檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

李揚(yáng)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)水平及社會(huì)各行各業(yè)的不斷發(fā)展，國(guó)家針對(duì)城市環(huán)境衛(wèi)生的檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，同時(shí)也給予了越來(lái)越多的重視。檔案管理正在從傳統(tǒng)非網(wǎng)絡(luò)化管理模式向著電子化信息化不斷轉(zhuǎn)變。本次論文主要結(jié)合衛(wèi)生清理工作，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性著手，分析了在推進(jìn)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決策略，希望能夠?yàn)橥愋袠I(yè)提出有效的參考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化信息化；必要性；方法探究

根據(jù)相關(guān)研究資料顯示，關(guān)于環(huán)境衛(wèi)生工作在檔案管理過(guò)程中，文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案屬于最基礎(chǔ)類的收集整理工作。在新的歷史時(shí)期，各級(jí)單位應(yīng)充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化信息化，提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的普及，減少資源浪費(fèi)，提高管理效率，提升生活品質(zhì)。同時(shí)確保檔案的安全性和完整性，實(shí)現(xiàn)系列工作的全面存檔。

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)狀

環(huán)保工作本身涉及的領(lǐng)域就比較多元化，并且多數(shù)為科學(xué)技術(shù)工作，在環(huán)境管理、環(huán)境衛(wèi)生清理、信訪以及環(huán)境科技的各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)有大量的原始資料需要存檔，確保真實(shí)性、安全性、完整性。檔案室通常是綜合性的，現(xiàn)有的檔案管理主要依賴于管理員應(yīng)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行紙質(zhì)分類存放，并做好保管工作。但是以現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理辦法，還是很難避免紙張發(fā)霉、發(fā)黃，甚至是生蟲(chóng)和遺失，這種情況下電子檔案仍然得到的重視程度不夠。因此，在面對(duì)大量環(huán)境衛(wèi)生清理工作檔案，探討檔案電子化是非常有必要性的。

2.檔案管理電子化信息化的必要性

2.1電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是人們利用計(jì)算機(jī)光盤(pán)、磁片作為載體保存的一種電子文件，常見(jiàn)的有電子文檔、電子圖片、電子郵件等等。更傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，電子檔案具備幾個(gè)特點(diǎn)，第一，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化進(jìn)行檔案的保存。第二，在傳輸過(guò)程中能夠更快速地實(shí)現(xiàn)資源共享，并且不受時(shí)空的限制。第三，不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的發(fā)黃發(fā)霉等現(xiàn)象，對(duì)于環(huán)境的溫度和濕度要求沒(méi)有紙質(zhì)版的高。

2.2文件歸檔的方式

在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔存放的過(guò)程中，一般是先把文件保存到磁盤(pán)上，這樣更加有利于長(zhǎng)期的保存。在實(shí)際的操作過(guò)程中，因?yàn)殡娮虞d體穩(wěn)定性較低，為了避免意外可以制作備份，確保長(zhǎng)期完好地保存。但是這樣會(huì)影響到整體的工作效率，因此，為了提升電子檔案保存率，相關(guān)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理電子化信息化的人員進(jìn)行充分利用，提高文件保存穩(wěn)定性。

2.3長(zhǎng)久安全的儲(chǔ)存

信息安全就是要同時(shí)保障信息的客觀性和精準(zhǔn)性。通常，環(huán)境檔案都是帶有印章的或者簽署了標(biāo)志，因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程當(dāng)中，也要盡可能地保存好這些標(biāo)志，在存放電子版的同時(shí)，也要保證紙質(zhì)版妥善被保管。

3.檔案管理電子化信息化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

3.1缺乏認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案管理信息化電子化缺乏認(rèn)識(shí)主要表現(xiàn)在下面幾點(diǎn)：第一點(diǎn)，在實(shí)際的工作過(guò)程中，許多檔案管理人員的工作重點(diǎn)都是放在了手工的操作上，對(duì)于檔案管理電子化信息化的重要性和便利性沒(méi)有意識(shí)上去。第二點(diǎn)，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有對(duì)檔案管理的電子化信息化引起足夠的重視，沒(méi)有對(duì)電子檔案建設(shè)的緊迫性充分認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理電子化只是流于形式。第三點(diǎn)，沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，浪費(fèi)紙質(zhì)資源，拉低管理效率，無(wú)法適應(yīng)社會(huì)。

