淺析檔案鑒定工作的方法

趙平

摘 要：檔案鑒定工作是檔案管理中一項必不可少的業(yè)務(wù)工作，它關(guān)系到檔案的存毀，并影響檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案不斷產(chǎn)生，價值各異，應(yīng)對不同價值的檔案區(qū)別對待。檔案鑒定工作是使館藏精煉，保證珍貴的、有價值的檔案充分發(fā)揮作用的有效手段。檔案鑒定工作是決定檔案生死存亡的一項非常嚴(yán)肅的工作，并關(guān)系到對珍貴的、有價值檔案的妥善保管和充分利用，在整個檔案管理過程中有著重要的、特殊的地位。鑒于檔案鑒定工作的重要性，因此采用直接鑒定法作為鑒定檔案工作的方法。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定 檔案價值

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

直接鑒定法一般是以案卷為單位進(jìn)行的，如果在一個案卷內(nèi)有不同價值的文件，而文件之間又有密不可分的聯(lián)系，則以其中最重要的文件的價值來確定該案卷的保管期限；如果在重要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個別次要的文件，則維持原狀，繼續(xù)保存；如果在次要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個別重要的文件，則應(yīng)取出另外保存，該案卷其他文件確認(rèn)沒有價值后可以銷毀。檔案鑒定工作的具體方法，就是指具體鑒定每一份或一組文件時，應(yīng)從文件自身方面去綜合分析和判斷。

1、分析文件與立檔單位的聯(lián)系

這是鑒定檔案價值的起點。分析文件的價值，首先要分析這份文件與立檔單位之間的聯(lián)系。文件有本機關(guān)形成的，也有外單位發(fā)來的。外單位發(fā)來的文件中，又有上級機關(guān)、下級機關(guān)和同級機關(guān)的文件等等。分析文件的價值，應(yīng)著重本單位，本單位形成的文件應(yīng)保留的要點，應(yīng)多留一些，外單位發(fā)來的文件，相對來說應(yīng)當(dāng)少留一些，以避免各全宗檔案的重復(fù)立卷。

2、檔案的鑒定方法

2.1 對檔案條件進(jìn)行鑒定

在檔案進(jìn)行鑒定的過程中，首先一定要對其條件進(jìn)行鑒定，確保檔案符合條件。針對這一點，檔案管理人員首先需要針對檔案形成時間進(jìn)行觀察，并且還不能簡單的將其歸檔日期作為時間鑒定的依據(jù)，總的來說，在鑒定過程中，檔案管理人員一定要把握好檔案形成日期的條件，然后再結(jié)合單位實際情況對檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆潘伞３酥猓阼b定過程中，還需要就檔案保存價值進(jìn)行適當(dāng)?shù)蔫b定，按照檔案自身價值將其分為“永久”“長期”和“短期”，然后按照保存價值分門別類進(jìn)行歸檔保管。

2.2 對檔案齊全性進(jìn)行鑒定

在對檔案進(jìn)行鑒定的過程中，除了要對檔案條件進(jìn)行鑒定之外，還需要針對檔案齊全性進(jìn)行鑒定，針對這一方面，檔案管理人員在鑒定過程中，可以從兩個方面著手：（1）檔案門類應(yīng)該要和立檔單位業(yè)務(wù)范圍盡可能保持一致，以此來確保檔案類別的科學(xué)性，這樣在對檔案進(jìn)行鑒定的過程中，也會更加的方便和科學(xué)；（2）檔案內(nèi)容一定要較為全面，確保檔案能夠?qū)⒘n單位在一定時期內(nèi)的歷史面貌反映出來，這樣才能更好地確保檔案的齊全性，從而才能讓檔案。

2.3 對檔案密級調(diào)整進(jìn)行鑒定

在對檔案進(jìn)行鑒定的過程中，除了要進(jìn)行上述兩點鑒定之外，還需要對檔案密級調(diào)整進(jìn)行鑒定。現(xiàn)如今雖然存在部分涉密信息公開的現(xiàn)象，但是還是會存在部分文件是屬于密級的，因此，在對檔案進(jìn)行鑒定的過程匯總時，一定要對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，認(rèn)真梳理其中所涉及的秘密文件，然后按照國家相關(guān)要求對其進(jìn)行調(diào)整，以此來確保檔案鑒定工作的合理性。

2.4 對檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定

在對檔案進(jìn)行鑒定的過程中，對檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定工作也屬于其中一項，這也是檔案管理的前提條件，只有進(jìn)行了這一項鑒定工作，才能更好地掌握檔案所存在的質(zhì)量問題，從而才能更好地對其進(jìn)行管理。而針對這一點，在實際鑒定過程中，首先，需要對檔案有效性和完整性進(jìn)行鑒定，其中包括檔案材料是否完整、是否符合紙張要求等；其次，則是需要對檔案管理的安全性進(jìn)行鑒定，其中就包括檔案是否存在破損、霉變等癥狀。

