論建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施

李苗

摘 要：項(xiàng)目的檔案管理中涉及到了項(xiàng)目實(shí)施立項(xiàng)、計(jì)劃、繪制圖紙、施工、竣工、驗(yàn)收、效益分析、投入使用等信息，具有十分重要的地位。本文從項(xiàng)目檔案管理的重要性出發(fā)，分析了項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的意義，提出了幾項(xiàng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的方式，供從事項(xiàng)目管理的工作人員參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；項(xiàng)目管理；同步實(shí)施

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，在擴(kuò)大的過(guò)程中涉及到了很多項(xiàng)目投資的工程，這些項(xiàng)目涉及到的資金往往較多，需要投入巨大的人力、物力、財(cái)力資源，因此在實(shí)施前要制定相應(yīng)的實(shí)施計(jì)劃，并且設(shè)立項(xiàng)目檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案管理的同步實(shí)施，能夠提高項(xiàng)目管理的效率和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 項(xiàng)目檔案管理的重要性

近年來(lái)，隨著企業(yè)項(xiàng)目投資的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，企業(yè)將項(xiàng)目檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作進(jìn)行了結(jié)合，并取得了一定的成效，因此企業(yè)的管理人員和項(xiàng)目的建設(shè)人員要提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，將項(xiàng)目檔案的管理工作與項(xiàng)目驗(yàn)收工作一視同仁。項(xiàng)目檔案管理工作影響著項(xiàng)目后期的竣工、驗(yàn)收、維護(hù)工作的進(jìn)行效果，項(xiàng)目檔案管理保管工作要比項(xiàng)目存在的時(shí)間長(zhǎng)，因此，項(xiàng)目檔案管理工作在整個(gè)項(xiàng)目工程中發(fā)揮的作用也日益明顯，體現(xiàn)的信息量較多，是項(xiàng)目建設(shè)中較為重要的一項(xiàng)工作。

2 項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的意義

建設(shè)項(xiàng)目本身就是一項(xiàng)復(fù)雜且龐大的工程，涉及到的專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域較多，一項(xiàng)合格的建設(shè)項(xiàng)目可以使用很長(zhǎng)時(shí)間，但如果在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，相關(guān)的項(xiàng)目檔案出現(xiàn)了破損和遺失，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的管理工作帶來(lái)極大的不利，為項(xiàng)目管理工作增加麻煩。建設(shè)項(xiàng)目不僅包含項(xiàng)目工程的施工，還包含項(xiàng)目工程的管理、使用后的維護(hù)、問(wèn)題工程的維修、項(xiàng)目的擴(kuò)建等，因此項(xiàng)目管理工作涉及到很多方面。每一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)前都要進(jìn)行立項(xiàng)，在建設(shè)的過(guò)程中需要對(duì)其中的施工順序、施工技術(shù)、施工方式進(jìn)行記錄，形成項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和信息，這些信息和數(shù)據(jù)都被記錄在檔案中，因此項(xiàng)目檔案中記載著項(xiàng)目工程施工的真實(shí)信息和數(shù)據(jù)。由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施，讓管理人員在項(xiàng)目工程使用出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)查找出當(dāng)時(shí)的建設(shè)信息，并根據(jù)這些信息和數(shù)據(jù)來(lái)解決其中的問(wèn)題[1]。

上述的分析證明了項(xiàng)目管理工作和項(xiàng)目檔案管理工作之間是相互影和相互協(xié)調(diào)的關(guān)系，不是孤立分離的，因此加強(qiáng)兩者之間的聯(lián)系，做好項(xiàng)目檔案管理工作，是保證項(xiàng)目管理工作高效率進(jìn)行的基礎(chǔ)。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的方式

3.1 建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人員要重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)要在建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮帶頭作用，提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度。建設(shè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人一向?qū)?xiàng)目管理工作比較重視，在明確了項(xiàng)目管理工作和項(xiàng)目檔案管理工作之間的相互關(guān)系之后，提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目檔案管理的同步實(shí)施。項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)人員還要建立專門的項(xiàng)目檔案管理體系，此舉是為了適應(yīng)項(xiàng)目檔案涉及面廣、內(nèi)容豐富、信息全面的特點(diǎn)，再加上建設(shè)項(xiàng)目涉及到的部門較多，單憑借檔案管理部門的力量不能做好復(fù)雜的檔案管理工作，因此實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，需要建立完善的檔案管理體系。另外，要做好項(xiàng)目檔案管理工作，需要保證檔案管理工作進(jìn)行時(shí)有一定的制度可以遵循，有一定的章法可以約束，同時(shí)要明確的將項(xiàng)目檔案管理工作分配給項(xiàng)目管理部門，這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[2]。

