淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

趙菲菲

摘 要：文書檔案管理工作是衡量一個企業或組織內部管理體系的最根本內容，不論是企業、社會組織還是事業單位，都需要一套完整的文書檔案管理體系和專業的文書檔案管理工作人員。隨著社會水平的不斷發展，相關組織和單位對文書管理工作的要求也越來越高，然而，現階段有的企業在文書檔案管理方面還存在著一些問題，基于此，本文將對文書檔案中所存在的問題進行探討，并提出相應的解決策略，使企業對文書檔案的管理工作能更加完善。

關鍵詞：文書檔案；管理；策略

任何一個企業都需要通過文書檔案的方式來記錄信息，文書檔案的完整性和準確性直接關系到企業的利益與發展。因此必須建立一套健全的企業文書檔案管理系統，并在實際工作過程中切實落實好管理政策，合理安排好工作人員，切實解決現階段文書檔案管理過程中所面臨的困難，才能提高文書檔案的質量和利用率，從而提高企業的工作效率。

1 文書檔案管理的定義及特點

文書檔案是企業、事業單位或社會組織在進行活動后留下的有價值的書面資料，通常是由文書的形式轉化過來的。文書檔案管理工作通常是將以整理好的文書檔案材料按照某種特定的順序或規則進行再處理的過程。文書檔案管理工作的重點在于對資料的收集、整理和儲存。將發生的某件事的具體過程、參與人物以及時間和地點等因素通過紙質或實質兩種載體記錄下來，并由專人負責分門別類的整理，并將其存放在檔案室內，以供后人查閱。這里體現出文書檔案管理工作的特點之一就是對事件的記錄，方便后人再次了解事件。在文書檔案管理工作中最重要的就是要切實保證存儲材料的完整性和安全性。其中文書工作主要包括對資料的收集，整理和記錄，而檔案工作主要是對以立檔的資料進行審核、修改和管理。可以看出，文書工作時檔案工作的基礎，檔案工作必須依靠文書工作才能進行。文書檔案的另一個特點就是其內容十分的豐富多樣，載體的種類也很多。例如，文書檔案往往包括科技檔案、行政檔案、會計檔案、黨建管理檔案等諸多內容；其載體又包括照片、錄音、錄像、合同協議等形式。

2 文書檔案管理中所存在的問題

2.1 文書工作和檔案工作不能進行良好的銜接

文書工作與檔案工作既有區別又有聯系，二者是相輔相成的，在實際工作中文書工作不能離開檔案工作單獨存在，檔案工作也不能離開文書工作單獨存在。而在企業工作分工中，文書工作與檔案工作往往是兩個獨立的工作模塊，這就很容易導致文書工作與檔案工作相分離，文書工作人員在工作中不考慮檔案工作，這就導致檔案工作很難開展下去，而檔案工作人員也很少考慮文書工作人員的工作，這就導致二者之間的距離越來越大，從而降低了企業文書檔案管理工作的實際工作效率與質量。文書工作與檔案工作所面臨的主要問題就是其格式性和規范性不強，例如，紙張尺寸不合適，相關文件編碼混亂，原件丟失，附件不齊全，程序不合規范等。

2.2 工作人員素質不高

工作人員不具備專業素質是文書檔案管理工作現階段所面臨的主要問題之一。在文書檔案管理工作中往往存在著人員缺乏的問題，有關企業或組織這個時候就會臨時找來頂上這個工作，而這些臨時找來的人大部分都沒接觸過文書檔案管理工作，不了解其工作流程，也沒有經過專業的工作培訓，不具備工作的基本能力，如果由這些人來進行文書檔案管理工作，由于其不專業也缺乏經驗會拖慢工作的總體進程，甚至會使工作出現偏差，這都是非常嚴重的問題。而以在職的員工也有一部分沒有經過專業的培訓，不具備上崗資格，他們往往憑經驗處理問題，缺乏專業知識，這些都是文書檔案管理工作中問題的隱患。在新時代，文書檔案管理工作中需要的是思想能夠與時俱進，掌握了專業知識的人才，如果相關企業或組織依舊采用老一代濫竽充數的工作人員，就會阻礙文書檔案管理工作的發展，甚至會影響到企業的發展速度。

2.3 管理人員不夠重視

我國文書檔案管理工作發展相對于落后，主要原因之一就是領導缺乏重視。在企業的文書檔案管理工作中往往存在著資金缺乏，人員不足等情況，同時企業也沒有完整的工作管理體系，這將導致人力和無力資源的進一步浪費，是我國文書檔案管理工作停滯不前。

3 文書檔案管理中所存在問題的解決策略

3.1 銜接好文書工作與檔案工作

檔案工作是在文書工作的基礎上建立的，只有文書工作的質量切實特高了，檔案工作的質量才能隨之提高。這就要求文書工作人員在實際工作的過程中要充分為檔案工作人員考慮，提高文書工作的規范性與格式性才能方便檔案工作的進行。在紙張的選擇和裝訂時一定要注意統一性和規范性，不能隨意選擇紙張隨意裝訂；以裝訂好的文件也不能用鉛筆、水筆、圓珠筆等隨意涂改；從而也要對已有文件進行登記和檢查，這樣比較容易發現文件是否丟失，也方便工作人員及時找回文件；除此之外也要強化文件的立檔工作，這是文書工作的最后一個環節同時也是檔案工作的開始環節，是文書工作和檔案工作的銜接之處。只有切實注意以上幾點問題才能實現文書工作和檔案工作的一體化管理，從而提升文書檔案管理工作的效率。

3.2 提升工作人員的綜合素質

相關企業或組織要想提升工作人員的素質，就需要對其進行文書檔案管理知識的專業培訓，為適應時代的發展步伐，也應著重培養其計算機使用技能，以使其能適應新時代下文書檔案管理工作的要求。企業應增加對員工培訓的經費投入，開展專業知識技能培訓班，鼓勵工作人員能積極參加培訓班的學習。同時，企業也應設置員工考核機制，定期對其工作能力進行考核，對考核不合格的員工可以采取一定的處罰措施，這樣可以增加員工的緊迫感，提升其學習的動力。企業也要拓展員工的額外技能，例如開設計算機學習班，以提升員工的計算機使用能力，因為在社會飛速發展的今天，計算機已經成為各行各業工作中不可或缺的一部分，能熟練掌握計算機的操作方法就能有效提升工作效率。

3.3 切實提高對文書檔案管理工作的重視程度

企業的管理階層應加強對文書檔案管理工作的重視程度，文書檔案工作直接關系著一個企業的工作能力和工作效率，如果不能給予文書檔案管理工作相應重視，那么這個企業將是停滯不前的。企業應加強對文書檔案管理工作的資金支持，并增強宣傳力度，以使文書檔案管理工作能吸引到更多的人才。同時也應加強對其監管力度，形成一套完善的管理體系，及時淘汰不合格的員工，制定工作流程，使文書檔案管理工作能夠高效率、高品質的進行。

4 結語

文書檔案管理工作是一個企業或組織工作中的最基礎環節，也是最重要的環節，企業必須提升文書檔案管理工作的工作質量和效率，才能促使企業向更好的方向高速發展。本文從工作的銜接，管理層面和員工層面三個方面對文書管理工作現階段所存在的主要問題進行了探討，認為應加強文書工作與檔案工作的銜接，強化管理階層對其重視程度，提升工作人員的素質，才能有效解決文書檔案工作所面臨的困境。

參考文獻

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