3.2資金不足

檔案管理工作的電子化信息化是需要資金支持的，包括新技術(shù)的引進(jìn)，硬件設(shè)備的配置等等。但是在實(shí)際的推進(jìn)過(guò)程中，各級(jí)部門(mén)對(duì)于這一部分的資金投入十分有限，在人力資源上的存儲(chǔ)更是非常有限，尤其是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)。資金不足對(duì)于檔案管理電子化的推進(jìn)產(chǎn)生了非常大的阻礙。

3.3體制不全

檔案管理的電子化信息化還是一個(gè)新興的事物，對(duì)于很多地方來(lái)說(shuō)還沒(méi)有形成一套完善的管理理論。一方面，對(duì)于技術(shù)要求的標(biāo)準(zhǔn)層次不齊，在適用性和通用性的方面存在著很大的差距。另一方面，檔案管理的信息化編碼也不夠統(tǒng)一，這在很大程度上加大了檔案信息化的普及難度。

3.4人才匱乏

檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化還是一個(gè)十分復(fù)雜的工程，除了硬件設(shè)備的配備之外，還需要大量的專業(yè)化人才，這些人才一方面要了解檔案管理的相關(guān)知識(shí)，通知也要通曉計(jì)算機(jī)操作的各項(xiàng)技能，并且一定要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理電子化信息化的推進(jìn)舉措

4.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

一方面，在關(guān)于環(huán)境衛(wèi)生清理檔案的建立上，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其電子檔案電子化信息化的宣傳、教育力度，將檔案電子化工作納入到重要議事日程當(dāng)中。另一方面，相關(guān)政府部門(mén)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力，構(gòu)建起完善的電子檔案信息平臺(tái)。最后，要合理采取有效的措施，提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，安排培訓(xùn)和指導(dǎo)。

4.2分撥資金，加大投入

一方面，要開(kāi)源，要實(shí)行多渠道的資金收集，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)一步到位的資金撥付，可以分期投入，減少資金壓力。一方面，要增配計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、復(fù)印機(jī)等等現(xiàn)代化的辦公產(chǎn)品。另一方面，對(duì)于各級(jí)單位的內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立起局域網(wǎng)，對(duì)外要連接上互聯(lián)網(wǎng)，加大對(duì)于信息的保護(hù)力度。最后，要增加對(duì)于設(shè)備的后期維護(hù)能力，確保長(zhǎng)期運(yùn)行。

4.3完善制度體系建設(shè)

一方面，要在某個(gè)地區(qū)建立起檔案管理中心，全面提升檔案館的影響力。第二，從體制方面要對(duì)檔案管理的工作模式進(jìn)行改革，從法制層面妥善解決檔案管理涉及到的利益問(wèn)題，同時(shí)在制度上建立起電子檔案的運(yùn)行管理機(jī)制。

4.4提升人才業(yè)務(wù)水平

人才的培養(yǎng)也是檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的必要基礎(chǔ)條件。各單位要積極吸納和培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才，同時(shí)加大對(duì)于工作人員信息化應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)和教育，提高工作人員的綜合辦事水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文主要就傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行相關(guān)闡述，接著對(duì)環(huán)境衛(wèi)生清理工作相關(guān)的檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性進(jìn)行討論，分析在檔案管理電子化信息化的推進(jìn)過(guò)程中存在哪些問(wèn)題，提出了解決的對(duì)策，希望能夠?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化、高效化提供有效建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]李丹.環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（32）：114-115.（2017-01-12）

[2]陳紅新.淺談環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2013，（13）：61-62.

[3]徐雁.環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性[J].人力資源管理，2015，（12）：267-268.

[4]李敏仙.環(huán)保檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的重要性研究[J].北京農(nóng)業(yè)，2015，（09）：308.endprint