檔案管理現代化建設與檔案管理原理的應用實踐微探

王娟

摘 要：檔案管理原理是檔案管理現代化建設的重點，以檔案現代化建設工作情況為基礎，結合近年來檔案管理原理特點，分析實際檔案管理現代化建設方向和檔案管理原理的應用。

關鍵詞：檔案管理；現代化建設；原理；應用實踐

在經濟全球化發展的背景下，我國的社會經濟也得到了有效的發展。目前，在發展過程中檔案管理工作也在結合實際發展需求進行優化，并且逐漸突破了傳統意義上檔案管理工作的觀念，同時依據檔案管理原理推廣檔案管理現代化建設工作。

1 檔案管理現代化的理念和重要性

檔案現代化是指檔案管理人員繼承現代化的管理理念，推廣現代化的管理形式，結合現代化的科技技術和設施，全面展現管理工作人員的自主性和創新性，突破傳統意義上檔案管理形式的約束，促使檔案管理逐漸向著現代化、科技化以及全面化發展。隨著社會經濟和社會環境的不斷優化，現代化的科技技術也得到了大范圍的推廣和優化，同時各個行業也在結合自身的需求正確應用，這樣促使社會的信息化發展速度在不斷加快，信息檔案管理工作也呈現出多樣化的特點，相應的信息數量也在不斷增加，以此增加了檔案管理工作的難度，促使檔案管理工作面臨著一定的挑戰。通過引導檔案管理向著現代化發展，有助于全面展現出檔案管理工作的內向作用和外向作用，從而滿足檔案管理工作設定的終極目標。

2 檔案管理原理

其主要分為以下幾點：第一，系統管理。這是所有檔案管理工作的基礎內容，主要是將檔案管理工作中的其他工作內容整合到一起，促使檔案管理工作內容匯集成一個整體。之后依據對工作內容實施全面的劃分和管理。在每一項管理工作中，都要去除價值過低的檔案內容，從而有效優化檔案管理工作的質量和效率。由此，系統管理工作原理可以優化檔案管理工作的有效性。第二，整合分原理和反饋原理。這兩種原理都是實際檔案管理工作中較為重要的內容，前者主要是對檔案管理工作的信息實施全面的整合和劃分，明確每一位工作者的工作內容。在劃分檔案管理工作時，管理者需要結合自身權利的差異性來設計多樣化的管理目標，最終加速檔案管理工作的發展。后者是在檔案管理工作中，各個部門的工作者在達成工作目標以后提出的工作反饋信息。依據多樣化的反饋信息對檔案管理工作的優缺點進行研究和分析，從而優化改進方案的合理性。在實際創新檔案管理工作的過程中，需要將檔案管理工作的質量和效率看作是工作的重點[1]。

3 檔案管理原理在檔案管理現代化建設中的應用

（一）動力管理原理在檔案管理現代化建設中的應用

在實際發展的過程中，檔案管理工作需要以動力為基礎，為檔案管理現代化建設工作提供有效的保障。現代化檔案管理的動力源自于管理工作人員，檔案管理工作者依據正確的管理形式實施管理工作，這一過程需要很大的動力支持，依據將動力管理原理引用到檔案管理現代化中，分析人的動力，從而為人提供相關的動力來源，從而提升檔案管理工作者的管理動力。檔案管理工作人員的動力主要源自于以下幾個方面：第一，動力機構帶來的動力。要想有效提升檔案管理工作者的動力，國家需要設計專門的檔案管理系統，全面了解檔案管理工作的必要性，從而為檔案管理工作人員提供強大的工作動力。第二，精神上的動力。依據訓練、培訓等形式，促使檔案管理人員對檔案管理工作有全面的料及，明確其在現代化社會建設中占據的地位。結合相應的精神影響，促使檔案管理人員加大對檔案管理工作的學習熱情，從而構成工作動力。第三，物質方面的動力。物質需求是人們需求的重要部分，也是人類得以生存的基礎內容。在檔案管理人員獲取不到自身需求的物質時，會影響實際檔案管理工作的效率和質量。為了提升檔案管理人員的工作興趣，需要滿足檔案管理人員提出的基礎物質需求，從而為檔案管理工作人員帶來物質上的動力[2]。

（二）反饋管理原理在檔案管理現代化建設的應用

檔案管理信息反饋主要是依據相關的平臺將信息傳遞到檔案管理系統中，而反饋信息可以展現出檔案管理工作的意義和價值。例如檔案管理在現代化社會建設中展現出的經濟效益，可通過對反饋信息資源的研究和分析獲取驗證信息，由此檔案管理現代化建設需要依據信息的反饋。同時，檔案信息的推廣和反饋都要整個社會的監察。

（三）整分和管理管理在檔案管理現代化建設中的應用

管理學專家曾指出，依據對一件工作產生過程進行全面研究，之后將這一過程劃分為多個部分或者是要素，并且對相關的要素節能型實施再一次的組合，這樣可以有效提升工作效率和質量。整分和管理原理就是以這一觀點出發進行研究，最先對檔案管理的整體過程進行研究，明確整體發展的特點和規律，了解過程的價值和意義，并且將整體劃分為多個因素和階段，同時在滿足規定效率的前提下，對其實施合理的、全面的排列工作。從廣義的視覺上分析，在實際發展過程中，需要確保檔案館工作、檔案教育工作以及檔案室工作都可以有效展現自身的職能[3]。

（四）系統管理理念在檔案管理現代化建設中的應用

檔案管理現代化建設需要擁有系統的管理理念，依據整體發展觀點進行研究，依據系統的思想觀念對檔案實施全面的管理。一般情況下，都是依據單位、區域等實施劃分，依據將所有信息整合到一起，構成一個全面的系統，這也是現代化檔案管理發展的重要內容。要想在檔案管理現代化建設中應用檔案管理原理，管理工作者需要從以下幾點進行工作：第一，需要突破傳統意義上檔案管理形式的約束，轉變成整體觀念構建大的系統管理理念，應用系統工程實現對檔案管理工作實施管理，以此有效展現出系統中每一階段的價值。第二，將檔案管理工作看作是一項重要的工作去實施，全面推廣和落實系統管理觀念。在檔案管理現代化中應用的分析，需要結合國內外優質的經驗，不斷優化檔案管理的系統化管理，提升工作效率和質量，以此為其他檔案管理部門提供有效的參考信息。第三，優化和設計電子式的檔案整合、管理系統，從而為快捷搜索提供依據，優化檔案管理的工作環境，從而為檔案管理的系統化發展創造新的機遇[4]。

4 結束語

總而言之，在經濟全球化的發展背景下，社會經濟競爭日益激烈，做好管理工作有助于為我國社會經濟發展提供保障。依據現代化檔案管理原理中包含的科學觀點，來優化檔案管理工作形式，是建設現代化檔案管理的重要工作。這就需要檔案管理工作者，在全面了解檔案管理應用原理的基礎上，正確構建現代化檔案管理形式，從而為我國現代化發展提供有效的依據。

參考文獻

[1]馬國勝.“南大之星”檔案管理系統數據導入功能在檔案信息著錄中的應用實踐[J].山西檔案，2016，05：56-58.

[2]劉漢青.信息化條件下地質檔案管理的應用實踐及對策——以長慶油田地質檔案管理實踐為例[J].辦公室業務，2014，03：52-53.

[3]張莉莉.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].辦公室業務，2014，17：77.

[4]王雪.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].黑龍江史志，2015，05：129.