探究事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

楊立

摘要：事業(yè)單位是我國重要的社會服務組織，對我國社會發(fā)展與進步具有重要的影響，事業(yè)單位的管理質量與水平會直接影響到社會服務效率，有鑒于此，本文首先對于現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理情況進行簡述，繼而分析如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化。

關鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理

前言：

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷革新與發(fā)展，我國經(jīng)濟社會已經(jīng)逐漸進入到了轉型時期，這一關鍵時期，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都需要不斷與時俱進，緊跟時代發(fā)展的腳步，正因如此，對事業(yè)單位進行檔案的現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化管理就具有很大的現(xiàn)實意義了。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理情況簡述

（一）管理模式較為落后

我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作始終沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有進行紙質檔案的數(shù)據(jù)化轉變，也沒有充分運用計算機網(wǎng)絡技術與信息系統(tǒng)，這就使得文書檔案管理工作效率低下，服務質量與水平較差，也無法滿足經(jīng)濟社會日新月異的發(fā)展需要。許多事業(yè)單位由于成員結構年齡較大，普遍對于先進的信息技術存在抵制心理，始終延續(xù)原本的檔案管理模式，這就失去了網(wǎng)絡時代下檔案管理工作的開放性，不利于文書檔案管理的與時俱進及長遠發(fā)展。

（二）管理人員素質問題

許多的事業(yè)單位文書檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的技術訓練與知識培訓，普遍存在著專業(yè)水平落后，職業(yè)素養(yǎng)低下等問題，也不具備更好的組織、協(xié)調與工作實踐能力。這部分檔案管理人員通常都是在其本職工作之外，兼職管理一下文書檔案，其工作重心并沒有放在檔案管理方面，進行檔案提取與存檔時的工作效率無法保證，也容易導致工作失誤，造成數(shù)據(jù)、信息與檔案的缺失或損壞，為事業(yè)單位帶來損失。

（三）文書檔案分散管理

目前許多的事業(yè)單位文書檔案管理工作都是按照不同單位、不同部門進行分別管理的。同時，由于文書檔案的規(guī)模龐大，存儲所需要的庫房也要具備一定的空間，這就導致了許多單位的檔案被分別存放在不同庫房當中，同時為了保證檔案在適宜的外部環(huán)境下長久保存，這些單位還在文書檔案庫中配備了溫度與濕度調節(jié)設備，這就增加了文書檔案保存的難度與成本。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施分析

（一）優(yōu)化創(chuàng)新管理模式

事業(yè)單位需要充分意識到文書檔案管理工作的重要性，設立專門的文書檔案管理部門進行管理工作，并合理制定科學的文書檔案管理辦法與制度。事業(yè)單位需要就檔案管理部門進行合理的組織架構設計，并合理規(guī)劃人員安排，根據(jù)檔案管理部門的工作內容與工作性質來分配崗位職責，并明確崗位責任；其次，事業(yè)單位需要不斷加強文書檔案的數(shù)字化轉變，為檔案信息管理平臺提供數(shù)據(jù)支撐，繼而實現(xiàn)檔案信息的充分共享；最后，就檔案管理制度而言，需要建立合理的檔案分類整合制度，要求按照不同的類型對檔案進行分類存儲，并做好目錄檢索工作，以便于接下來的檔案提取工作。例如，可以按照業(yè)務管理文件、合同管理文件、設備管理文件、費用管理文件、考核管理文件與制度管理文件等六大類型對檔案文件進行分類，并按照種類、年限、時間、首字母等因素進行排列，便于信息檢索，對于合同文件、招投標文件等重要文件，需要同時存檔紙質檔案與電子檔案，以確保檔案的真實性[1]。

就檔案保管工作而言，可以對檔案歸檔要求、歸檔時間、存檔整理方式等內容加以標準化與規(guī)范化管理，并以制度的形式落實下來。例如，可以要求相關部門隨時進行檔案收集與管理工作，按照要求整理之后，向檔案管理部門提交《檔案移交明細》，一式兩份并分別保存。要求檔案管理部門每周一或周五進行一次檔案統(tǒng)一整理與歸檔工作，按照檔案的不同類型進行分別整理，在檔案夾中命名為“檔案目錄”，進行排序與歸檔。

（二）提高管理人員素質

對檔案管理部門進行職業(yè)素養(yǎng)教育，要求檔案管理人員具有較高的職業(yè)操守與道德水平，要求檔案管理人員能夠認真負責地對待檔案管理工作，盡量確保檔案管理有效性與準確性。此外，就目前檔案管理人員素質低下、專業(yè)性不強的問題，可以通過引進專業(yè)人才的方式進行彌補，或者選聘有經(jīng)驗、有文化的檔案管理人才來對本單位檔案管理部門進行專業(yè)培訓，要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機辦公軟件、檔案信息系統(tǒng)、云檔案平臺等先進技術，并能夠充分勝任檔案分類、整理、歸檔、管理、檢索等方面的工作，在培訓結束之后，對檔案管理人員進行專業(yè)考核，要求淘汰考核不合格的管理人員，以此鞭策檔案管理人員不斷學習與提升。

對檔案管理人員進行業(yè)務培訓工作，可以考慮對員工進行全方位的檔案管理業(yè)務培訓，包含公文寫作、文書檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子檔案管理、人力檔案管理、科技檔案管理、會計檔案管理與檔案信息化建設等業(yè)務相關內容，能夠全面提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平。

（三）建立信息管理平臺

要想實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，需要將檔案信息進行電子化轉換，建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫與信息庫，并在此基礎上建立有效的檔案管理系統(tǒng)與信息共享平臺。檔案管理系統(tǒng)需要具備數(shù)據(jù)信息錄入與字段對應功能，要保證檔案能夠批量上傳并導入，要明確檔案的編號與立卷規(guī)則，并具備掛接與掃描附件的能力。同時，檔案信息管理系統(tǒng)與共享平臺，還需要具備在事業(yè)單位內部網(wǎng)絡的范圍內實現(xiàn)全面共享，但需要注意的是，為了保證檔案安全與完整，需要對系統(tǒng)訪問權限進行限制，要明確訪問等級，或采用隨機生成手機驗證碼的方式來進行加密，從而保證信息安全[2]。

結語：

現(xiàn)代化的事業(yè)單位要想實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化，其首要工作就是轉變檔案管理理念，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理模式，制定有效的管理制度與管理方法，同時，需要通過引進專業(yè)人才或加強部門培訓的方式，來提高檔案管理部門的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)操守。此外，單位還需要建立檔案信息管理平臺，實現(xiàn)信息化管理與高效共享。

參考文獻：

[1]李艷.如何推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理[J].才智，2014，（33）：303.[2017-08-03].

[2]李麗芳.基于檔案規(guī)范化管理的幾點思考[J].城建檔案，2017，（01）：74-75.[2017-08-03].endprint