論建設項目檔案管理與項目管理的同步實施

李苗

摘 要：項目的檔案管理中涉及到了項目實施立項、計劃、繪制圖紙、施工、竣工、驗收、效益分析、投入使用等信息，具有十分重要的地位。本文從項目檔案管理的重要性出發，分析了項目檔案管理與項目管理同步實施的意義，提出了幾項能夠實現檔案管理與項目管理同步實施的方式，供從事項目管理的工作人員參考。

關鍵詞：建設項目；檔案管理；項目管理；同步實施

隨著中國經濟的快速增長和現代化建設的發展，企業規模不斷擴大，在擴大的過程中涉及到了很多項目投資的工程，這些項目涉及到的資金往往較多，需要投入巨大的人力、物力、財力資源，因此在實施前要制定相應的實施計劃，并且設立項目檔案管理部門，實現項目管理與項目檔案管理的同步實施，能夠提高項目管理的效率和企業的經濟效益。

1 項目檔案管理的重要性

近年來，隨著企業項目投資的數量和規模不斷增加，企業將項目檔案管理工作和項目管理工作進行了結合，并取得了一定的成效，因此企業的管理人員和項目的建設人員要提高對項目檔案管理工作的重視程度，將項目檔案的管理工作與項目驗收工作一視同仁。項目檔案管理工作影響著項目后期的竣工、驗收、維護工作的進行效果，項目檔案管理保管工作要比項目存在的時間長，因此，項目檔案管理工作在整個項目工程中發揮的作用也日益明顯，體現的信息量較多，是項目建設中較為重要的一項工作。

2 項目檔案管理與項目管理同步實施的意義

建設項目本身就是一項復雜且龐大的工程，涉及到的專業知識領域較多，一項合格的建設項目可以使用很長時間，但如果在項目運行過程中，相關的項目檔案出現了破損和遺失，會對項目的管理工作帶來極大的不利，為項目管理工作增加麻煩。建設項目不僅包含項目工程的施工，還包含項目工程的管理、使用后的維護、問題工程的維修、項目的擴建等，因此項目管理工作涉及到很多方面。每一項建設項目在建設前都要進行立項，在建設的過程中需要對其中的施工順序、施工技術、施工方式進行記錄，形成項目的數據和信息，這些信息和數據都被記錄在檔案中，因此項目檔案中記載著項目工程施工的真實信息和數據。由此可見，實現檔案管理與項目管理同步實施，讓管理人員在項目工程使用出現問題時，能及時查找出當時的建設信息，并根據這些信息和數據來解決其中的問題[1]。

上述的分析證明了項目管理工作和項目檔案管理工作之間是相互影和相互協調的關系，不是孤立分離的，因此加強兩者之間的聯系，做好項目檔案管理工作，是保證項目管理工作高效率進行的基礎。

3 實現檔案管理與項目管理同步實施的方式

3.1 建設項目領導人員要重視檔案管理工作

領導要在建設項目中發揮帶頭作用，提高對項目檔案管理工作的重視程度。建設項目的負責人一向對項目管理工作比較重視，在明確了項目管理工作和項目檔案管理工作之間的相互關系之后，提高對項目檔案管理工作的重視程度，才能實現項目管理和項目檔案管理的同步實施。項目的領導人員還要建立專門的項目檔案管理體系，此舉是為了適應項目檔案涉及面廣、內容豐富、信息全面的特點，再加上建設項目涉及到的部門較多，單憑借檔案管理部門的力量不能做好復雜的檔案管理工作，因此實現項目檔案管理的標準化和信息化，需要建立完善的檔案管理體系。另外，要做好項目檔案管理工作，需要保證檔案管理工作進行時有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以約束，同時要明確的將項目檔案管理工作分配給項目管理部門，這樣能夠更好的實現建設項目檔案管理與項目管理的同步實施[2]。

3.2 完善項目管理的制度

傳統的項目管理體系中的管理制度一般都是針對項目施工人員制定的，很少有專門針對項目檔案管理人員制定的，這也是項目檔案管理工作得不到重視的一項原因，項目檔案驗收的工作經常由項目管理人員代替，為此項目管理者應當將項目檔案管理的規定寫入到項目管理的規定中，為項目檔案管理工作提供制度支持。在項目檔案管理和項目管理規定中要對相關工作人員的崗位職責與權利義務進行明確規定，工作人員明確各自的工作內容和職責范圍，各司其職，即使出現問題，也能第一時間找到相關責任的負責人，解決問題。項目管理制度要對項目檔案的收集、項目檔案信息的傳達、項目檔案的歸檔等工作作出明確的規定。

另外，項目檔案管理部門應當加強項目管理制度的信息化建設，在項目檔案管理和項目管理中應用現代化信息技術，提高項目檔案管理工作的信息化程度。即使出現檔案管理人員調動，新的檔案管理人員也能在項目建設的內部系統上找到詳細的建設信息和動態發展，避免出現因檔案人員調動導致的檔案遺失或不全面的現象。與此同時，在項目管理部門召開會議時，項目檔案的管理人員也要參加，確保項目檔案管理人員了解項目的進度，隨時收集資料，達到建設項目檔案管理與項目管理的同步實施。

3.3 要抓住檔案管理工作和項目管理工作中的重點

檔案管理工作和項目管理工作中的重點在項目工程的施工和監管上，因此管理部門要統一管理思想，圍繞兩項重點環節展開檔案歸檔和管理工作。項目檔案中主要記錄的是項目工程的施工環節，做好對施工環節的檔案管理工作也就做好了主要的項目檔案管理工作，也就做好了主要的項目管理工作。項目管理中涉及到的部門較多，因此建設項目領導者或管理者要在項目立項前召開會議，參加會議的部門包括項目施工部門、項目監管部門、項目驗收部門、項目管理部門，對項目工程中可能出現的問題進行集體探討，并制定相應的解決方式，明確各部門的職責，為項目管理和項目檔案管理工作的進行打下堅實的基礎[3]。

抓住檔案管理工作和項目管理工作重點的具體方式如下：第一，制定各項檔案和資料歸類的范圍，這樣施工部門和監管部門的檔案收集人員能夠知道哪些檔案是需要進行收集和上報的，檔案管理部門能夠對施工工程和監管工程中的重要文件進行收集，并將其及時的轉換成網絡上的數據和信息，以方便查找。第二，管理部門對施工過程的圖紙變化要及時的記錄，并編制匯總表，這樣能夠保障檔案記錄與工程施工同步。第三，要明確檔案歸檔的程序，進而提高檔案管理和項目管理的質量。

4 總結

綜上所述，建設項目檔案管理工作是一項較為繁瑣的工作，并且與項目管理工作息息相關，因此在建設項目檔案管理與項目管理的同步實施的過程中，兩個部門的工作人員要結合項目的實際需求，運用合理的建設方式，提高兩項工作的結合程度和效率，進而實現檔案管理工作與項目管理工作的同步實施。

參考文獻

[1]葛洪梅.建設項目檔案管理與項目管理的同步實施[J].辦公室業務，2014，07：121.

[2]康莉華.建設項目檔案管理與項目管理的同步實施[J].中華建設，2016，10：118-119.

[3]吳炳亮，董勁柏.淺談重大建設項目檔案管理與項目建設同步進行[J].黑龍江檔案，2014，01：54.