淺議醫(yī)院志愿服務(wù)檔案的管理

陳琴華

摘 要：2009年“志愿服務(wù)在醫(yī)院”活動啟動后，各醫(yī)院積極探索適合本院實(shí)際的志愿者服務(wù)模式，志愿服務(wù)活動過程中產(chǎn)生了越來越多的志愿檔案。本文從志愿服務(wù)檔案管理入手，分析志愿服務(wù)檔案的作用、梳理志愿檔案管理的幾個步驟，以便更好地開展志愿服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；志愿服務(wù)；檔案管理

隨著社會的發(fā)展，志愿服務(wù)精神越來越深入人心。2009年衛(wèi)生部、中宣部等8個部門共同啟動“志愿服務(wù)在醫(yī)院”活動，也促使醫(yī)院進(jìn)一步探索適合本院實(shí)際情況的志愿者服務(wù)模式，弘揚(yáng)志愿服務(wù)精神，推動志愿服務(wù)工作發(fā)展。

長期以來，福建X醫(yī)院秉承博愛濟(jì)世的傳統(tǒng)，注重履行公益職責(zé)。醫(yī)院廣泛調(diào)動醫(yī)院職工的積極性，開展形式多樣的門急診導(dǎo)診、義診、健康教育、病房教室等志愿服務(wù)活動，在發(fā)揚(yáng)志愿者精神，提高醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)與服務(wù)水平的同時，也為方便群眾，提高群眾健康意識，和諧醫(yī)患關(guān)系。隨著醫(yī)院志愿服務(wù)活動的開展，志愿服務(wù)檔案種類雜、數(shù)量多、分類不清、管理不規(guī)范等問題隨之而來。為推動志愿服務(wù)向前發(fā)展，規(guī)范志愿服務(wù)管理行為，使志愿服務(wù)規(guī)范化、制度化，因此加強(qiáng)醫(yī)院志愿檔案管理迫在眉睫。

1 醫(yī)院志愿服務(wù)檔案的概念

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄[1]。醫(yī)院志愿服務(wù)檔案是指在醫(yī)院志愿服務(wù)活動中形成的具有保存價值的文書、圖表、音像等材料。

2 醫(yī)院志愿服務(wù)檔案的作用

（一）志愿服務(wù)檔案具有憑證作用

檔案所帶來的信息不僅客觀的反映了事物和思維發(fā)展的縱向而且廣泛的反映了實(shí)踐活動的廣度和事物發(fā)展的領(lǐng)域[2]。志愿服務(wù)檔案是志愿服務(wù)活動中的一個真實(shí)記錄，是歷史痕跡，記載著醫(yī)院志愿服務(wù)工作從發(fā)展初期至逐漸完善的過程，包含制度的變遷，活動經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)支持、歷史榮譽(yù)等，真實(shí)、全面的反映醫(yī)院志愿服務(wù)的發(fā)展，為記錄醫(yī)院歷史提供了一個實(shí)實(shí)在在的憑證。

（二）保障志愿者權(quán)益的依據(jù)

志愿服務(wù)檔案包含了志愿服務(wù)活動前期策劃到后期的總結(jié)、志愿者名冊、服務(wù)時間及其地點(diǎn)、服務(wù)流程和內(nèi)容、上級指示文件等各種文件資料。志愿服務(wù)檔案在記錄志愿者奉獻(xiàn)愛心的同時也為保障志愿者權(quán)益、開具志愿服務(wù)時間證明、評優(yōu)評先提供真實(shí)依據(jù)。

（三）提供宣傳志愿服務(wù)的素材

志愿服務(wù)檔案是醫(yī)院宣傳志愿服務(wù)工作的重要素材，有利于展現(xiàn)醫(yī)院志愿服務(wù)工作開展情況及水平，展現(xiàn)醫(yī)院職工精神風(fēng)貌。志愿服務(wù)檔案記錄了志愿者活動時的風(fēng)采，留下的足跡、歡笑與汗水，為弘揚(yáng)志愿服務(wù)精神，傳遞正能量起到了積極作用。

（四）志愿服務(wù)檔案促進(jìn)志愿服務(wù)工作的發(fā)展

志愿服務(wù)工作人員可以通過志愿服務(wù)檔案了解志愿服務(wù)情況，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地促進(jìn)醫(yī)院志愿服務(wù)工作的發(fā)展。活動類型、流程、參與的人員、物資及人員安排在檔案里都有跡可循，對研究醫(yī)院志愿服務(wù)工作歷史、處理問題等具有重要的參考作用。工作人員可借鑒以往的志愿服務(wù)活動，完善志愿服務(wù)制度，創(chuàng)新服務(wù)形式，豐富服務(wù)內(nèi)容，更好的滿足廣大群眾的志愿服務(wù)需求，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案。

