淺析秘書人員所必備的綜合素質

覃舒

【摘要】秘書是各機構中樞系統中負責承上啟下、協調左右，為決策層起參謀、助手作用的關鍵人物，秘書的綜合素質決定了其工作的成效。

【關鍵詞】秘書人員；綜合素質

何謂秘書？政黨內之要職、商業機構內的文職人員、香港決策局的最高級公務員職位、美國聯邦政府的部長英文名稱亦為（總統的）部會秘書，如國務卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army，平時稱為部長先生Mr.Secretary。由此可見秘書人員及其地位和角色的十分復雜性，在現實秘書工作中，對秘書這一職業的綜合素質提出了相當高的要求，知識、能力、個性心理和氣質性格方面是秘書人員綜合素質要求的重要標準，與秘書工作的質量與效率密不可分。

一、知識

秘書人員所具備的知識應多元化且不斷更新，這樣才能更好地發揮參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用。秘書的知識結構主要包括基礎知識、專業知識和相關輔助知識三類。

（一）秘書的基礎知識是衡量一個人能否成為合格秘書人員的基本條件。基礎知識越扎實、豐富，秘書人員的潛力發揮就越大。秘書人員的基礎知識主要包括自然科學知識、社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識秘書人員都應掌握。據有關研究表明，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，秘書也都不能忽視。如秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗立足于科學決策的基礎之上。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。秘書作為樞紐人員，法律知識是必備的基礎知識，做到知法、懂法、守法、護法，才能成為名副其實的“參謀助手”。

（二）秘書人員的專業知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

秘書專業的基礎知識是秘書知識體系中的核心部分，是秘書人員與其他專業人員區別的基本標志，包括秘書業務理論知識和工作方法技能，如文書撰寫、制作、處理和檔案管理；調查研究、信息收集；會務安排、會場布置及服務；日常事務管理；協調管理等。行業專業知識是秘書人員所服務的行業、系統的專業知識，比如在政府機關工作的秘書人員就需要具備行政管理等方面的知識，在工廠工作的秘書人員理應通曉產品設計、質量管理，產品的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識等方面的基本知識。以及其他處于教育、文化、軍事、醫療、外事等不同行業的秘書人員，也應分別具有各自行業的專業知識。

（三）相關輔助知識。多樣的輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。但它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。過程定會表現出心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。熟悉電腦操作和辦公自動化設備的使用，新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機及光學符號閱讀器、縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變了秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高了辦公效益和管理水平。

二、能力

秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。

（一）秘書人員進行基礎職業活動所必需的基本能力。具體包括如下幾方面的內容：

1.觀察能力。秘書工作每天都會面對大量需要解決的實際問題，分析、研究、解決這些問題，是現代秘書工作的重要內容，這正是所謂“研究新情況，發現新問題”。而分析、研究、解決問題，就需要避免主觀臆斷，需要對問題有正確的判斷和全面的把握，就需要發現事物現象和本質之間的聯系，以便于更好地解決問題。而這一切首先必須從觀察開始。良好的觀察能力是不斷培養和鍛煉的結果。

2.記憶能力。良好的記憶能力是現代秘書的基本能力之一。信息管理職能的實現需要秘書有良好的記憶力。秘書部門是機構的信息樞紐站、集散地，信息的收集、貯存、加工、輸出、反饋等處理過程，需要秘書具有良好的記憶能力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。

3.分析判斷能力。分析判斷能力是指人對事物進行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領導對秘書人員的要求。分析判斷能力較強的人，往往學術有專攻，技能有專長，在自己擅長的領域里有著獨到的見解和成就。秘書人員要具有較強的分析判斷能力，必須有強烈的求知欲，養成勤思的習慣，在實踐中不斷培養和鍛煉。

4.想象能力。秘書工作并不是刻板的、一成不變的，而是富有挑戰性和創造性的。不管是對信息加工處理，還是給上司出謀劃策等，都需要創造性思維，離開了想象力，創新就失去了基礎。愛因斯坦有句名言：“想象力比知識更重要，因為知識是有限的，而想象概括著世界上的一切，推進著社會的進步，并且是知識進化的源泉。”可以說，沒有想象力就沒有創造。

