水利檔案信息化管理中存在的問題與對策

權(quán)敏

摘 要：在信息技術(shù)的推動下，社會生產(chǎn)生活中都廣泛的應(yīng)用了信息化的管理方式，水利工程檔案管理也開始了信息化的進(jìn)程，可以肯定的是信息化給水利檔案管理帶來了巨大的進(jìn)步，但由于各方面條件限制等原因水利檔案信息化管理中還是存在著觀念上、人員能力水平、管理制度等方面的問題，對此筆者在本文中對該問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，同時結(jié)合問題也提出了合理化建議，旨在通過本文的研究為水利檔案信息化管理提供改進(jìn)的建議和幫助，促進(jìn)我國水利檔案信息化管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：水利檔案；信息化管理；問題；對策

1 水利檔案信息化管理概述

（一）水利檔案信息化管理的特點

水利檔案信息化管理有著諸多的優(yōu)點，首先，方便存儲，體積小不需要占用過多的空間，對儲存環(huán)境要求也較低；其次，同時信息化管理能夠儲存大量豐富的檔案信息，計算機(jī)能夠進(jìn)行精準(zhǔn)的計算，水利檔案準(zhǔn)確高，還能夠根據(jù)不同的需要進(jìn)行不同的分類；再次，信息化管理中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得水利檔案能夠在不同的部門、機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行快速的傳遞，檔案查找利用也十分快速便捷。

（二）水利檔案信息化管理的意義

國家在水利建設(shè)方面越來越重視，水利建設(shè)中各種現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用也使得水利檔案內(nèi)容和形式發(fā)生了重大的變化，其中最顯著的一點就是電子信息類檔案的增多，在這種形勢下水利檔案管理也走上了信息化管理的道路。水利檔案信息化管理具有重要的意義：首先，信息化促使水利檔案實現(xiàn)紙質(zhì)與電子的統(tǒng)一，防止紙質(zhì)檔案因為環(huán)境、載體等各種原因造成損壞而無法恢復(fù)；其次，信息化的管理能夠提高水利檔案的完整性和安全性，紙質(zhì)版檔案在保管過程中因為各種原因總會出現(xiàn)找不到或者丟失、損毀等問題，而電子檔案不但能夠在硬件設(shè)備上存儲，還能夠上傳到云端等，即使硬件受損丟失也能夠從云端進(jìn)行恢復(fù)；再次，信息化的管理最突出的優(yōu)勢在于提高水利檔案的利用率，信息化的管理不單是本單位內(nèi)部水利檔案的信息化存儲和管理，還能夠在不同的地區(qū)、部門之間進(jìn)行快速傳遞，進(jìn)行檔案信息的共享，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，發(fā)揮其對實踐的參考和依據(jù)性作用。

2 水利檔案信息化管理中存在的主要問題

（一）水利檔案管理觀念與信息化管理不適應(yīng)

檔案管理一直以來都是一項專業(yè)性的活動，但是人們對包括水利檔案管理在內(nèi)的各種檔案管理的認(rèn)識始終沒有足夠的重視，使得水利檔案管理沒有跟上水利工程建設(shè)與發(fā)展需要。從水利部門到水利檔案管理人員在觀念上都較為傳統(tǒng)，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為水利檔案信息化管理沒有意義，還要耗費人力、物力、財力，所以不予重視也缺乏必要的投入，而從事水利檔案管理的人員認(rèn)為水利檔案管理只需要對保留下來的檔案信息進(jìn)行存檔，因此在信息化管理中也只是進(jìn)行簡單的錄入，根本沒有抓住信息化管理的本質(zhì)所在。

（二）水利檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握應(yīng)用能力不高

目前我國多數(shù)水利檔案管理人員都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，一般年紀(jì)較大，在信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力上更是十分匱乏，在已經(jīng)配備了信息化設(shè)備的水利檔案管理單位，現(xiàn)有管理人員也只是能夠進(jìn)行基本的錄入、查詢，而對于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案、掃描、刻錄、圖片轉(zhuǎn)換等大多都無能為力，對于錄入電腦的電子檔案信息編輯目錄、索引等更是能力不足，使得錄入的電子檔案信息在電腦中也是一團(tuán)亂，甚至有時無法查找和利用，這主要是因為他們在信息化管理技能上存在欠缺。