3 醫(yī)院志愿服務(wù)檔案管理

（一）志愿服務(wù)檔案的收集與整理

志愿服務(wù)檔案包含內(nèi)容廣泛，主要分以下幾類。一是，上級政府的政策文件、醫(yī)院志愿者管理制度、志愿服務(wù)章程、志愿考核細(xì)則等，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際制定的“志愿服務(wù)在醫(yī)院”活動實(shí)施方案。二是，志愿服務(wù)活動過程中產(chǎn)生的檔案。志愿檔案貫穿于志愿者招募、培訓(xùn)、考核、服務(wù)、考核表彰等各個環(huán)節(jié)，包括志愿者宣傳折、招募公告；志愿者培訓(xùn)材料、醫(yī)院資源手冊；志愿者報名表、排班表、通訊錄；志愿服務(wù)活動計劃書、總結(jié)書、問卷；為志愿者提供交通、餐飲補(bǔ)貼時產(chǎn)生的物資票據(jù)；志愿者時長記錄及精神和物質(zhì)獎勵情況及相關(guān)材料；志愿者工作提出意見和建議；退出志愿服務(wù)申請；志愿督導(dǎo)及志愿服務(wù)評估等。三是外單位發(fā)的關(guān)于支持義診的函、錄音錄像、新聞宣傳等其他志愿工作材料。

醫(yī)院工作人員在做好志愿檔案的收集與整理工作時，確保檔案收集的及時、準(zhǔn)確、完整。

（二）志愿服務(wù)檔案的鑒定與分類

鑒定即檢查收集整理的檔案是否具有保存價值、是否符合歸檔要求，材料是否完整與準(zhǔn)確。志愿服務(wù)檔案的分類根據(jù)志愿檔案的內(nèi)容將其分為醫(yī)院志愿服務(wù)概況檔案、日常志愿服務(wù)工作檔案、其他志愿服務(wù)材料。其中醫(yī)院志愿服務(wù)概況檔案為醫(yī)院志愿服務(wù)歷史、相關(guān)管理制度、大事記、機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)、歷史榮譽(yù)、干部人事等。日常志愿服務(wù)工作檔案根據(jù)志愿服務(wù)內(nèi)容分為門急診導(dǎo)診、義診、健康教育、病房教室、愛心圖書角等項目，各項目下再按時間進(jìn)行分類整理。其他志愿服務(wù)材料包括新聞宣傳、志愿者心得體會等，按項目和時間進(jìn)行排序。

（三）志愿檔案的保管與統(tǒng)計利用

醫(yī)院志愿檔案應(yīng)由志愿服務(wù)工作人員專人保管，分為紙質(zhì)版與電子版進(jìn)行保管并編制索引目錄，其中紙質(zhì)版配備專柜放置。

注重做好對歸檔志愿檔案的利用工作，將檔案利用做到因地制宜，靈活有效，真正地提高檔案利用率。定期對志愿檔案進(jìn)行統(tǒng)計，含志愿者人數(shù)、服務(wù)時長、服務(wù)次數(shù)、服務(wù)人數(shù)等，準(zhǔn)確計算出志愿服務(wù)成效；將志愿服務(wù)中精彩的活動編輯成海報、宣傳欄、新聞報道等，提高志愿者參與的積極性與榮譽(yù)感以及全院職工對志愿服務(wù)活動的關(guān)注度，進(jìn)一步弘揚(yáng)志愿服務(wù)精神；按上級要求及時報送有關(guān)數(shù)據(jù)及相關(guān)志愿服務(wù)材料，做好醫(yī)院精神文明建設(shè)工作；對檔案材料進(jìn)行歸納分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積極創(chuàng)新志愿服務(wù)形式，從而推動醫(yī)院志愿服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。

醫(yī)院志愿服務(wù)檔案管理存在著志愿檔案管理制度不健全、收集檔案方式單調(diào)，保管設(shè)備少，管理方式落后，信息化不足，檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)等不足。隨著對醫(yī)院志愿檔案的重視，醫(yī)院志愿檔案管理的制度化、規(guī)范化，相信志愿服務(wù)檔案將更好推進(jìn)醫(yī)院志愿服務(wù)工作的發(fā)展，為廣大人民群眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗.淺談檔案管理的重要性.科技信息[J]，2010，23：242

[2]覃爽，羅星伶.淺析獨(dú)立學(xué)院青年志愿者協(xié)會檔案管理制度的建立與完善.科學(xué)中國人[J]，2014，7：65