關于人力資源信息化管理的綜述

董柳影　孟卓　閆怡達　雪楓

【摘 要】 本文首先分析了人力資源信息化管理系統的概念與人力資源信息化管理的作用，繼而對人力資源信息化管理系統相比傳統人力資源管理的優勢進行了對比論述，重點對相關研究進行歸納及評述。

【關鍵詞】 人力資源 信息化 管理 綜述

1.1 人力資源信息化管理系統的概念

人力資源信息化管理即 electronic-Human Resource，中文叫做電子化人力資源管理，又稱為人力資源信息化管理。是信息化技術與人力資源管理理論結合的產物。實現人力資源信息化管理需要以計算機和管理軟件的支持，通過集中式的信息庫自動處理信息，員工參與服務，外聯服務共享，使人力資源管理流程電子化，達到提高效率、降低成本、改進員工服務模式的目的的過程。隨著信息化理念在企業管理中的普及，人力資源信息化管理作為信息化與企業管理理論結合的產物被視為是 21 世紀全新的人力資源管理模式，受到企業的歡迎和追捧。人力資源信息化管理系統可以為企業提供各種同 IT 技術相關的人力資源管理方式，比如通過打卡、指紋識別的方式實現考勤，通過系統信息自動篩選的方式幫助 HR 進行人才的甄別和選用。另外還可以通過計算機平臺的方式實現遠程的培訓等等，為企業人力資源管理提供了極大的便利。

對于人力資源管理信息系統，國內外學者對其有著不同的定義：Kovach 和 Lathe （1999 ）認為人力資源管理信息系統是一個利用數字技術對傳統人力資源進行信息化改革的過程。人力資源管理信息化系統通過信息的采集形成數據庫，可以進行實時的更新，也可以對數據永久保存，當人們需要提取數據時，只需要輸入關鍵字。美勞倫斯.克雷曼（1999）將人力資源管理信息系統定義為：人力資源管理信息系統為管理機構提供跨越區域的、全面的記錄，擁有強大的儲存、分析信息的能力。

國內學者儲征（2003）將人力資源信息化管理定義為是一種結合了信息技術和人力資源管理理論的信息平臺。讓認為將這一平臺應用到企業日常的管理活動中去，幫助各個職能部門處理相對復雜的工作，達到提高工作效率和管理效率的目的。

綜合上述學者對人力資源信息化管理概念的觀點，本文將人力資源信息化管理系統界定為利用互聯網技術、信息技術并結合人力資源管理理論將人力資源管理活動進行標準化、流程化、系統化的管理系統。

1.2 人力資源信息化管理的作用

將人力資源信息化管理系統應用到企業日常的人力資源管理活動當中，可以幫助重新梳理人力資源管理的流程并形成管理的固定秩序，無紙化辦公節能環保，同時也減少了耗材的使用，節約了一部分成本。企業之所以推崇人力資源信息化管理是因為它確實對企業的發展有著一定的推動作用，具體表現在三個方面：第一是可以幫助企業降低管理成本。在以往的人力資源管理活動中，為了保證效率，一項工作可能需要 2-3 個人，以檔案管理為例，緊靠一個人是絕對忙不過來的。但是應用了人力資源信息化管理系統之后，只需要一個人和一臺電腦就可以輕松完成工作。節約了人力就意味著節約了勞動力開支，節約了管理的成本。第二，可以幫助人力資源管理負責人減輕工作負擔，同時提高員工的滿意度。人力資源信息化管理系統為人力資源管理人員省去了很多不必要的工作步驟，另外對于員工來說，人力資源信息化管理系統的存在也為他們提供了很大的便利。比如考勤，以往需要員工簽字，但是有了人力資源信息化管理系統，員工只需一刷考勤 IC卡就可以輕松完成出勤報告，十分方便。人力資源信息化管理系統的存在某種程度上實現了員工的自助管理模式。

1.3 人力資源信息化管理系統相比傳統人力資源管理的優勢

1.3.1 成本降低效率提升的優勢

人力資源信息化管理系統相較于傳統的人力資源管理在效率上的優勢主要表現為：不需要手工統計和查詢，計算機可以幫助人完成這些相對繁瑣復雜的工作，簡化了工作步驟，縮短了工作時間。其次計算機的數據處理功能十分強大，克服了人腦的局限性，也克服了傳統管理模式在時間和空間上的限制，大大的提高了辦公效率。

在成本優勢上的表現主要是節省了一部分人力成本，同時減少了紙、筆、膠水、印泥等辦公用品的消耗，還包括一些不可見的隱性成本。這是人力資源信息化管理系統低成本優勢的體現。

1.3.2 規范標準化優勢

系統管理流程與一般的管理流程不同，系統管理的流程是固定的，是不可更改的。比如傳統人工記錄考勤，會存在錯記或漏記的現象，在人力資源信息化管理系統中就不會出現這種情況。再比如考勤結果生成，要經過人力資源部門主管的簽字才能生效。在傳統的人力資源管理中這個步驟很肯可能被忽略，但是在人力資源信息化管理系統中會設有這個步驟，即人力資源部門主管不授權，考勤報告就無法生成。系統化的運作讓一切操作都必須符合標準，否則無法進行下一步操作。這是對操作人員行為的一種規范和敦促，這樣一來就不會因為忽視一個環節或出現一個小失誤而降低人力資源管理的效率。

1.3.3 規范標準化優勢

在傳統的人力資源管理中，企業的管理者是管理的主體，企業員工是管理的對象。但是對于人力資源信息化管理來說，系統與企業之間是一種戰略伙伴關系。

人力資源部門成為服務部門，企業的管理者和企業的員工都是客戶，人力資源部門需要做的是分別為企業的管理者和員工提供增值服務。增值服務主要是基于網絡技術，為企業的管理者和員工提供開放性的、自助式的交流和查詢服務。調動員工參與企業人力資源管理的積極性，并形成自我管理的自覺性，并讓這種理念深入到公司每一個員工的思想之中，例如：企業高層能夠及時了解到企業人力資源狀況，而人力資源管理部門通過提供關鍵的、可獲取結果的人力資源投入產出經營指標以及人力資源狀態指標，形成企業的人力資源經營理念；通過授權，直線經理參與本部門的人力資源管理；員工從規范透明的人力資源管理中滿足個性化需求；實現企業內部自助服務，實現人力資源管理和員工的互動等。

【參考文獻】

[1] 鮑戈，談談人力資源信息化管理[IJ].電腦知識與技術，2007.18.1484-1489 頁.

[2] 儲征.信息系統在人力資源管理中的應用研究[[J].江蘇商論，，2003.5.