如何做好辦公室文書檔案管理工作

[摘 要]文書檔案是一個單位的重要資料，記載著本單位重要的歷史活動，辦公室文書檔案的管理工作越來越在社會發展中起到至關重要的作用，而文書檔案的整理和歸檔是管理工作中的重要組成部分，我們不但要提高檔案管理人員的工作意識，還要加強對檔案管理人員進行專業的業務培訓和素質教育，本文是作者結合工作實踐，就如何做好辦公室文書檔案工作進行了一些思考。

[關鍵詞]辦公室；文書檔案； 管理工作

文書檔案記載著社會發展的歷史過程，隨著社會經濟的發展，辦公室文書檔案的管理工作在一個單位里也起到越來越重要的作用，文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、文書檔案管理的特點

1.綜合性

單位的文書檔案管理工作通常是通過內設機構辦公室進行的，其具有綜合性，文書檔案不僅包括公文文書檔案，同時還包括了諸如人事、會計等檔案，門類多，內容豐富。

2.復雜性

因文書檔案的復雜多樣，就需要收集更多并精準的資料，文書檔案管理工作有很強的專業技術性要求，需要專業的文書檔案管理人員來處理這些工作，文書檔案管理工作與單位發展有密切關系，且檔案管理工作的復雜性要求文書檔案管理人員必須具備較高的專業理論、技能、業務等方面素質，才能成為合格的文書檔案管理人員。

二、 文書檔案管理中存在的問題

1.對文書檔案工作管理的重視不夠

雖然文書檔案管理工作是辦公室的一項重要工作，但行政事業單位對這一項工作重視程度還不夠，一些單位設置了檔案室，但大部分檔案室卻成了雜物間和儲藏室，檔案室里的設備也不夠齊全，有的甚至早已老化，這就使檔案儲存非常凌亂，特別是規模大一點的行政事業單位的檔案室如果不運用先進的設備，要想查閱一些資料是相當困難的。

2.文書檔案管理人員的業務素質有待提高

行政事業單位的辦公室工作人員大多是身兼數職，沒有足夠的精力和時間，但檔案管理工作需要專業技術強的人來進行，所以很難滿足工作需要。

3.文書檔案管理缺乏較強的規范性

現階段，我國多數單位在文書檔案管理方面缺乏較強的規范性，具體的管理工作非常隨意，其規范性欠缺表現在很多方面，比如，文書檔號不規范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求，有的部分檔案沒有目錄，同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。

三、如何加強辦公室文書檔案的建議

1.加強領導重視

文書檔案是單位開展工作的重要依據，領導層在進行決策之時往往需要參考到歷史文書檔案，因此加強領導對文書檔案管理工作的重視非常重要。具體來說，領導首先應當要從硬件及軟件設施方面為文書檔案管理工作的開展提供充分有利的基礎條件，從而自上而下樹立起重視文書檔案管理工作的風氣，引導全體職工都重視這項工作；其次，領導要經常性地親身參與到文書檔案管理工作當中，監督和反思文書檔案管理工作的細節、問題及不足，并及時提出改進意見和建議。總而言之，領導應給予文書檔案管理工作高度支持，認真落實相關負責人員，派遣專業人員擔任相關職務，以促進管理工作的落實。

2.加強文書檔案工作人員培訓

作為一名文書檔案的管理人員要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力，除了業余時間自學外，還應該多參加市、區縣組織的業務培訓，多了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。

3.加強文書檔案管理

鑒于文書檔案的重要性，必須要加強文書規范管理。主要目的在于確保文書工作的及時性、準確性、安全性及保密性。在日常工作中嚴格按照相關規章、制度及程序來辦事，切實保證文書材料的真實性與安全性；還要養成良好的工作習慣，做到當日事當日畢，并在實踐當中自主總結出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。

四、結語

文書檔案對各個單位的相關活動進行了真實的記錄，一方面可以對單位自身的實際工作進行有效的指導，另一方面也可以提供相關歷史憑證，推動單位的長遠發展和進步。文書檔案管理其自身的政策性非常高，同時在保密以及專業性方面也提出了極高的要求，新的發展時期，信息化程度進一步加深，推動文檔管理工作的發展，有利于進一步實現資源共享。在此環境下，必須切實加強文書檔案管理，增強相關工作人員的素質，推進管理的信息化發展，提高文檔管理的效率，有利于單位獲得長遠的發展。

參考文獻：

[1]鐘小嬋，探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J]電腦知識與技術，2016.

[2]周家興，淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]檔案學研究，2016.

作者簡介： 蔣文姣，重慶市沙坪壩區黨校，研究方向：財會。