（三）水利檔案信息化管理制度不健全

雖然有的地方在水利檔案信息化管理方面做出了努力也取得了一定的成績，但是在制度方面不健全也是十分突出的問題，對此筆者主要介紹三點不足：一是水利檔案資料的收集和整理；二是現(xiàn)在有的水利檔案管理中已經(jīng)配備了相關(guān)信息化設(shè)備，但是由于各種原因應(yīng)用水平不高；三是信息化管理的安全性存在著隱患，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相連，無論是在保管還是共享利用的過程中都有可能遇到安全問題，包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)自身的漏洞、黑客的攻擊等，一旦遭遇風(fēng)險就會給檔案管理帶來毀滅性的損失。

3 水利檔案信息化管理的對策

（一）與時俱進(jìn)樹立水利檔案信息化管理的新理念

針對上文提出的水利檔案管理觀念上的落后，筆者認(rèn)為要與時俱進(jìn)的進(jìn)行觀念的轉(zhuǎn)變，樹立水利檔案信息化管理的理念，尤其是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者一定要有這種理念，真正重視起水利檔案信息化管理，并進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，制定合理的建設(shè)方案和管理方案，設(shè)定短期內(nèi)要實現(xiàn)的目標(biāo)以及長期的規(guī)劃和目標(biāo)，加大對水利檔案信息化管理的資金、技術(shù)、人才等各方面的投入與支持，只有在新理念指導(dǎo)下才能進(jìn)行水利檔案信息化管理的改革，進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)水利檔案管理人員信息技能培訓(xùn)，滿足信息化管理的需要

檔案管理本身就是一項專業(yè)性的工作，信息化也是需要由掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才來實施，因此對檔案信息化管理更需要專業(yè)人員支持。針對目前水利檔案管理現(xiàn)有人員狀況，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其信息技術(shù)技能的培訓(xùn)，尤其是當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步，要將信息技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)作為一種長效機(jī)制，才能保證水利檔案管理人員不斷提升其信息技術(shù)的水平，從而為水利檔案信息化管理的不斷發(fā)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。與此同時還要進(jìn)行檔案管理知識的培訓(xùn)，促進(jìn)水利檔案管理與現(xiàn)代檔案管理步伐的一致。為了滿足信息化管理的需要，除了對現(xiàn)有人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，還要不斷充實水利檔案信息化管理隊伍，招聘專業(yè)技術(shù)人才，提升信息化管理的水平。

（三）健全水利檔案信息化管理制度

水利檔案信息化管理制度包含著多個方面的內(nèi)容，作為水利部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一進(jìn)行水利檔案信息化管理制度的完善，為下級單位提供完善的規(guī)范化的參考。筆者在此主要介紹三點內(nèi)容：一是對水利檔案資料的采集和整理進(jìn)行規(guī)范化制度的建立，針對水利工程不同工期的長短確定追蹤采集或者是分段采集的方式，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是要保證原始資料的收集和整理，收集過程中采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行錄音錄像等方法。二是檔案信息化管理的設(shè)備實施的完善，包括進(jìn)行設(shè)備的配備更包括設(shè)備的應(yīng)用，尤其是對已經(jīng)配備了信息化設(shè)備的一定要加強(qiáng)利用，還要利用網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展建立水利檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，將水利檔案信息化推向更高的水平。三是加強(qiáng)水利檔案信息化管理的安全防護(hù)，作為水利檔案管理人員要有安全防范意識，掌握安全防范的技能，定期不定期的對電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查，尤其是一些重大水利工程的檔案管理涉及國家利益的更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全風(fēng)險意識，進(jìn)行信息化管理安全防護(hù)系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。

4 結(jié)語

水利檔案信息化管理是時代發(fā)展的一種必然趨勢，我國在整體的檔案管理方面一直都處于較為落后的水平，在信息技術(shù)的推動下我們要全面促進(jìn)檔案信息化管理的實現(xiàn)，水利檔案對水利工程建設(shè)、管理、防汛等都具有重要的意義，做好水利檔案管理必須要走信息化管理的道路，我們要對當(dāng)前我國水利檔案信息化管理存在的問題有清醒客觀的認(rèn)識，在管理意識、管理制度、管理人才等各方面進(jìn)行完善和提高，才能真正實現(xiàn)水利檔案信息化管理。

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