企業財務檔案管理信息化的必要性與特點

張菲

隨著現代化科技以及信息技術的迅猛發展，財務信息化已成為企業提升競爭力的重要手段。財務信息化的出現，為企業強化財務管理水平提供了條件，為當前財務工作中常出現的問題提供解決工具。

企業建設財務信息化，不僅僅利于企業資金的統一管理，還利于財務管理，財務監督。財務信息化對企業而言，不僅是必要的，而且具有重大的意義，具體如下：

（一）規范財務核算和財務管理。經過多年的發展，財務信息化已從最初的提高財務工作效率、幫助廣大財務人員脫離繁重的手工勞動發展成為科學合理的財務管理方法和先進高效的資本預算管理、財務成本控制管理、會計核算管理等多項財務信息化控制手段。

（二）有效進行財務預測。財務軟件的信息量非常龐大，信息覆蓋面廣及信息流靈活快捷的特點，可以提高企業對市場突發事件的反應能力，減少不利因素帶來的損失，幫助企業做出正確的財務預測和判斷，調整和改善投資決策。

（三）打破傳統財務工作模式。瞬息萬變的市場競爭環境，對財務分析與核算工作提出了更高的要求。隨著財務工作強度和復雜程度的提高，迫切要求打破傳統意義上的財務管理，建立由成本管理、專項資金管理、固定資產和流動資金管理等組成的科學、規范的財務管理體系。

（四）對生產經營提供決策支持。財務信息化手段的運用，有利于將財務軟件與實際信息相結合，把眾多單一的信息源整合成一個信息循環體系，實現財務信息的高效集成，使財務信息為企業生產經營和企業其他業務領域的信息化提供基礎和保障。

（五）提高了企業財務人員的整體素質。財務信息化管理，要求財務人員既要具備專業的財務知識，又要熟練地掌握計算機網絡技術和對于財務軟件的利用，并且具有對管理層決策提供財務信息的分析技能。財務信息化管理有利于財務人員將新時代管理思想、科學合理的管理技術與IT技術緊密聯系起來，從而達到財務專業知識與企業最新經營管理理念的高度融合。

（六）為實現企業財務集中管理提供信息。既可將公司分散、復雜的信息整合，又可發揮高效、實用的企業管理作用。企業財務管理的重點是資金管理，財務信息化管理可以做好資金融通，解決資金短缺問題，提高企業內部資金的使用效率。集中資金管理的另一個重要作用在于對下屬單位的財務經營決策的有效的監督和控制作用，可排除重大財務風險帶來的隱患，從根本上控制投資、籌資的隨意性。

（七）財務信息化建設在提高企業經濟效益水平方面具有現實意義。這具體體現在很多方面，如能夠減輕財務人員的勞動強度、提高工作效率、節約資金成本、節省物料、降低內部交易成本、提高企業經營效績等。國內眾多大型企業集團的經驗表明，成功的財務信息化建設確實能夠大大提高企業管理水平和提高企業經濟效益。

此外，財務信息化建設是提高財務管理水平、促進財務管理現代化的必要手段，財務信息化對提升企業整體競爭力、發展戰略具有十分重要意義。因此，我國從國家層面提出財會檔案信息化要求，從企業角度來講，越來越多的積極進取的企業越來越重視財務檔案管理的信息化，這也就不難理解了。比如：根據現有的財政部國家檔案局【發布文號】（98）財會字第32號關于《會計檔案管理辦法》中，其中第十二條規定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。”

但是這并不能完全滿足電子信息化時代下財務檔案管理的要求。因為以現代信息化為載體的會計檔案管理又具有如下新的特點：

（一）檔案儲存內容加大。較非信息化條件下的財務檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過計算機硬盤或其他磁性介質及刻錄光盤等將會計數據儲存在其中，其儲存的容量是非信息化條件下財務檔案管理的好幾倍。

（二）可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質登記的檔案編號，然后再根據對應的編號查找相關的資料，這給查閱工作帶來極大的不便。而現代化的財務檔案管理就克服了以上問題，在查閱檔案時，通計現代的財務檔案管理信息系統，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統中輸入相關資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關信息及相關掃描附件，這就大大節約了去檔案室調取資料的時間，同時也提高了工作效率。

（三）通過信息技術，使得財務檔案管理更加的便捷。對于單位重要的財務檔案資料，根據各單位制定的檔案管理要求及相關規定，應由各級領導批準簽字后，才可查閱。對于急需查閱相關檔案資料的時候，恰好遇上領導出差在外，無法現場簽字，這就給工作帶來極大的不便，甚至造成重大的經濟損失。而利用網絡技術，通過登錄系統、輸入電子簽名密碼、遠程授權批準的方式進行確認，使得財務檔案管理工作變得更加方便快捷。

總之，對于企業來說，財務檔案管理的信息化對于我國企業來講，是非常必要且具有重大意義的，我國企業應該按照管理部門的整體規劃并且結合自身的實際情況，合理的實現財務管理的信息化，才能真正高效的提高企業的財務管理，為企業的健康高速發展插上騰飛的翅膀。endprint