如何做好計生檔案管理工作

馬麗娟

摘 要：新形勢下，計劃生育檔案管理工作規范化具有重要意義，有利于實現信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務。但目前管理工作存在不足，需要采取改進和完善措施；健全制度，明確責任；增加投入，強化管理；健全臺賬，規范管理；改進服務，注重檔案資源的有效利用。

關鍵詞：計劃生育檔案；檔案管理；規范化；管理制度

計生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。進一步規范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。

計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發揮作用，并對其進行合理開發。實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

計生檔案工作的主要作用

計生檔案是計生部門的基礎性工作。社會的發展，人類的進步，現代化建設的騰飛，都離不開檔案和檔案工作，凡是有人類活動的地方都有檔案，都有檔案工作，特別是社會已進入了信息時代，更是如此。檔案對研究歷史、認識社會、指導工作具有重要的憑證和參考作用。所謂計生檔案，就是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負責管理檔案專門業務，即在統一管理計生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領導者提供決策依據，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統計的數字調查、計生人員工資調整，還是行政執法工作的深入開展、基建工程的規收集整理劃與實施、計劃生育隊伍的建設與整訓、計劃生育經費的管理、再生育人員調查、獎勵扶助對象的獎金發放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領受新任務，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現新情況，需要做出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們所認識，所重視。計生檔案是計生工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為計生部門管理工作中不可缺少的一項基礎性工作。

計生檔案也在創造價值和效益。計生檔案除直接記述和反映計生工作活動外，還能創造出經濟效益和社會效益。因為檔案工作人員每年都要為單位的各項工作提供大量的文件、資料、信息，為利用者避免了重復勞動，節約了時間，間接產生了經濟效益和社會效益。

計生檔案是不可再生的寶貴財富。計生檔案真實地記錄了機關的行政管理、計生各項工作的全過程，凝聚著計生管理的成功經驗，是全體人員辛勤勞動和智慧的結晶，它作為計生工作的重要組成部分，既具有現實作用也具有長遠作用。因為計生事業需要一代一代地繼承和發展，各項工作也要一代一代地往下傳。社會活動不停止，檔案工作就不會停止。其它財富，損壞了可以補償，檔案損失了，卻無法彌補。因此，我們不僅享有利用前人積累的檔案財富的權力，更有繼續為后人積累和增加財富的義務，這是事業的需要，也是對歷史負責的表現。

計生檔案工作的規范化

系統網絡化。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項重要工作內容，明確專人，落實責任，加強管理，實現計生檔案工作管理系統網絡化。

實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。要做到上邊一根針，下邊千條線，線不斷，針不軟。作為“司令部”的人口和計劃生育檔案管理領導小組，這是工作的針，人口計生局各科室具體承擔著計劃生育工作的各項任務，匯集著八面來風，是“針眼”，是關鍵，鄉鎮和行政村基層各業務部門、科室建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成一根縱向線。同時，這些縱向線并非完全孤立，毫不相干，除對上負責外，還要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。另外，要定期對這些專兼職檔案員進行業務培訓，使其熟悉檔案業務，經考核合格后，發放上崗證。實踐證明，完整的領導機構，過硬的工作隊伍和健全的基層網絡，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎。

職責明確化。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

工作制度化。人口計生工作十分繁雜，區人口計生局和各鄉鎮、村級計生辦以及各級計生服務站要經常接觸為數眾多的相關生育人群。計劃生育的重要工作之一是進行計生技術服務工作，任務是為社會提供計生技術服務。在這種情況下，就需要制定一套完整的制度來規范約束。根據多年工作的實踐經驗，這些制度應包括以下五個方面。一是對專兼職檔案員實行月初評季考核年獎懲制度。二是計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準，進行操作。三是實行定期談話制度。專兼職檔案人員要定期與服務對象談話，取得工作主動權。四是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的B超室、X光室、手術室、婦產科等相關科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來。五是實行檔案收集整理專業時間制度，規定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料。另外，還要制定一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整安全。

管理科學化。計生辦檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學的歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的。重點應抓好五個環節。

一是合理設置類目體系。二是實行定期歸檔制度。三是實行計生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。

總之，計生檔案的管理工作，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。如果實行散亂的管理方式，勢必造成不良的后果，給工作帶來被動。實行“四化”管理方式，能夠有效地促進工作的正常開展，工作中可以循序漸進，發現問題可以迅速排查，依次實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

參考文獻

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（作者單位：菏澤高新技術產業開發區衛計局）