事業單位檔案管理現存問題及對策

高永欣

摘 要：檔案管理于事業單位經營管理中的地位、價值，在某種程度上對經營效益和社會發展起到推進作用。我們將從分析事業單位檔案管理的重要性，淺析事業單位檔案管理存在的問題，最后探討優化事業單位檔案管理應采取的對策，意在從根本上推進事業單位檔案管理水平的提升。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題及對策

檔案管理涉及資料收集、整理和鑒定、保管、檢索與統計等工作。伴隨科技水平的進步，信息化檔案管理對傳統管理模式而言則為重要挑戰。若要避免傳統檔案管理模式取締問題，則應以管理目標為基準，通過社會服務的優化創新，保證傳統檔案管理、信息化檔案管理兼并共存。但是，基于事業單位檔案管理長遠發展的腳步，其易在諸多因素的制約下，衍生各類管理問題，而該項工作正是檔案管理人員亟待解決的對象。

1 事業單位檔案管理的重要性

眾所周知，事業單位檔案管理工作，以現實性、真實性、動態性、保密性的特點，在事業單位經營管理中占據關鍵地位，充分體現檔案管理工作的重要性。首先，人事管理方面。檔案管理的核心目的在于為單位提供選人、用人的價值導向，是對職工政治、業務能力、學術經濟與組織活動的記載，能反映黨和國家的工作活動狀態，具有嚴謹性、保密性。其次，人事考評方面。現階段，國內諸多事業單位均已具備全面性、完整性考評體系，其結果和職工利益存在直接關聯。其中，檔案資料是衡量職工考評準確度的關鍵，原因在于：人事檔案資料以真實且顯示的記錄標準為核心，對職工工作經歷、個人經歷予以明確說明，不僅是職工綜合考查的前提，更是事業單位檔案管理價值的根本體現。最后，提供考察依據。事業單位人事檔案的動態性特點主要凸顯在信息更新等層面，即結合職工崗位深造與工作經歷，實時對檔案資料予以更替。因此，人事檔案能夠對職工各時期和各階段的工作態度、工作經歷進行全方位呈現，促使其在上級考查中，發揮顯著優勢。此外，事業單位檔案管理還具備時間跨越特點，即通過對職工資料的完整性保存，為后續各項工作的開展提供組織依據。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 管理人員素質低下

一是專業技能的匱乏。在事業單位檔案管理工作的開展，管理人員專業技能和理論知識的不高，甚者管理人員并非專業檔案管理者，由此產生的檔案管理效果與質量難于得到保障。二是責任心的缺乏。在實際管理過程中，由于管理人員缺乏足夠的責任心，沒有對檔案信息予以及時更新，或者沒有做好檔案工作的保密性，工作態度不嚴謹，嚴重影響后續工作的開展。三是AB角色調配的不合理。單位沒有合理安排好管理人員AB角色互換的機制，A角出現問題時，沒有B角及時替上，造成檔案管理工作滯后。

2.2 管理機制欠缺

“無規矩不成方圓”，若因規矩的缺失，則產生的后果將會難以想象，而事業單位檔案管理工作也同樣如此。職工只有在規章制度、道德規范兼并制約的前提下，方可對自身行為予以綜合管控，使其能夠落實事業單位檔案管理意義的同時，保證檔案真實性。但實際情況并非如此，部分事業單位因管理機制的欠缺，無法對人事檔案實施管理，導致管理水平、管理質量低下。例如：案卷信息表達不清、序號雜亂無章、卷內目錄繁亂或不全，甚至少數事業單位還尚未構建檔案借閱和保密、保護、收集與整理等體系。之外，檔案管理人員因崗位職責的認知偏差，使之無法以規章制度為根本，做好自身職責工作，導致事業單位檔案管理機制的重要性流于形式，喪失其本真價值。

