淺談新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

王宏亮

1 檔案管理工作的作用

1.1 憑證作用

檔案是具有法律效力的真憑實(shí)據(jù)，是單位發(fā)展過(guò)程自然形成的歷史印記，具有客觀性的特征。在評(píng)估工作決策、評(píng)價(jià)個(gè)人業(yè)績(jī)過(guò)程中，檔案資料都是必要的基礎(chǔ)。如工作文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簽字手跡，甚至聲音、影像資料等，都是評(píng)估和評(píng)價(jià)工作成效的客觀憑證，具有很強(qiáng)的說(shuō)服力。

1.2 借鑒作用

一份完整的檔案資料就是一個(gè)重大事件的發(fā)展變化的真實(shí)地記錄，對(duì)于人們總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、進(jìn)一步改進(jìn)工作有著積極的借鑒意義。不僅本單位的檔案資料能夠發(fā)揮其參考價(jià)值，在做一項(xiàng)工作時(shí)，還可以提前查閱其他單位類(lèi)似事件的檔案資料，對(duì)于科學(xué)地謀劃工作有著積極意義。

1.3 督促作用

檔案工作不僅具有法定性，還具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性，人們往往對(duì)歷史有一種“敬畏感”，在客觀上可以督促工作人員認(rèn)真對(duì)待自己的職責(zé)，以免留下“檔案污點(diǎn)”。每個(gè)人都有一種“惰性”，檔案工作則可以發(fā)揮糾正“惰性”、促進(jìn)自律的功能，從而對(duì)單位的發(fā)展起到正面的促進(jìn)作用。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

盡管檔案工作已經(jīng)納入到單位整體管理中來(lái)，但受領(lǐng)導(dǎo)重視程度、人員素質(zhì)、設(shè)施投入等方面的影響，在實(shí)際工作中還普遍存在一些困難和問(wèn)題：

2.1 重視程度不夠

有些單位的領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)檔案管理工作“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)不要”，平時(shí)對(duì)檔案工作關(guān)心、關(guān)注不夠，在人員配備、經(jīng)費(fèi)保障等方面舍不得投入；有些檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)不到自身工作的重要性，不善于學(xué)習(xí)，責(zé)任心不強(qiáng)，特別是有些兼職工作人員，還沒(méi)有把檔案工作做為做為重要內(nèi)容，只是閑下來(lái)做一做，檢查時(shí)應(yīng)付一下，嚴(yán)重影響到檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理水平不高

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，收集、歸檔、保管、利用、開(kāi)發(fā)各個(gè)環(huán)節(jié)互為條件，都有嚴(yán)格的操作規(guī)范，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)工作出現(xiàn)失誤，就會(huì)給檔案工作造成損失。從目前的情況來(lái)看，有些單位檔案管理制度不完善、落實(shí)不到位，檔案工作人員職責(zé)不明確、考核獎(jiǎng)懲不及時(shí)，有的甚至還存在檔案資料不全的現(xiàn)象，難以發(fā)揮檔案管理工作的作用。

2.3 設(shè)施配備不全

有些單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有些單位檔案室缺少通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防鼠設(shè)施，有些單位沒(méi)有計(jì)算機(jī)、掃描儀設(shè)備，有些單位沒(méi)有必要的安全防范設(shè)施等等，導(dǎo)致一些檔案因保管不善受到蟲(chóng)蛀、霉變、丟失，檔案管理數(shù)字化水平難以提高，這些都不利于檔案工作的開(kāi)展。

2.4 開(kāi)發(fā)利用不足

盡管檔案管理工作的主要任務(wù)是“記錄過(guò)去”，但其最大的價(jià)值則在于“著眼未來(lái)”，做到檔盡其用是檔案工作的最高境界。但目前的現(xiàn)狀則是重收集整理、輕開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致大量的檔案資料被“束之高閣”長(zhǎng)年無(wú)人問(wèn)津，檔案室也成為被“遺忘的角落”。還有一些檔案管理工作者，出于保障檔案安全的考慮，有意識(shí)地將檔案資料的借閱使用。尤其是一些單位在檔案管理數(shù)字化進(jìn)程較慢，還處于手工檢索、手工借閱階段，也限制了檔案資料利用者的積極性。

