組織記憶理念下的國企檔案管理

摘 要：檔案記憶觀為企業檔案管理研究提供了新的視角，企業檔案是構筑企業組織記憶的基石，以多維視角開展檔案收集工作，以宏觀鑒定為指導的科學的鑒定工作，以及豐富的檔案提供利用服務，是真實、完整的企業組織記憶構建、維護、傳承的關鍵因素。

關鍵詞：檔案管理 組織記憶 國有企業

檔案是國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，檔案的形成過程以及自身的真實性、原始性、記錄性，使其成為社會記憶的重要載體和媒介，它既是一種社會記憶的形態，也是社會記憶控制的對象，又是社會記憶控制的手段。檔案記憶觀是20世紀末興起的檔案學新視點.其核心內涵是：基于對檔案基本屬性--社會記憶屬性的本質性認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯結起來，強調檔案是一種社會（或歷史、集體）記憶；檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。檔案記憶觀為檔案和檔案管理的研究和實踐提供了新的視角和思維方式.檔案在社會記憶的形成和構建中發揮什么樣的作用，檔案管理以何種方式維護和塑造社會記憶等等問題都值得我們深思。

從整個社會而言，企業是社會的一分子，企業的改革與發展是整個國家政治經濟體質改革與發展的具體體現，企業組織記憶是社會記憶重要組成部分；從企業自身的發展來看，組織記憶是企業發展史的形象呈現。企業文件是企業及其成員記錄、固定、傳遞和存儲信息、處理事務的重要工具，企業檔案是有保存價值的各種形式的文件。企業在正常的運轉中，無時無刻不在生成大量的文檔。企業的文檔是企業組織記憶傳承和構建的重要素材，企業檔案的收集工作，直接影響著企業組織記憶的構建。

在現代企業中，文檔產生主體的多元化，文檔載體的豐富化，文檔傳播途徑的多樣化，使得企業檔案收集工作日趨復雜。從文檔產生主體看，從企業組織結構發展的扁平化、網絡化、無邊界化、柔性化等特點，使得企業的每個員工、每個團隊、每個部門都成為企業文檔的重要生成者，企業文檔的“來源”隨之出現了無邊界化、網絡化、多元化等特點；從文檔的載體來看，計算機與網絡技術的發展，電子文件大量形成，音頻、視頻等多媒體文件更加生動形象的記載著企業的發展歷程；從文檔的傳播途徑看，通過各種辦公系統傳輸，利用網絡發布、共享等等正在被越來越多的關注和應用?；诖耍谄髽I檔案收集工作中，以多維的視角，創新的思維來搭建企業檔案收集工作的平臺，有助于構建完整的企業組織記憶。

首先，從宏觀上把握現階段企業的活動脈絡，為收集工作的順利開展奠定良好的基礎。為了立足于激烈的市場競爭，企業會不斷的完善自身的發展戰略，調整經營方向，轉變管理理念，與之相適應的是不同階段企業的研發、生產、經營、管理等業務活動呈現出種種變革。檔案的收集工作，就要以現階段企業的活動為依據來開展，也就是說，“從當前活動中產生的文檔選擇”。之所以這樣說，是因為當前企業檔案收集工作中往往存在著一定程度的滯后現象，某些企業制定出文檔的收集范圍，然后依此為藍本：范圍之內的—收集，范圍之外的—事不關己，比如，企業中的重大突發事件檔案，恰恰是組織記憶的一些關鍵節點，但往往由于檔案收集范圍沒有涉獵而散落直至流失。企業檔案的工作規范固然重要，但前提是工作規范必須與實踐相匹配才能發揮其應有的作用，因此，全面把握企業現階段活動脈絡是健全和完善企業檔案收集工作的重要保障，是完整構建企業組織記憶的基礎。

其次，現代企業中，對數字檔案資源的收集，直接決定著記憶的完整性。當經濟全球化和信息網絡化己經成為世界經濟和社會發展趨勢之時，企業信息化成為增強企業可持續發展、提高企業競爭力和經濟效益的重要支撐。從利用計算機實現對產品的生產制造過程的自動控制，到利用計算機系統實現企業內部管理的系統化，到利用互聯網開展電子商務，企業信息化不斷深入發展，設計制造、生產銷售、經營管理各個流程中的數字化信息大量產生，數字化的信息流成為企業正常運轉的信息支持，數字化的信息流也在書寫著現階段企業運營的記憶。分散在不同系統、不同業務環節中的關鍵數字化信息，如果得不到及時的“沉淀”，一旦流失，必然造成企業組織記憶的殘缺。因此，在企業檔案收集工作中，應該及時控制有保存價值的數字文檔信息。比如，很多企業都在積極建設知識庫、知識平臺、知識中心，以為企業的發展提供智力支持，然而，其中的很多關鍵知識、重要信息都處于一種“游離”狀態，因為得不到及時的收集整理，在尚未充分發揮其重要價值知識便流失了；又如，據調查，郵件系統是目前很多企業，尤其是大中型企業開展管理活動的重要平臺，而郵件系統中的郵件多處于失控狀態，即便是非常重要的郵件也鮮有在企業檔案的歸檔范圍之中。因此，要確保企業組織記憶的完整性，必須對各種類型的數字文檔信息進行合理的收集和管理。

檔案管理的最終目標是提供利用，“建立方便人民群眾的檔案利用體系”是國家檔案局提出的“三個體系”建設的重要內容。在企業檔案工作中，企業檔案提供利用的方式更是多種多樣，通過提供利用檔案的憑證價值和情報價值得到了很好的發揮。在企業組織記憶的激活與傳承中，企業檔案工作者需要更為系統、深入的整合檔案資源，以生動形象，易于接受的方式，主動將組織記憶呈現給企業員工，在潛移默化中實現企業組織記憶的激活與傳承。具體而言，從服務內容上，可以以時間為線，將不同階段對企業的經營、管理、決策等有重要影響的文檔加工整合，展示給員工；也可以以不同的主題（比如關于經營模式的、關于激勵機制的等），將企業從成立至今的關鍵記錄展示給員工；還可以以企業的重大事件為線，梳理企業發展的脈絡。從服務方式上看，企業檔案工作者更多的應該是主動服務，在企業組織記憶的激活與傳承中，用戶很難優先提出需求，因此，被動的服務方式極易導致此項工作喪失活力。

從實現形式上看，選擇用戶易于接受、樂于接受的形式，為用戶提供愉悅的信息體驗。充分利用多媒體等信息技術，讓用戶在享受聽覺、視覺盛宴中傳遞信息。比如，檔案展覽，這是檔案提供利用服務中一種“古老”的實現形式，然而，先進的科學技術賦予了其新的時代內涵，展板、照片的生硬模式遠遠被突破，網頁、音頻、視頻等為檔案展覽增添了新的色彩，不失為一種用戶喜聞樂見的形式。又如，通過微電影的形式，結合企業當前的關注點，將展現企業組織記憶的文檔立體的傳遞給員工，使組織記憶在員工娛樂體閑的過程中自然激活。

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作者簡介

杜斌，（1974-3），女，河北唐山人，醫師，檔案助理館員，主要研究方向：檔案管理。