3.2 完善項(xiàng)目管理的制度

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理體系中的管理制度一般都是針對(duì)項(xiàng)目施工人員制定的，很少有專門針對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員制定的，這也是項(xiàng)目檔案管理工作得不到重視的一項(xiàng)原因，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)常由項(xiàng)目管理人員代替，為此項(xiàng)目管理者應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定寫入到項(xiàng)目管理的規(guī)定中，為項(xiàng)目檔案管理工作提供制度支持。在項(xiàng)目檔案管理和項(xiàng)目管理規(guī)定中要對(duì)相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)與權(quán)利義務(wù)進(jìn)行明確規(guī)定，工作人員明確各自的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，各司其職，即使出現(xiàn)問(wèn)題，也能第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，解決問(wèn)題。項(xiàng)目管理制度要對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、項(xiàng)目檔案信息的傳達(dá)、項(xiàng)目檔案的歸檔等工作作出明確的規(guī)定。

另外，項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度的信息化建設(shè)，在項(xiàng)目檔案管理和項(xiàng)目管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高項(xiàng)目檔案管理工作的信息化程度。即使出現(xiàn)檔案管理人員調(diào)動(dòng)，新的檔案管理人員也能在項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)部系統(tǒng)上找到詳細(xì)的建設(shè)信息和動(dòng)態(tài)發(fā)展，避免出現(xiàn)因檔案人員調(diào)動(dòng)導(dǎo)致的檔案遺失或不全面的現(xiàn)象。與此同時(shí)，在項(xiàng)目管理部門召開(kāi)會(huì)議時(shí)，項(xiàng)目檔案的管理人員也要參加，確保項(xiàng)目檔案管理人員了解項(xiàng)目的進(jìn)度，隨時(shí)收集資料，達(dá)到建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施。

3.3 要抓住檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作中的重點(diǎn)

檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作中的重點(diǎn)在項(xiàng)目工程的施工和監(jiān)管上，因此管理部門要統(tǒng)一管理思想，圍繞兩項(xiàng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)展開(kāi)檔案歸檔和管理工作。項(xiàng)目檔案中主要記錄的是項(xiàng)目工程的施工環(huán)節(jié)，做好對(duì)施工環(huán)節(jié)的檔案管理工作也就做好了主要的項(xiàng)目檔案管理工作，也就做好了主要的項(xiàng)目管理工作。項(xiàng)目管理中涉及到的部門較多，因此建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者或管理者要在項(xiàng)目立項(xiàng)前召開(kāi)會(huì)議，參加會(huì)議的部門包括項(xiàng)目施工部門、項(xiàng)目監(jiān)管部門、項(xiàng)目驗(yàn)收部門、項(xiàng)目管理部門，對(duì)項(xiàng)目工程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行集體探討，并制定相應(yīng)的解決方式，明確各部門的職責(zé)，為項(xiàng)目管理和項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

抓住檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作重點(diǎn)的具體方式如下：第一，制定各項(xiàng)檔案和資料歸類的范圍，這樣施工部門和監(jiān)管部門的檔案收集人員能夠知道哪些檔案是需要進(jìn)行收集和上報(bào)的，檔案管理部門能夠?qū)κ┕すこ毯捅O(jiān)管工程中的重要文件進(jìn)行收集，并將其及時(shí)的轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)和信息，以方便查找。第二，管理部門對(duì)施工過(guò)程的圖紙變化要及時(shí)的記錄，并編制匯總表，這樣能夠保障檔案記錄與工程施工同步。第三，要明確檔案歸檔的程序，進(jìn)而提高檔案管理和項(xiàng)目管理的質(zhì)量。

4 總結(jié)

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，并且與項(xiàng)目管理工作息息相關(guān)，因此在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施的過(guò)程中，兩個(gè)部門的工作人員要結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際需求，運(yùn)用合理的建設(shè)方式，提高兩項(xiàng)工作的結(jié)合程度和效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與項(xiàng)目管理工作的同步實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

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[2]康莉華.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[J].中華建設(shè)，2016，10：118-119.

[3]吳炳亮，董勁柏.淺談重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行[J].黑龍江檔案，2014，01：54.