息化處理后的檔案資料，能夠以各類電子化存儲格式為載體，不僅改變了以往紙質檔案耗時、耗力的管理現狀，還能夠依托互聯網平臺的高速傳輸，快速實現查借閱。因此，在事業單位檔案管理中合理應用信息技術，不僅能夠極大程度上提高檔案的利用效率，還能使得檔案資源共享和利用成為現實。身處于信息交融的時代，各界對檔案的查閱利用需求日趨復雜，因而全面推進檔案管理信息化建設不僅是提高檔案利用效率的有力措施，還能夠在更廣范圍、更深層次內滿足受眾需求。

信息化是提高檔案利用效率的有效措施。時下，信息化建設已是檔案管理工作的必由之路。高效的數字信息技術為事業單位管理建設提供了堅實的技術基礎，也為單位的運營發展提供了豐富的資源信息庫，對單位內外管理和發展皆具重要作用。具體地說，在日常管理實踐中，絕大多數工作均需借組計算機系統的輔助，需要用到大量電子數字和信息技術，自然也會形成大量的電子信息文件，所以說，推進檔案管理信息化建設是適應管理與工作需要的必然措施。其次，面對每日形成的大量電子信息文件，加速檔案管理信息化建設能夠極大程度上幫助檔案管理人員實現檔案收集、歸檔管理工作的規范化、有序化，從而更好地發揮資源作用，服務單位上下。

2 事業單位檔案信息化管理的完善建議

2.1 全面認識檔案信息化管理的重要意義

事業單位檔案管理部門要想工作取得實效，顯然不能持有固有觀念，將檔案服務的定位僅限于檔案資料的查詢借閱，而應糅合互聯網發展思維，運用前沿的信息存儲技術將各類媒體相關信息加工整合成計算機能識別的電子信息資源，以此形成數字文獻，避免以往紙質資源由于年久而造成的破損問題。而這一轉變也是各行業領域發展、革新的必經之路。即，要求事業單位檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，進一步學習并掌握當下信息數字技術，樹立信息化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于信息建設的工作實際，設定明確、可行的檔案管理崗位職責，健全單位檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全管理個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存，保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。

2.2 加大對單位檔案信息化建設的投入度

在互聯網、大數據等技術構建的信息化平臺上，各式數據資源庫不斷產生，知識更新速度相較于以往，有了極為明顯的突破。基于這一大形勢，仍依靠傳統單一化的服務方式顯然已無法滿足各界對檔案利用的基礎需求，所以說，檔案管理服務必須有所突破，才能取得實質意義上的管理水平的提升，切實發揮檔案的依據作用。首先，檔案信息化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備，這就需要結合單位實際，配置相應的信息錄入設備，以保障信息化建設擁有完備的硬件支撐。同時，要以檔案利用實際為依據，科學設計人性化的信息管理系統，發揮信息技術的智能、高速等特性，助力單位檔案管理實現現代化、自動化、網絡化和文檔一體化的目標。此外，還要切實強化檔案管理基礎建設，圍繞日常管理和數據資源庫展開。即，在歸檔階段要按照不同門類、不同收錄載體進行檔案的系統收集、排序、裝訂；在后期，要同步配置電子觸摸顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現代科技設備，安裝氣體自動消防設施設備和報警系統，設置電子監控系統，保障檔案庫達到現代檔案管理建設的標準化、規范化和信息化要求，為檔案使用提供更便利的服務。其次，要注重以信息化技術引領檔案事業發展，全面落實單位內部的檔案信息化處理，做好數字檔案的異地同步備份，以保障本單位所有檔案的安全性，也為單位實現現代化、網絡化發展提供基礎支撐。

2.3 結合單位實際建立檔案信息管理規范

各事業單位的檔案數據來源非常廣泛，借助信息化與網絡的交互平臺，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，事業單位檔案管理人員在工作實踐中可以單位實際為基礎，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現檔案動態的實時更新與維護。但要注意的是，在將各類數據進行綜合歸檔管理的同時還要保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通。此外，還要合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，進一步完善檔案規范管理，切實提高內部檔案使用效率，帶動單位整體管理水平和效能的提升。

3 結語

隨著電子信息技術的日臻完善，互聯網時代的到來為事業單位檔案管理工作帶來了新的機遇，但同時也對其傳統管理模式帶來了新的挑戰。為此，在“互聯網+”這一新業態環境下，單位檔案管理部門應加快轉型升級，適度擴大服務覆蓋面，創新服務形式和手段，強化服務輻射帶動功能，以滿足單位持續發展的檔案利用需求，切實推動檔案事業朝著數字化、規范化、高效化方向發展。

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