淺議醫院志愿服務檔案的管理

陳琴華

摘 要：2009年“志愿服務在醫院”活動啟動后，各醫院積極探索適合本院實際的志愿者服務模式，志愿服務活動過程中產生了越來越多的志愿檔案。本文從志愿服務檔案管理入手，分析志愿服務檔案的作用、梳理志愿檔案管理的幾個步驟，以便更好地開展志愿服務工作。

關鍵詞：醫院；志愿服務；檔案管理

隨著社會的發展，志愿服務精神越來越深入人心。2009年衛生部、中宣部等8個部門共同啟動“志愿服務在醫院”活動，也促使醫院進一步探索適合本院實際情況的志愿者服務模式，弘揚志愿服務精神，推動志愿服務工作發展。

長期以來，福建X醫院秉承博愛濟世的傳統，注重履行公益職責。醫院廣泛調動醫院職工的積極性，開展形式多樣的門急診導診、義診、健康教育、病房教室等志愿服務活動，在發揚志愿者精神，提高醫務人員專業技術與服務水平的同時，也為方便群眾，提高群眾健康意識，和諧醫患關系。隨著醫院志愿服務活動的開展，志愿服務檔案種類雜、數量多、分類不清、管理不規范等問題隨之而來。為推動志愿服務向前發展，規范志愿服務管理行為，使志愿服務規范化、制度化，因此加強醫院志愿檔案管理迫在眉睫。

1 醫院志愿服務檔案的概念

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄[1]。醫院志愿服務檔案是指在醫院志愿服務活動中形成的具有保存價值的文書、圖表、音像等材料。

2 醫院志愿服務檔案的作用

（一）志愿服務檔案具有憑證作用

檔案所帶來的信息不僅客觀的反映了事物和思維發展的縱向而且廣泛的反映了實踐活動的廣度和事物發展的領域[2]。志愿服務檔案是志愿服務活動中的一個真實記錄，是歷史痕跡，記載著醫院志愿服務工作從發展初期至逐漸完善的過程，包含制度的變遷，活動經驗與教訓、經費支持、歷史榮譽等，真實、全面的反映醫院志愿服務的發展，為記錄醫院歷史提供了一個實實在在的憑證。

（二）保障志愿者權益的依據

志愿服務檔案包含了志愿服務活動前期策劃到后期的總結、志愿者名冊、服務時間及其地點、服務流程和內容、上級指示文件等各種文件資料。志愿服務檔案在記錄志愿者奉獻愛心的同時也為保障志愿者權益、開具志愿服務時間證明、評優評先提供真實依據。

（三）提供宣傳志愿服務的素材

志愿服務檔案是醫院宣傳志愿服務工作的重要素材，有利于展現醫院志愿服務工作開展情況及水平，展現醫院職工精神風貌。志愿服務檔案記錄了志愿者活動時的風采，留下的足跡、歡笑與汗水，為弘揚志愿服務精神，傳遞正能量起到了積極作用。

（四）志愿服務檔案促進志愿服務工作的發展

志愿服務工作人員可以通過志愿服務檔案了解志愿服務情況，吸取經驗教訓，更好地促進醫院志愿服務工作的發展。活動類型、流程、參與的人員、物資及人員安排在檔案里都有跡可循，對研究醫院志愿服務工作歷史、處理問題等具有重要的參考作用。工作人員可借鑒以往的志愿服務活動，完善志愿服務制度，創新服務形式，豐富服務內容，更好的滿足廣大群眾的志愿服務需求，提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案。

3 醫院志愿服務檔案管理

（一）志愿服務檔案的收集與整理

志愿服務檔案包含內容廣泛，主要分以下幾類。一是，上級政府的政策文件、醫院志愿者管理制度、志愿服務章程、志愿考核細則等，結合醫院實際制定的“志愿服務在醫院”活動實施方案。二是，志愿服務活動過程中產生的檔案。志愿檔案貫穿于志愿者招募、培訓、考核、服務、考核表彰等各個環節，包括志愿者宣傳折、招募公告；志愿者培訓材料、醫院資源手冊；志愿者報名表、排班表、通訊錄；志愿服務活動計劃書、總結書、問卷；為志愿者提供交通、餐飲補貼時產生的物資票據；志愿者時長記錄及精神和物質獎勵情況及相關材料；志愿者工作提出意見和建議；退出志愿服務申請；志愿督導及志愿服務評估等。三是外單位發的關于支持義診的函、錄音錄像、新聞宣傳等其他志愿工作材料。

醫院工作人員在做好志愿檔案的收集與整理工作時，確保檔案收集的及時、準確、完整。

（二）志愿服務檔案的鑒定與分類

鑒定即檢查收集整理的檔案是否具有保存價值、是否符合歸檔要求，材料是否完整與準確。志愿服務檔案的分類根據志愿檔案的內容將其分為醫院志愿服務概況檔案、日常志愿服務工作檔案、其他志愿服務材料。其中醫院志愿服務概況檔案為醫院志愿服務歷史、相關管理制度、大事記、機構結構、歷史榮譽、干部人事等。日常志愿服務工作檔案根據志愿服務內容分為門急診導診、義診、健康教育、病房教室、愛心圖書角等項目，各項目下再按時間進行分類整理。其他志愿服務材料包括新聞宣傳、志愿者心得體會等，按項目和時間進行排序。

（三）志愿檔案的保管與統計利用

醫院志愿檔案應由志愿服務工作人員專人保管，分為紙質版與電子版進行保管并編制索引目錄，其中紙質版配備專柜放置。

注重做好對歸檔志愿檔案的利用工作，將檔案利用做到因地制宜，靈活有效，真正地提高檔案利用率。定期對志愿檔案進行統計，含志愿者人數、服務時長、服務次數、服務人數等，準確計算出志愿服務成效；將志愿服務中精彩的活動編輯成海報、宣傳欄、新聞報道等，提高志愿者參與的積極性與榮譽感以及全院職工對志愿服務活動的關注度，進一步弘揚志愿服務精神；按上級要求及時報送有關數據及相關志愿服務材料，做好醫院精神文明建設工作；對檔案材料進行歸納分析，總結經驗教訓，積極創新志愿服務形式，從而推動醫院志愿服務事業的發展。

醫院志愿服務檔案管理存在著志愿檔案管理制度不健全、收集檔案方式單調，保管設備少，管理方式落后，信息化不足，檔案管理人員的素質有待進一步加強等不足。隨著對醫院志愿檔案的重視，醫院志愿檔案管理的制度化、規范化，相信志愿服務檔案將更好推進醫院志愿服務工作的發展，為廣大人民群眾服務。

參考文獻

[1]王麗.淺談檔案管理的重要性.科技信息[J]，2010，23：242

[2]覃爽，羅星伶.淺析獨立學院青年志愿者協會檔案管理制度的建立與完善.科學中國人[J]，2014，7：65