3、分析文件的內(nèi)容

這是鑒定檔案價值的中心環(huán)節(jié)。每份文件都是工作活動的記錄，工作活動的重要與否，以及文件記錄的詳略程度決定了檔案的價值。反之，那些反映非基本職能活動和基本歷史面貌，非方針、政策性，一般事務(wù)性、局部性內(nèi)容的文件重要程度相對差一些。另外，內(nèi)容重復(fù)性文件，也應(yīng)該區(qū)分開來，區(qū)別對待。所謂重復(fù)性文件，是指內(nèi)容完全相同或內(nèi)容被包括的兩種類型的文件。第一種類型，是因為普發(fā)性的文件或其他原因而出現(xiàn)的重份文件，第二種類型，是同一全宗內(nèi)，幾份內(nèi)容相互包括的文件，比如，有年度計劃，又有季度計劃、月度計劃等。對于后一種類型，內(nèi)容被包括的文件，經(jīng)短期保存以后，即可銷毀。

4、分析文件的時間

即從文件形成的時間遠(yuǎn)近和重要程度兩個方面判定檔案的價值。一般是：文件形成的時間距今愈久，保存價值就越大，因為從古至今能流傳下來，已屬不易，今后又不會再產(chǎn)生，所以，鑒定時一般從寬。如果文件是在重要的歷史時期中形成的，此類文件往往比一般時候產(chǎn)生的重要一些。但是，有些檔案時效性強，只是在一定時期內(nèi)具有法律和行政上的作用，具有相當(dāng)?shù)膬r值，如條約、合約、契約、借據(jù)等文件。過了一定期限，這些檔案的價值會發(fā)生變化，甚至喪失其原有價值。因此，應(yīng)從不同檔案的特點來分析檔案產(chǎn)生時間對其價值的影響。

5、檔案的管理方法

5.1 在鑒定開始前做好相應(yīng)的管理準(zhǔn)備工作

在檔案進(jìn)館管理過程中，要想確保檔案管理的有效性、合理性，可以在鑒定開始之前做好相應(yīng)的管理準(zhǔn)備工作，具體可以從以下幾個方面著手：1.成立檔案鑒定小組。在檔案鑒定之前，為了更好地保證鑒定工作的開展，可以成立相應(yīng)的檔案鑒定小組，在成立過程中，可以將檔案管理人員和業(yè)務(wù)科室人員組合在一起，還可以向當(dāng)?shù)貦n案部門的專業(yè)人員請教，然后按照檔案類別進(jìn)行組建。2.為了更好地開展今后的檔案管理工作，可以在鑒定之前編制相應(yīng)的鑒定工作方案，以此來促進(jìn)檔案鑒定工作的有效開展。

5.2 在鑒定過程中加強對相關(guān)意見的記錄和保存

在檔案管理過程中，還需要建立起相應(yīng)的條件，這樣才能更好地促進(jìn)本單位館藏檔案的流向以及具體變化，而要想實現(xiàn)這一點，在進(jìn)行檔案鑒定工作的過程中，可以加強對相關(guān)意見的記錄和保存，通過實際情況來對檔案鑒定工作進(jìn)行具體分析，然后對所獲得的信息進(jìn)行分析，并且制定出相應(yīng)的條件。除此之外，在檔案鑒定過程中，館員一定要養(yǎng)成較為規(guī)范的記錄習(xí)慣，然后再結(jié)合被鑒定檔案構(gòu)成的實際情況和鑒定內(nèi)容，設(shè)計出相應(yīng)的能夠反映出鑒定工作信息的記錄表，這樣就能更好地促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

5.3 在鑒定之后加強檢查和審核

為了更好地保障檔案管理工作的有效性，在完成檔案鑒定工作之后，檔案管理人員還需要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和審核，以此來確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。針對這一方面，可以將鑒定后的檢查和審核工作納入檔案工作檢查和考核當(dāng)中，以此來確保檔案管理人員能夠認(rèn)真仔細(xì)進(jìn)行相關(guān)檢查和審核操作，這樣就能最大程度保障檔案的價值。

結(jié)束語

我國的檔案鑒定工作還是存在著許多不夠成熟和需要完善的地方。我國目前存在著檔案鑒定工作理論與實踐發(fā)展不均衡、不注重館藏質(zhì)量、檔案鑒定工作的重視程度不夠等問題。為此，今后我們可以從提高檔案鑒定觀念、強化檔案鑒定意識、強調(diào)理論與實踐的發(fā)展、制定相關(guān)法律法規(guī)幾個方面來不斷完善和發(fā)展我國的檔案鑒定工作。

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