電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策

洪濤

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛運(yùn)用，檔案管理也從原來(lái)的紙質(zhì)管理模式逐漸向電子檔案管理模式過(guò)渡，現(xiàn)在的檔案管理存在了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種形式，由于電子檔案管理興起的時(shí)間不長(zhǎng)，還沒(méi)有產(chǎn)生系統(tǒng)的規(guī)范性開(kāi)放，所以難免會(huì)存在一些問(wèn)題，文章就電子檔案在開(kāi)放期間信息安全保障存在的一系列問(wèn)題和解決這些問(wèn)題的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息安全；問(wèn)題與對(duì)策

電子檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展之后應(yīng)運(yùn)而生的一種數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，這種基于數(shù)字技術(shù)的信息管理平臺(tái)在信息開(kāi)放利用上能夠?yàn)槿藗儙?lái)快捷和便利，但是在此期間，電子檔案管理的安全保障也有一定的影響，對(duì)此，探討電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策具有顯著意義。

一、當(dāng)前電子檔案開(kāi)放利用信息安全保障存在的問(wèn)題

1.電子檔案的本身信息安全問(wèn)題

電子檔案與紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理相比，只是存儲(chǔ)的方式不一樣了，但是存儲(chǔ)信息的載體不論是計(jì)算機(jī)還是紙張都有一定的安全隱患[1]。電子檔案的管理相比于紙質(zhì)檔案管理更多了一層防護(hù)措施，電子檔案的管理要保證存儲(chǔ)硬件的安全，也就是計(jì)算機(jī)主機(jī)和存儲(chǔ)硬盤(pán)不出現(xiàn)信息紊亂和病毒侵襲以及信息丟失現(xiàn)象，一旦存儲(chǔ)信息的載體發(fā)生了損壞，修復(fù)不及時(shí)就會(huì)產(chǎn)生信息的丟失和錯(cuò)亂，非常不利于信息的管理。

2.電子檔案開(kāi)放的人為安全問(wèn)題

電子檔案的管理也離不開(kāi)人為因素，電子檔案只是將信息的存儲(chǔ)形式從文字存儲(chǔ)變成了數(shù)字技術(shù)的存儲(chǔ)，但是管理和開(kāi)放執(zhí)行都需要人為操作。計(jì)算機(jī)的職能是存儲(chǔ)和調(diào)取、分類(lèi)和更新，但是調(diào)取更新的主體還是離不開(kāi)人的支持，計(jì)算機(jī)獲得的指令也是來(lái)源于人。檔案管理者就是這個(gè)“人為因素”，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，所有的檔案都需要上傳到一個(gè)固定的網(wǎng)站或者后臺(tái)，連接到一個(gè)服務(wù)器上，但是這個(gè)服務(wù)器不會(huì)主動(dòng)的甄別和遴選，服務(wù)器也是受控于管理人員，管理人員在服務(wù)器上對(duì)所管理的信息進(jìn)行甄選后，將需要使用的信息發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)，這個(gè)過(guò)程中就有嚴(yán)重的安全隱患。人在接觸到信息之后，就有泄露信息的風(fēng)險(xiǎn)，有些管理人員為了一些原因披露了信息庫(kù)中的信息，導(dǎo)致信息的外露，這些是人為導(dǎo)致的電子檔案開(kāi)放利用中的另一大重要問(wèn)題。

3.電子檔案開(kāi)放的外部安全問(wèn)題

電子檔案開(kāi)放利用中信息面臨的外部危害就是網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客侵襲。病毒無(wú)孔不入，無(wú)處不在，一個(gè)不小心，計(jì)算機(jī)就會(huì)被病毒侵占，造成信息損壞。電子檔案管理還要保證信息不外泄，不被盜取等安全隱患，由于電子檔案是以數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為傳輸媒介，以計(jì)算機(jī)和硬盤(pán)作為存儲(chǔ)載體，那么計(jì)算機(jī)的信息來(lái)源復(fù)雜多樣，輸出渠道也是千遍萬(wàn)化，網(wǎng)絡(luò)路徑安全與否都直接影響著存儲(chǔ)信息的安全，一旦網(wǎng)絡(luò)被侵入，信息庫(kù)被破壞，就會(huì)出現(xiàn)信息流失或者盜取的重大安全問(wèn)題。以上兩種只是目前為止，電子檔案開(kāi)放利用信息的普遍安全問(wèn)題，還有許多的小細(xì)節(jié)沒(méi)有涉及到，還有待進(jìn)一步的研究和考證。