2.3 信息水平低下

鑒于科技的迅猛發展，政府部門、事業單位紛紛加大先進設備與先進技術的使用，并通過信息系統的輔助管理，推進自身管理效率的提升。然而，統籌分析事業單位的情況，發現于檔案管理工作雖以邁向信息化發展的腳步，但僅在信息檢索、錄入與排序等層面對管理系統或軟件予以利用，難以落實人事檔案信息共享的目的。該項問題的衍生，既會對檔案信息的實際使用率造成影響，還會遏制檔案管理職能全面發揮。

2.4 經費與場地缺乏

由于事業單位檔案管理工作涉及各部門、各職工，致使其以復雜化的缺陷，佇立于事業單位經營管理范疇。此環節的進行，若要從根本上彰顯檔案管理的價值，則應對設備設施以及場地予以根本上滿足。但是，受到市場格局的影響，事業單位無法對檔案管理設備設施施行充足配置，場地對設施受控要求等，產生該種現象的關鍵點在于辦公系統的日漸完善，推進電子檔案、紙質檔案的兼并管理，而管理階層的疏忽，使之檔案管理經費相對減少，檔案場地不夠，難以實現信息化設備設施的建設，從而產生檔案室溫度、濕度控制問題的誤差，導致紙質檔案霉變的后果。

3 優化事業單位檔案管理采取的對策

3.1 推進隊伍標準化建設

人員作為檔案管理的參與者、執行者，其綜合素質與專業技能均是影響管理質量的首要因素，因此，事業單位檔案管理水平高低取決于管理人員素質技能。檔案管理人員應提高認識，明確自身“一線”職責，并于工作環節通過專業素養、技能水平的不斷強化，有助于管理工作整體水平的提升。我們可以通過定期培訓、定期考核、經驗交流的組織活動所體現，即利用對管理人員工作流程的全面掌握以及合理部署，在優化其管理模式的基礎上，推進管理人員工作效率的提升。同時，我們應注重分工協作，形成共同參與格局。事業單位檔案管理工作中若因交接環節失誤，易引發管理紕漏，甚至發生管理中斷，我們應合理調配AB角色互換機制，及時銜接工作，減少因人員問題對檔案管理工作的中斷情況。

3.2 建立健全長效管理機制

檔案管理作為協調事業單位工作的運行體系，而其制度的設定是確保單位穩定運轉的根本前提。做好事業單位檔案管理優化工作，應著重加強在職檔案、轉調檔案中的管理。前者通過類別的差異，對其檔案予以分類，以此為后續檔案資料查找工作的進行奠定基礎。后者應根據提取檔案專項制度的制定，切勿于檔案轉接期間發生遺失等漏洞問題。另外，加強檔案歸還保存材料的精細檢查制度，尤其針對私自涂抹、更改等行為，視情況追求當事人法律責任。

3.3 發揮信息化現代化作用

做好事業單位檔案管理信息化、現代化建設的目標，一是實現資源數字化。資源數字化不僅作為當前信息與現代化建設的前提，還是確保檔案原件完整性、真實性的關鍵手段。二是完善管理規范化。規范的管理是事業單位檔案管理信息化目標的組成核心，又是衡量管理水平的“金指標”。因此，事業單位在針對檔案管理工作中，應對信息化管理理念予以綜合利用，依據國家現行檔案管理標準，以自身需求及發展現狀為切入點，編制事業單位內控管理體系，如管理軟件、數據格式、著錄項目與文檔格式的明確，通過影像掃描和條碼掃描等設備設施的輔助、對云技術的運用等手段，能有效確保檔案管理的科學性、嚴謹性。

4 結束語

總之，做好事業單位檔案管理工作，則應以時代特點的融入為前提，不斷提升自身管理水平。由此可知，檔案管理工作的施行，需將自身管理納入核心目標，在詳細探討事業單位檔案管理工作重要性的同時，對其問題予以綜合分析，如管理人員素質低下、管理機制欠缺、信息水平低下、經費與場地缺乏等。為此，在事業單位檔案管理尋找問題制因的基礎上，通過推進隊伍標準化建設、建立健全長效管理機制與發揮信息化現代化作用等對策的施行，確保自身穩定發展。

參考文獻

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