5.應變能力。所謂應變能力，就是當環境、條件、對手等發生變化時，能夠及時采取措施加以應對的能力。應變能力是種急智，是對秘書人員才智的全面檢驗，需要廣博的知識、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經驗。培養應變能力，要養成事先策劃、周密計劃的習慣，要勇于實踐不怕跌倒，要善于總結、舉一反三、積累經驗。

（二）職業能力，即秘書人員的職能技能。主要包括如下幾個方面：

1.理解能力。準確領會上司意圖，要理解方針政策，要理解法律法規，要理解口頭的和書面的信息，要理解人與人的關系等等。缺乏正確的理解能力，乃至曲解、誤解，就會造成溝通、交流等一切工作的障礙，就會給秘書工作帶來極大的被動，甚至會給秘書所服務的機構工作造成不可估量的損失。

2.速記能力。速記是一種快速記錄口語的技術方式，用簡單的符號、代碼和縮寫規則把交際和思維中的口語置換成視覺形式。為了對領導的指示與口述、會議內容等作出迅速、準確的記錄，秘書人員要學一點速記。

3.表達能力。表達能力是秘書的傳統能力，也是秘書的看家本領。秘書的表達能力主要是指語言文字的表達能力，包括口頭和書面語言文字的表達。秘書要處理人際關系，要傳達上司意圖和指示，要說服、演講、論辯，要溝通協調等等，都需要良好的口頭表達能力。一個稱職的現代秘書要做到準確、簡練、流暢、生動地使用口語進行交際，成為一個具有良好口才的人。

同時，秘書在處理各類文書，起草撰寫公文等也需要有良好的書面表達能力。可以說，現代秘書每天都要與文字打交道，文字工作是秘書的一個基本工作。現代秘書必須要具有扎實的文字功底，要能夠自如地駕馭文字，準確、嚴謹、恰如其分地通過書面語言表達觀點、態度、立場。

4.協調能力。秘書部門具有協調職能，現代秘書也應該具有協調能力。所謂協調能力，是指秘書通過各種手段，解決和消除影響機構整體運作效率的各種矛盾或障礙，以保持機構順暢運作的能力。

5.管理能力。秘書在某種意義上也屬于管理者，承擔一定意義的管理職能。具備良好的管理能力不僅是秘書本身工作的要求，同時也是秘書更好地發揮輔助決策和參謀作用的重要保證。

6.社交與公關能力。秘書工作離不開社交和公關能力。一方面，秘書人員每天要與許多人打交道，經常處理各種突發情況；另一方面，為輔助領導保持社會聯系，也需要秘書人員懂得公關訣竅、熟悉人際關系。做好社交和公關工作，秘書人員要學習心理學知識，加強人格修養，了解掌握社交和公關的特點、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。

7.操作能力。秘書工作是一種務實的工作，實際動手操作的能力是做好秘書工作的一個重要能力。要做好秘書工作，就需要提高自己的動手能力，學會實際操作。包括現代辦公設備的操作。

8.調研能力。調查研究是通過一定的方式方法獲取客觀信息并對所獲得的信息進行歸納、總結和分析，以尋求某種聯系和規律的過程。實際工作中，秘書人員主要通過個別訪談、集體座談和問卷等形式獲取信息，并通過一定的統計分析方法，對信息進行提煉和升華，滿足領導對信息的需求。要提高調研能力，秘書人員應掌握調查研究和統計的基本方法，學會收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領導決策提供參謀服務。

9.學習能力。時代在不斷地發展，社會在不斷地進步，秘書工作也需要與時俱進。秘書要跟上時代發展和社會進步的步伐，就需要不斷地學習，不斷地提高自己做好秘書工作的各方面的素養。從這個意義上說，秘書還有一個更重要的職業能力，那就是學習能力。秘書的學習能力主要是獲取新知的能力，包括閱讀能力、鑒賞能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。

三、個性心理

優秀的秘書人員，不僅要具有較高的理論修養、良好的工作作風、高尚的職業道德和廣博的知識，還必須了解和善于調節自己的心理狀態。

（一）興趣。秘書人員應自覺培養對本職工作的興趣，以充沛的精力，蓬勃的熱情投入其中，縱然工作又苦又累也會感到苦中有樂，其樂無窮。另外，秘書也應培養業余興趣，如：攝影、養花、旅游等，以豐富生活，陶冶情操，培養身心健康。

