新形勢下職業院校的檔案管理

孫紅玲

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.14.227

摘 要：新時期，高等職業院校強化檔案管理對其人才培養及院校全面發展有著重大的意義，職業院校的檔案中不可避免的包含著豐富的有效信息資源，高職院校工作的方方面面都與檔案管理工作密切相關。為此，越來越多高職院校加大檔案管理的力度，創新檔案管理工作者的管理及服務手段，也極大提升院校中檔案管理及服務的質量及水平。但是在具體的檔案管理的過程中，檔案管理服務水平略低。該文在參考相關文獻的基礎上，就如何深化職業院校檔案管理提供借鑒意見，旨在不斷提升檔案管理的整體水平。

關鍵詞：職業院校 檔案管理 管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（b）-0227-02

職業院校檔案資源管理主要是指檔案早期采集、歸檔等全程化事務，是職業院校管理者、教職工的重要工作。職業院校發展具有其自身的特殊性及個別性，教育教學為國家、社會培育出一批批綜合性技術建設人才。而隨著社會經濟結構的轉型及產業日漸興盛，職業院校迎來全新的發展格局，納入的檔案越來越多，加之當下教育教學形式的轉變，革新檔案管理成為大勢所趨。為此，職業院校工作者應積極順應時代發展要求，充分發揮自身在檔案管理及服務中的作用，有效提升職業院校檔案服務及管理的水平及質量。

1 檔案管理及服務當下現狀

院內檔案維度廣泛，利用空間大，且參考價值突出，如此提示檔案管理在職業院校發展管理中占據舉足輕重的作用。教職工職稱申辦、學生學歷評定、科研項目開展、基礎項目建設審核及建設等各項管理、科研、教育工作都與檔案管理息息相關。在我國社會產業轉型及教育教學事業壯大發展的共同影響下，職業院校辦學擴大、生源也比較廣闊，招生、科研、建設及管理等內容也更具復雜性，如此也對檔案管理提出新的要求。而檔案管理工作者作為重要力量，更應積極順應時代發展的趨勢，盡可能發揮職業服務職能，積極投身到新時期檔案管理事業中，為檔案管理出謀劃策，提供切實可行的建議意見。當下，我國職業院校的發展開始慢慢擺脫以往教育系統框架的限制，成為多元化的新型高等院校。在教學方法和策略方面都發生了一些變化。尤其是在中專院校升級轉變為大專院校以后，這對圖書館檔案資源的管理要求更為嚴格。院校檔案為其相關學科領域建設以及教學研究能力的發展提供了必要的資料和可靠的信息來源。

然而，即便對檔案管理作出一定的調整，但在實踐過程中同樣存在不足，詳盡不足如下所述：（1）高職院校領導對學校檔案管理工作不夠重視[1]。因為高校領導人員對于檔案管理理念的理解不夠深刻，管理思想運用不恰當，所以不管是普通學校，還是高職類的院校，大部分都存在類似的一個問題，即不重視職業院校檔案管理工作，進而使得檔案管理方面的工作不能全方位的開展。（2）檔案服務途徑單一。當下，職業院校已形成完善的網絡結構平臺，以此強化檔案管理。但在實際管理中，大多數教師或學生愿意選擇委托他人或親自面對面尋求登記這一傳統方式，致使服務工作方式比較單一。

高職院校檔案管理人員缺乏相應的專業知識。高等院校對教學人員的知識專業化要求較高，卻很少特意招收與檔案管理和圖書館情報學等相關專業的人員在其院校專門擔任檔案管理工作，因此導致大部分高等職業技術院校中的檔案管理人員大多不是其相關專業出身的情形出現，這些工作人員缺少檔案管理領域的理論知識及實踐技能，而無法為學生和教職工等人提供有效且高質量的服務。

