事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題及對(duì)策

高永欣

摘 要：檔案管理于事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中的地位、價(jià)值，在某種程度上對(duì)經(jīng)營(yíng)效益和社會(huì)發(fā)展起到推進(jìn)作用。我們將從分析事業(yè)單位檔案管理的重要性，淺析事業(yè)單位檔案管理存在的問題，最后探討優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策，意在從根本上推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題及對(duì)策

檔案管理涉及資料收集、整理和鑒定、保管、檢索與統(tǒng)計(jì)等工作。伴隨科技水平的進(jìn)步，信息化檔案管理對(duì)傳統(tǒng)管理模式而言則為重要挑戰(zhàn)。若要避免傳統(tǒng)檔案管理模式取締問題，則應(yīng)以管理目標(biāo)為基準(zhǔn)，通過社會(huì)服務(wù)的優(yōu)化創(chuàng)新，保證傳統(tǒng)檔案管理、信息化檔案管理兼并共存。但是，基于事業(yè)單位檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的腳步，其易在諸多因素的制約下，衍生各類管理問題，而該項(xiàng)工作正是檔案管理人員亟待解決的對(duì)象。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理工作，以現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性的特點(diǎn)，在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中占據(jù)關(guān)鍵地位，充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。首先，人事管理方面。檔案管理的核心目的在于為單位提供選人、用人的價(jià)值導(dǎo)向，是對(duì)職工政治、業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)經(jīng)濟(jì)與組織活動(dòng)的記載，能反映黨和國(guó)家的工作活動(dòng)狀態(tài)，具有嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。其次，人事考評(píng)方面。現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)諸多事業(yè)單位均已具備全面性、完整性考評(píng)體系，其結(jié)果和職工利益存在直接關(guān)聯(lián)。其中，檔案資料是衡量職工考評(píng)準(zhǔn)確度的關(guān)鍵，原因在于：人事檔案資料以真實(shí)且顯示的記錄標(biāo)準(zhǔn)為核心，對(duì)職工工作經(jīng)歷、個(gè)人經(jīng)歷予以明確說明，不僅是職工綜合考查的前提，更是事業(yè)單位檔案管理價(jià)值的根本體現(xiàn)。最后，提供考察依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)主要凸顯在信息更新等層面，即結(jié)合職工崗位深造與工作經(jīng)歷，實(shí)時(shí)對(duì)檔案資料予以更替。因此，人事檔案能夠?qū)β毠じ鲿r(shí)期和各階段的工作態(tài)度、工作經(jīng)歷進(jìn)行全方位呈現(xiàn)，促使其在上級(jí)考查中，發(fā)揮顯著優(yōu)勢(shì)。此外，事業(yè)單位檔案管理還具備時(shí)間跨越特點(diǎn)，即通過對(duì)職工資料的完整性保存，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展提供組織依據(jù)。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理人員素質(zhì)低下

一是專業(yè)技能的匱乏。在事業(yè)單位檔案管理工作的開展，管理人員專業(yè)技能和理論知識(shí)的不高，甚者管理人員并非專業(yè)檔案管理者，由此產(chǎn)生的檔案管理效果與質(zhì)量難于得到保障。二是責(zé)任心的缺乏。在實(shí)際管理過程中，由于管理人員缺乏足夠的責(zé)任心，沒有對(duì)檔案信息予以及時(shí)更新，或者沒有做好檔案工作的保密性，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)重影響后續(xù)工作的開展。三是AB角色調(diào)配的不合理。單位沒有合理安排好管理人員AB角色互換的機(jī)制，A角出現(xiàn)問題時(shí)，沒有B角及時(shí)替上，造成檔案管理工作滯后。

2.2 管理機(jī)制欠缺

“無規(guī)矩不成方圓”，若因規(guī)矩的缺失，則產(chǎn)生的后果將會(huì)難以想象，而事業(yè)單位檔案管理工作也同樣如此。職工只有在規(guī)章制度、道德規(guī)范兼并制約的前提下，方可對(duì)自身行為予以綜合管控，使其能夠落實(shí)事業(yè)單位檔案管理意義的同時(shí)，保證檔案真實(shí)性。但實(shí)際情況并非如此，部分事業(yè)單位因管理機(jī)制的欠缺，無法對(duì)人事檔案實(shí)施管理，導(dǎo)致管理水平、管理質(zhì)量低下。例如：案卷信息表達(dá)不清、序號(hào)雜亂無章、卷內(nèi)目錄繁亂或不全，甚至少數(shù)事業(yè)單位還尚未構(gòu)建檔案借閱和保密、保護(hù)、收集與整理等體系。之外，檔案管理人員因崗位職責(zé)的認(rèn)知偏差，使之無法以規(guī)章制度為根本，做好自身職責(zé)工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的重要性流于形式，喪失其本真價(jià)值。

2.3 信息水平低下

鑒于科技的迅猛發(fā)展，政府部門、事業(yè)單位紛紛加大先進(jìn)設(shè)備與先進(jìn)技術(shù)的使用，并通過信息系統(tǒng)的輔助管理，推進(jìn)自身管理效率的提升。然而，統(tǒng)籌分析事業(yè)單位的情況，發(fā)現(xiàn)于檔案管理工作雖以邁向信息化發(fā)展的腳步，但僅在信息檢索、錄入與排序等層面對(duì)管理系統(tǒng)或軟件予以利用，難以落實(shí)人事檔案信息共享的目的。該項(xiàng)問題的衍生，既會(huì)對(duì)檔案信息的實(shí)際使用率造成影響，還會(huì)遏制檔案管理職能全面發(fā)揮。