二、電子檔案開(kāi)放利用安全保障的對(duì)策

1.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目，既然是管理就要有一套適用的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)規(guī)范行為、形成準(zhǔn)則[2]。這套管理標(biāo)準(zhǔn)就是科學(xué)合理的管理制度，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，學(xué)生要遵守學(xué)生守則，公民要遵守憲法和法律，這些都是具有約束力的規(guī)章制度，那么檔案管理也要形成自己的管理制度，有了科學(xué)的管理制度才能規(guī)范行為，確保所有的管理工作的細(xì)節(jié)和責(zé)任落實(shí)到人，將所有的管理事項(xiàng)凝合到一處而不是一盤(pán)散沙，管理人員無(wú)從下手，工作人員也手足無(wú)措。只有建立和自己的適用于自己實(shí)際情況的檔案管理制度，才能打造出一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理安全體系。這個(gè)管理制度，不僅在平時(shí)可以起到監(jiān)督管理作用，緊急時(shí)刻也能夠起到指導(dǎo)作用，給部門(mén)人員一個(gè)面對(duì)突發(fā)情況的應(yīng)急反應(yīng)體系，切實(shí)的提高檔案管理的工作效率和信息開(kāi)放利用的安全系數(shù)。

2.牢固安全觀念

檔案管理的工作最重要的就是安全意識(shí)，如果管理人員對(duì)自己的工作沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)知，不知道信息安全的重要性就難以勝任檔案管理的業(yè)務(wù)。所以，不論是誰(shuí)，身處檔案管理的崗位，就要時(shí)刻保證自己的頭腦清晰，有強(qiáng)烈的信息安全意識(shí)[3]。牢固樹(shù)立起安全觀念，在檔案管理部門(mén)建立健全一個(gè)安全管理體系是十分有必要的，一旦在檔案管理中的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了危機(jī)，都能夠及時(shí)啟用安全管理措施，防治危害擴(kuò)散到最大。在檔案管理部門(mén)的每一個(gè)員工和管理人員都應(yīng)該時(shí)刻牢記檔案信息的安全，安全就是責(zé)任。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)人才

我們都知道，電子檔案管理說(shuō)到底也是人才的檔案管理，管理工程中也是離不開(kāi)檔案管理人員的操作。因而越是高新技術(shù)開(kāi)發(fā)時(shí)代，越是數(shù)字技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，越要培養(yǎng)起一批懂技術(shù)、懂管理的雙向人才，在管理中既能夠運(yùn)用管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行檔案的管理和收納，又能運(yùn)用計(jì)算機(jī)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行電子檔案信息的開(kāi)放和管控。專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才的培養(yǎng)任務(wù)絕對(duì)是電子檔案管理部門(mén)的重中之重。

三、結(jié)語(yǔ)

電子檔案的開(kāi)放利用是歷史必然，難以扭轉(zhuǎn)的時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，在這一新事物發(fā)展期間勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)種種矛盾和問(wèn)題，作為執(zhí)行人員，要做的就是客服所有的困難和障礙，將電子檔案管理安全有效的引進(jìn)日常生活，使之融入社會(huì)、服務(wù)社會(huì).檔案管理者們要時(shí)刻的提醒自己、提升自己的專(zhuān)業(yè)能力和對(duì)社會(huì)的應(yīng)對(duì)技能，用當(dāng)下的超前思維思考，主動(dòng)的融合時(shí)代的發(fā)展，學(xué)習(xí)新的管理形式，保障電子檔案信息開(kāi)放的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬仁杰，劉俊玲. 論電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 檔案學(xué)通訊，2012，（03）：56-60.

[2]祝成. 電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策探討[J]. 通訊世界，2017，（07）：237.

[3]許正. 論電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，（06）：95.endprint