檔案管理工作者、需求者雙向缺乏有效溝通。檔案管理工作者、需求者溝通不充分，以面對面居多，如此一定程度上限制了檔案服務管理。建立有效的溝通極為關鍵。在實際服務工作中，檔案管理工作者應主動與需求構建良好的交流對話，充分了解其需求，并耐心解答疑惑。此外，管理者還應傾聽需求者的建議意見，找出并改正自身服務工作中存在的不足，以提升整體服務質量，提升管理水平。

2 提升職業院校檔案管理服務的有效策略

2.1 創新服務理念，發展多樣化服務形式

新時期的職業院校應緊跟順應時代的步伐，積極創新服務理念，善于借助信息化網絡發展多樣化服務形式。首先，檔案管理者可優化服務及管理方案，定期開展檔案展覽、陳列活動，或檔案服務講座，讓廣大師生能深入了解檔案、檔案管理的相關工作。再者，新形勢下，檔案管理者可開展微信、微博等公眾平臺，定期更新管理信息，并及時接收、解答檔案需求者存在的困惑，給予一定的解答及建議；創新郵箱、傳真等方式傳送檔案資料，以實現便捷化、快速化檔案服務。最后，學校應及時調整檔案管理對策，積極構建現代化檔案管理體系，并善于向國內外院校檔案服務及管理借鑒先進經驗，以切實提升水平及質量。

2.2 完善服務及管理結構

考慮到檔案類型比較復雜多樣，且數量龐大，管理者在實際管理過程中應首先明確自身服務及管理的方向，并根據不同檔案類型制定整理及管理方針。從具體層面來說，管理者可按照參考價值、利用率、時間等進行歸檔、分類，建構有效的管理架構，明確檔案的管理的側重點。一般情況下，教學檔案、科研項目以及學生個人檔案的利用率比較高，如此管理者應提起注意，在實際檔案歸檔、保存中應有針對性進行錄入、保存，以便需要時可快速獲取所需檔案。

2.3 努力增強高等職業院校的領頭人對檔案服務工作的關注

前文已提到，由于學校領導對學校檔案管理這一類管理工作的認識還不夠深刻，再加上檔案管理工作在短期內看不到巨大成效，導致這方面的工作相比于院校的整體發展稍稍落后。為有效的改善這種局面，學校應成立檔案管理領導小組，同時施行檔案工作崗位責任制。這種專門的檔案管理小組，學校領導的融入無形之中提高了學校領導對于檔案的管理工作的重視程度，同時也可以在人力、財力、物力上給以大力的支撐和保障，讓檔案管理工作的必要性和不可或缺性充分體現出來，從而使檔案工作有條不紊地進行。

2.4 加快提高高等職業院校檔案管理相關工作人員的職業素養

由于檔案管理人員大多數并非相關專業的人才，而且少部分檔案管理人員相關的知識體系相對于當下的經濟背景而言也已經落后，這也是檔案管理工作無法適應時代的發展的一個主要原因。為改善檔案管理員專業素養良莠不齊的現狀，要定時、定期組織他們進行系統化的檔案管理基礎知識、計算機系統相關知識、數字通信方面的基本技術等方面的培訓，同時也應鼓勵檔案管理人員積極開展相關課題研究。

3 結語

高等職業院校檔案管理的信息化是如今檔案管理工作發展進步的必經之路，檔案管理信息化過程漫長且具有一定挑戰性。新時期，檔案服務管理應堅持“服務公眾”原則，積極優化檔案管理，以提升檔案服務及發展質量，推進職業院校的有序、健康發展。然而，從當前形式來看，高職院校檔案管理工作尚存在一定的不足，為此，學校應注重積極創新管理方式，并強化檔案整理及管理的方法和手段創新。

參考文獻

[1] 朱萍.淺議新形勢下的高等職業院校檔案管理[J].商丘職業技術學院學報，2012.

[2] 張俊麗.創新職業院校檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016（5）：111.

[3] 周媛.職業院校檔案管理服務職能及有效發揮[J].蘭臺世界，2016（22）：68-70.