2.4 經(jīng)費(fèi)與場(chǎng)地缺乏

由于事業(yè)單位檔案管理工作涉及各部門、各職工，致使其以復(fù)雜化的缺陷，佇立于事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理范疇。此環(huán)節(jié)的進(jìn)行，若要從根本上彰顯檔案管理的價(jià)值，則應(yīng)對(duì)設(shè)備設(shè)施以及場(chǎng)地予以根本上滿足。但是，受到市場(chǎng)格局的影響，事業(yè)單位無法對(duì)檔案管理設(shè)備設(shè)施施行充足配置，場(chǎng)地對(duì)設(shè)施受控要求等，產(chǎn)生該種現(xiàn)象的關(guān)鍵點(diǎn)在于辦公系統(tǒng)的日漸完善，推進(jìn)電子檔案、紙質(zhì)檔案的兼并管理，而管理階層的疏忽，使之檔案管理經(jīng)費(fèi)相對(duì)減少，檔案場(chǎng)地不夠，難以實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，從而產(chǎn)生檔案室溫度、濕度控制問題的誤差，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案霉變的后果。

3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理采取的對(duì)策

3.1 推進(jìn)隊(duì)伍標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

人員作為檔案管理的參與者、執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)與專業(yè)技能均是影響管理質(zhì)量的首要因素，因此，事業(yè)單位檔案管理水平高低取決于管理人員素質(zhì)技能。檔案管理人員應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，明確自身“一線”職責(zé)，并于工作環(huán)節(jié)通過專業(yè)素養(yǎng)、技能水平的不斷強(qiáng)化，有助于管理工作整體水平的提升。我們可以通過定期培訓(xùn)、定期考核、經(jīng)驗(yàn)交流的組織活動(dòng)所體現(xiàn)，即利用對(duì)管理人員工作流程的全面掌握以及合理部署，在優(yōu)化其管理模式的基礎(chǔ)上，推進(jìn)管理人員工作效率的提升。同時(shí)，我們應(yīng)注重分工協(xié)作，形成共同參與格局。事業(yè)單位檔案管理工作中若因交接環(huán)節(jié)失誤，易引發(fā)管理紕漏，甚至發(fā)生管理中斷，我們應(yīng)合理調(diào)配AB角色互換機(jī)制，及時(shí)銜接工作，減少因人員問題對(duì)檔案管理工作的中斷情況。

3.2 建立健全長(zhǎng)效管理機(jī)制

檔案管理作為協(xié)調(diào)事業(yè)單位工作的運(yùn)行體系，而其制度的設(shè)定是確保單位穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的根本前提。做好事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化工作，應(yīng)著重加強(qiáng)在職檔案、轉(zhuǎn)調(diào)檔案中的管理。前者通過類別的差異，對(duì)其檔案予以分類，以此為后續(xù)檔案資料查找工作的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。后者應(yīng)根據(jù)提取檔案專項(xiàng)制度的制定，切勿于檔案轉(zhuǎn)接期間發(fā)生遺失等漏洞問題。另外，加強(qiáng)檔案歸還保存材料的精細(xì)檢查制度，尤其針對(duì)私自涂抹、更改等行為，視情況追求當(dāng)事人法律責(zé)任。

3.3 發(fā)揮信息化現(xiàn)代化作用

做好事業(yè)單位檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)，一是實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化。資源數(shù)字化不僅作為當(dāng)前信息與現(xiàn)代化建設(shè)的前提，還是確保檔案原件完整性、真實(shí)性的關(guān)鍵手段。二是完善管理規(guī)范化。規(guī)范的管理是事業(yè)單位檔案管理信息化目標(biāo)的組成核心，又是衡量管理水平的“金指標(biāo)”。因此，事業(yè)單位在針對(duì)檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)信息化管理理念予以綜合利用，依據(jù)國(guó)家現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以自身需求及發(fā)展現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，編制事業(yè)單位內(nèi)控管理體系，如管理軟件、數(shù)據(jù)格式、著錄項(xiàng)目與文檔格式的明確，通過影像掃描和條碼掃描等設(shè)備設(shè)施的輔助、對(duì)云技術(shù)的運(yùn)用等手段，能有效確保檔案管理的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。

4 結(jié)束語

總之，做好事業(yè)單位檔案管理工作，則應(yīng)以時(shí)代特點(diǎn)的融入為前提，不斷提升自身管理水平。由此可知，檔案管理工作的施行，需將自身管理納入核心目標(biāo)，在詳細(xì)探討事業(yè)單位檔案管理工作重要性的同時(shí)，對(duì)其問題予以綜合分析，如管理人員素質(zhì)低下、管理機(jī)制欠缺、信息水平低下、經(jīng)費(fèi)與場(chǎng)地缺乏等。為此，在事業(yè)單位檔案管理尋找問題制因的基礎(chǔ)上，通過推進(jìn)隊(duì)伍標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、建立健全長(zhǎng)效管理機(jī)制與發(fā)揮信息化現(xiàn)代化作用等對(duì)策的施行，確保自身穩(wěn)定發(fā)展。

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