3 加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

3.1 切實(shí)提高認(rèn)識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。首先要轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，不能把重視檔案工作只停留在口頭上，更要落實(shí)在行動(dòng)上，在配備檔案工作人員、改善工作條件、關(guān)心干部成長(zhǎng)等方面真正下功夫、求實(shí)效。其次，要轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，做到干一行、愛(ài)一行，真正撲下身子用心工作，認(rèn)真履行職責(zé)，熟悉檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理工作質(zhì)量。特別是隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案管理工作人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，還要掌握相應(yīng)的現(xiàn)代辦公設(shè)施的使用方法，并且把二者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，努力推動(dòng)本單位檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。第三，無(wú)論單位領(lǐng)導(dǎo)同志，還是具體的檔案管理工作人員，都要牢固樹(shù)立起法制意識(shí)，依法治檔，按照法規(guī)要求開(kāi)展工作，堅(jiān)決避免檔案工作的隨意性。

3.2 規(guī)范檔案管理。科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)和管理水平的重要尺度，也是檔案工作的必然要求。首先，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。包括檔案收集、整理、保管、借閱和考核、獎(jiǎng)勵(lì)等各個(gè)方面，既要明確檔案管理工作人員的工作要求和責(zé)任，又要對(duì)單位全體人員提出要求，讓大家做到有章可循、有章可依、違章必糾。因?yàn)闄n案管理工作不僅僅是專(zhuān)兼職檔案人員的事情，檔案收集和借閱涉及到全體員工，有必要讓大家都了解工作要求，進(jìn)而營(yíng)造人人關(guān)心檔案工作的良好局面。其次，要嚴(yán)格按章辦事。可以說(shuō)，檔案工作貫穿于其他各項(xiàng)工作全過(guò)程，必須自始至終都需要全員參與、全程管理，比如檔案收集環(huán)節(jié)，如果其他工作部門(mén)在平時(shí)沒(méi)有做好基礎(chǔ)工作，那么檔案管理工作人員在收集檔案時(shí)就會(huì)遇到困難。因此，必須要求檔案管理工作者對(duì)其他部門(mén)工作人員常提醒、常督促，也要求全體人員在日常工作中樹(shù)立檔案意識(shí)，避免丟三落四；對(duì)于違反檔案規(guī)定，給檔案工作造成損失的，要嚴(yán)肅處理。第三，要提高工作標(biāo)準(zhǔn)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就要時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求，在收集檔案時(shí)做到應(yīng)收盡收，在整理歸檔時(shí)做到一絲不茍，在保管檔案時(shí)做到盡職盡責(zé)，在借閱檔案時(shí)做到認(rèn)真登記、及時(shí)收回。

3.3 完善硬件設(shè)施

完善的檔案管理設(shè)施是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。首先，要建立獨(dú)立的檔案室。因?yàn)闄n案室的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)以及溫度控制要求都比較高，不能等同于普通辦公室，要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)安排相應(yīng)的房間，條件允許的，要提前進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，以確保達(dá)到檔案室設(shè)計(jì)要求。其次，要配備相應(yīng)的設(shè)施。除了傳統(tǒng)的檔案柜、檔案盒和裁剪、裝訂等設(shè)備之外，要著眼于檔案管理現(xiàn)代化的要求，配備足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)、掃描儀等，便于檔案工作者運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)施檔案管理。特別是重視檔案管理辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，要舍得投入購(gòu)置相應(yīng)的軟件，以提升檔案管理工作水平。第三，要做好設(shè)施維護(hù)。檔案管理設(shè)施要常檢查、常維護(hù)，保持良好的運(yùn)行狀態(tài)。

3.4 強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用

檔案的價(jià)值在于利用，而開(kāi)發(fā)則是利用的基礎(chǔ)。一方面，要做好檔案資料的編研開(kāi)發(fā)工作，分門(mén)別類(lèi)建立索引，結(jié)合工作需要對(duì)某些領(lǐng)域的檔案進(jìn)行拓展，延伸檔案工作內(nèi)容，對(duì)檔案資料進(jìn)行歸納整理，為業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供更有價(jià)值的借鑒；另一方面，要加大檔案管理、開(kāi)發(fā)工作成效的宣傳力度，引導(dǎo)全體員工積極利用檔案、合理使用檔案。當(dāng)然，為了保證檔案利用過(guò)程中的安全，要嚴(yán)格檔案?jìng)鬟f手續(xù)，對(duì)一些使用頻率較高的貴重檔案資料可以采取復(fù)制、專(zhuān)室查閱的方式，以避免檔案安全事故的發(fā)生。

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