淺談新形勢下加強檔案管理工作的對策

王宏亮

1 檔案管理工作的作用

1.1 憑證作用

檔案是具有法律效力的真憑實據，是單位發展過程自然形成的歷史印記，具有客觀性的特征。在評估工作決策、評價個人業績過程中，檔案資料都是必要的基礎。如工作文件、統計報表、簽字手跡，甚至聲音、影像資料等，都是評估和評價工作成效的客觀憑證，具有很強的說服力。

1.2 借鑒作用

一份完整的檔案資料就是一個重大事件的發展變化的真實地記錄，對于人們總結經驗教訓、進一步改進工作有著積極的借鑒意義。不僅本單位的檔案資料能夠發揮其參考價值，在做一項工作時，還可以提前查閱其他單位類似事件的檔案資料，對于科學地謀劃工作有著積極意義。

1.3 督促作用

檔案工作不僅具有法定性，還具有很強的嚴肅性，人們往往對歷史有一種“敬畏感”，在客觀上可以督促工作人員認真對待自己的職責，以免留下“檔案污點”。每個人都有一種“惰性”，檔案工作則可以發揮糾正“惰性”、促進自律的功能，從而對單位的發展起到正面的促進作用。

2 當前檔案管理工作存在的問題

盡管檔案工作已經納入到單位整體管理中來，但受領導重視程度、人員素質、設施投入等方面的影響，在實際工作中還普遍存在一些困難和問題：

2.1 重視程度不夠

有些單位的領導同志對檔案管理工作“說起來重要，做起來不要”，平時對檔案工作關心、關注不夠，在人員配備、經費保障等方面舍不得投入；有些檔案管理工作人員認識不到自身工作的重要性，不善于學習，責任心不強，特別是有些兼職工作人員，還沒有把檔案工作做為做為重要內容，只是閑下來做一做，檢查時應付一下，嚴重影響到檔案事業的發展。

2.2 管理水平不高

檔案管理是一項系統性的工作，收集、歸檔、保管、利用、開發各個環節互為條件，都有嚴格的操作規范，一旦某個環節工作出現失誤，就會給檔案工作造成損失。從目前的情況來看，有些單位檔案管理制度不完善、落實不到位，檔案工作人員職責不明確、考核獎懲不及時，有的甚至還存在檔案資料不全的現象，難以發揮檔案管理工作的作用。

2.3 設施配備不全

有些單位沒有專用檔案室，有些單位檔案室缺少通風、防潮、防蟲、防鼠設施，有些單位沒有計算機、掃描儀設備，有些單位沒有必要的安全防范設施等等，導致一些檔案因保管不善受到蟲蛀、霉變、丟失，檔案管理數字化水平難以提高，這些都不利于檔案工作的開展。

2.4 開發利用不足

盡管檔案管理工作的主要任務是“記錄過去”，但其最大的價值則在于“著眼未來”，做到檔盡其用是檔案工作的最高境界。但目前的現狀則是重收集整理、輕開發利用，導致大量的檔案資料被“束之高閣”長年無人問津，檔案室也成為被“遺忘的角落”。還有一些檔案管理工作者，出于保障檔案安全的考慮，有意識地將檔案資料的借閱使用。尤其是一些單位在檔案管理數字化進程較慢，還處于手工檢索、手工借閱階段，也限制了檔案資料利用者的積極性。

3 加強檔案管理工作的對策

3.1 切實提高認識

思想是行動的先導。首先要轉變單位領導的思想觀念，不能把重視檔案工作只停留在口頭上，更要落實在行動上，在配備檔案工作人員、改善工作條件、關心干部成長等方面真正下功夫、求實效。其次，要轉變檔案管理工作人員的思想觀念，做到干一行、愛一行，真正撲下身子用心工作，認真履行職責，熟悉檔案管理的各個環節和基本要求，掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理工作質量。特別是隨著形勢的發展，檔案管理工作人員不僅要掌握傳統的檔案管理方法，還要掌握相應的現代辦公設施的使用方法，并且把二者有機結合起來，努力推動本單位檔案管理工作的數字化進程。第三，無論單位領導同志，還是具體的檔案管理工作人員，都要牢固樹立起法制意識，依法治檔，按照法規要求開展工作，堅決避免檔案工作的隨意性。

3.2 規范檔案管理。科學規范的檔案管理是衡量一個單位工作業績和管理水平的重要尺度，也是檔案工作的必然要求。首先，要建立健全各項規章制度。包括檔案收集、整理、保管、借閱和考核、獎勵等各個方面，既要明確檔案管理工作人員的工作要求和責任，又要對單位全體人員提出要求，讓大家做到有章可循、有章可依、違章必糾。因為檔案管理工作不僅僅是專兼職檔案人員的事情，檔案收集和借閱涉及到全體員工，有必要讓大家都了解工作要求，進而營造人人關心檔案工作的良好局面。其次，要嚴格按章辦事。可以說，檔案工作貫穿于其他各項工作全過程，必須自始至終都需要全員參與、全程管理，比如檔案收集環節，如果其他工作部門在平時沒有做好基礎工作，那么檔案管理工作人員在收集檔案時就會遇到困難。因此，必須要求檔案管理工作者對其他部門工作人員常提醒、常督促，也要求全體人員在日常工作中樹立檔案意識，避免丟三落四；對于違反檔案規定，給檔案工作造成損失的，要嚴肅處理。第三，要提高工作標準。要實現檔案管理工作的規范化，就要時時處處嚴格要求，在收集檔案時做到應收盡收，在整理歸檔時做到一絲不茍，在保管檔案時做到盡職盡責，在借閱檔案時做到認真登記、及時收回。

3.3 完善硬件設施

完善的檔案管理設施是做好檔案工作的前提和基礎。首先，要建立獨立的檔案室。因為檔案室的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲以及溫度控制要求都比較高，不能等同于普通辦公室，要根據檔案工作的特點安排相應的房間，條件允許的，要提前進行規劃設計，以確保達到檔案室設計要求。其次，要配備相應的設施。除了傳統的檔案柜、檔案盒和裁剪、裝訂等設備之外，要著眼于檔案管理現代化的要求，配備足夠數量的計算機、打印機、存儲介質、掃描儀等，便于檔案工作者運用現代技術實施檔案管理。特別是重視檔案管理辦公系統的應用，要舍得投入購置相應的軟件，以提升檔案管理工作水平。第三，要做好設施維護。檔案管理設施要常檢查、常維護，保持良好的運行狀態。

3.4 強化開發利用

檔案的價值在于利用，而開發則是利用的基礎。一方面，要做好檔案資料的編研開發工作，分門別類建立索引，結合工作需要對某些領域的檔案進行拓展，延伸檔案工作內容，對檔案資料進行歸納整理，為業務工作的開展提供更有價值的借鑒；另一方面，要加大檔案管理、開發工作成效的宣傳力度，引導全體員工積極利用檔案、合理使用檔案。當然，為了保證檔案利用過程中的安全，要嚴格檔案傳遞手續，對一些使用頻率較高的貴重檔案資料可以采取復制、專室查閱的方式，以避免檔案安全事故的發生。

參考文獻

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