淺談專利流程管理員在代理機構變更過程中的作用

余璐璐

專利代理機構是經省專利管理局審核，國家知識產權局批準設立，可以接受委托人的委托，在委托權限范圍內以委托人的名義辦理專利申請或其他專利事務的服務機構。專利申請/專利交易、專利申請/專利資源整合并統一管理，以及專利代理機構的代理質量、服務水平皆會引起專利申請/專利在不同專利代理機構之間流轉。

一般來說，專利代理機構變更的辦理方法（著錄項目變更申報書+著錄項目變更理由），分為以下幾種情況：

第一，申請人（或專利權人）更換專利代理機構的，應當提交由全體申請人（或專利權人）簽字或者蓋章的對原專利代理機構的解除委托聲明以及對新的專利代理機構的委托書。

第二，專利申請權（或專利權）轉移的，變更后的申請人（或專利權人）委托新專利代理機構的，應當提交轉讓人和受讓人簽字或者蓋章的轉讓證明以及變更后的全體申請人（或專利權人）簽字或者蓋章的委托書。

著錄項目變更申報手續符合規定的，知識產權局會向有關當事人發出《手續合格通知書》，通知著錄項目變更前后的情況，并予以公告。著錄項目變更手續自《手續合格通知書》的發文日起生效。

除辦理著錄項目變更申報手續外，專利流程管理員還需做大量溝通、檢索、歸檔和整理工作，以將轉入的專利申請/專利納入本事務所的流程管理系統中。筆者將從未授權的轉案和已授權的轉案這兩個角度，介紹案卷轉入過程中專利流程管理員會涉及到的具體工作。

一、未授權的轉案

第一，檢索著錄項目信息，包括發明名稱、申請人（中文/英文）、申請人國籍和地址、發明人信息、原代理機構信息、原代理人、PCT號、優先權信息等。

第二，檢索案卷狀態和申請階段（提交，初審，實審，辦登）。判斷案件的生死、是否有未答復事件和期限、是否有未繳納費用和未足額繳納的費用、是否有同日申請和費用減緩、是否適時地遞交了保密審查請求書。

這部分工作瑣粹繁雜，管理員需要熟悉掌握專利的時限和費用。除此之外，專利流程管理員還必須與原代理機構協調配合，做好轉案交接工作，并與本單位同事溝通，做好信息錄入、時限監控和事件答復。以下列舉了在實際工作中會遇到的情況：

案例1：視撤階段轉入，尚在恢復期內。

視撤原因：未及時提交申請人A的委托書以答復《補正通知書》。

轉案原因：專利申請權由申請人A轉給申請人B，申請人B將此案委托給新代理機構。

解決方案：遞交著錄項目申報書，變更理由為轉讓證明（A-B）和委托書（B）；同一天請原代理機構幫忙遞交補正書和恢復權利請求書。

案例2：OA延期階段轉入，已遞交《延期請求書》，但《延期審批通知書》未下發。檢索到延期官費繳納了RMB600，是否可判定延期2個月？

不能僅依照官費繳納額判定延長的期限，因為官費的繳納可能存在誤繳和錯繳的情況。為保障客戶的利益，避免錯過期限，在尚未收到原代理機構的轉案文件的情況下，最好主動向原代理機構/專利局確認延期后的期限。

案例3：辦登階段轉入，原專利代理機構已繳納辦登費，但收到專利局下發的《視為放棄取得專利權通知書》。

原因：原專利代理機構未全額繳納辦登費。

作為新的專利代理機構，為使專利申請盡快授權，避免客戶額外的經濟損失，應該核實辦登費實際繳納情況，如發現有未繳足情況，需向客戶匯報，及時補繳。

第三，從著錄項目變更請求遞交至知識產權局后到《手續合格通知書》下發前，除被動地接收原專利代理機構轉來的通知書外，新專利代理機構的轉案管理員需主動關注案件狀態，并在收到《手續合格通知書》的第一時間進行專利檢索，避免遺漏相關的官方通知書，錯過期限。對于復審階段和專利權無效宣告的案件，需盡快向專利復審委員會遞交《復審階段意見陳述書》，說明代理機構已發生變更，請專利復審委員會的審查員知曉并關注，以免專利復審委員會將《復審通知書》、《復審決定》和《復審案件結案通知書》等相關通知書依舊發給原代理機構，從而延誤或遺漏通知書的轉達。

二、已授權的轉案

隨著全球知識經濟飛速發展，知識產權交易正日趨普遍化和多樣化。以專利權為交易對象的專利轉讓是專利交易的重要形式之一。而專利轉讓又可能引起專利代理機構的變更。對于已授權的專利轉案，專利流程管理員應該在案卷轉入過程中做哪些具體工作呢？

第一，確認專利權是否有效。

第二，檢索專利權人的信息。

第三，確認專利是否被許可過，許可是否依然有效。如果涉及的專利權曾許可給第三人，且該許可仍然有效，轉讓后可能影響受讓人的利益。

第四，專利是否經歷或正在經歷無效宣告程序。

第五，專利是否被保全或者做過質押。

第六，確認繳納年費的期限。如果年費期限臨近或者需要在轉讓過程中繳納，需提醒客戶，明確維護專利權有效的責任方，避免年費逾期未繳產生滯納金或權利失效。

有時知識產權局網站的法律狀態更新稍微滯后，可查詢知識產權局向外發送的通知書時間及類型以輔助判斷案件當前的階段或狀態。如知識產權局向非代理機構和專利權人的第三方下發了《無效宣告受理通知書》，則該專利正在被第三人提起無效宣告請求。

以上，對專利流程管理員在代理機構變更過程中的作用做以簡要介紹。看似平凡的文案工作，信息量大、繁瑣、時效性強，而且關乎專利申請/專利的生死。一名專利流程管理員，不僅需要認真細致、責任心強，還需要具備優秀的時間管理能力和處理應急事務的能力，才能充當好本單位、原代理機構和客戶三者之間有效溝通的橋梁。