（二）意志。意志是秘書人員自覺地確定目標、支配行動、克服困難、實現預定目標的心理過程。秘書要達到預定目的，積極地改造現實，就必須不斷地克服困難，就離不開意志的參與。秘書工作的任務之重，難度之大，壓力之強，沒有良好的意志品質是很難完成的。秘書良好的意志品質的要求：1.自覺性。使自己的行為服從于社會的要求；2.果斷性。緊急情況下明斷是非，并做出決斷；3.頑強性。即克服困難的堅韌的毅力、百折不撓的勁頭；4.自制性。能完全支配，控制自己的情緒，約束自己的行為以符合角色需要。

（三）情緒。秘書人員的情緒是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。與人的需要相符合，就會產生肯定的、積極的情感如滿意、愉快等，反之就產生否定、消極的情感，如哀傷、不滿等。

在秘書活動中，情緒即可起正面的推動作用，也可起反面的減力作用。秘書人員要自覺培養自己良好的情感品質，清醒地把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境。即使在應急狀態下也能鎮定、從容、敏捷、果斷地處理問題。同時，要加強情操的修養，具有高尚的道德感，高度的理智感。這是秘書情感在社會特性上的進一步體現。

（四）動機。動機是促使人們行動的原因，也就是人們產生和維持行動的個性心理傾向。人們在日常工作和生活中，一切言論和行為都是受動機支配和約束的，動機的正確與否直接決定了行為的客觀效果。作為社會主義國家的一名合格秘書，從一旦踏上工作崗位開始，就應該培養和確立為民族振興、富國強民、實現個人價值和追求個人財富的正確動機，而不應該是圖個人名利，甚至是損人利己、損公肥私的動機。那些缺乏對秘書工作的認識，缺乏高尚動機的人是無法勝任秘書工作的。

（五）心理承受力。心理承受力，是指人的心理對外界情況發生變化時的承受能力。一個優秀的秘書要努力增強自己的心理承受力。這就要客觀地看待環境，正確地估計自己。既要認識到生活不是平靜的湖水，事業不可能一帆風順，而是時有驚濤駭浪，時有暗礁濁流；又要認識到周圍的人是各種各樣的，即有胸懷坦蕩的君子，又有損人利己的小人；更要正確地認識自己，提高自己的心理素質，培養自信、開朗、樂觀、冷靜、堅定等良好的心理素質，克服自卑、憂郁、妒忌等多種不良的心理素質。秘書要樹立正確的人生觀，建立良好的人際關系，創造寬松舒暢的工作和生活環境。工作中要做到“寵辱不驚”，并要善于自我心理調適，克服心理挫折和心理障礙，保持身心健康。

四、性格

性格是后天形成的個性品質，是可塑的。秘書人員要培養自己良好的性格品質，應努力培養積極的人生態度；善于解剖自己，正視自己的性格缺陷；及時給自己樹立榜樣，自覺加以模仿。

（一）誠實。秘書人員誠實的性格體現在兩個方面：一方面，對黨、對人民、對領導講真話，忠誠老實，不弄虛作假，不陽奉陰違；另一方面，誠實地對待自己，如實反映自己的優缺點，不夸大，不隱瞞。秘書人員誠實正直的品質不僅影響工作作風和工作態度，還關系到黨和人民的事業。作為秘書人員，必須勇于堅持真理，實事求是。

（二）敏捷。秘書人員應具有思想敏捷，對事物敏感，易于接受、善于分析的性格特點。具有動作敏捷、做事干凈利落、不拖泥帶水、不拖拉、不推諉的特點。

（三）謙虛。謙虛是人們所公認的一種美德，是一種良好的性格品質。秘書人員只有謙虛，才能做到尊重他人，才能不居功自傲。一方面，應遵循自己的角色規范，嚴格按照工作制度和領導意圖辦事，虛心聽取他人的意見和建議；另一方面，只有謙虛，才能看到自己的不足，時刻保持積極的進取精神。

（四）穩健。秘書人員應遇事細心，觀察細致，考慮周詳。辦事穩妥，不冒失行事，也不敷衍了事。待人穩重，溫文爾雅。既不浮滑輕佻，也不冷漠。遇事不慌，泰然自若，從容處理，給人一種可信任感。

（五）寬容。所謂寬容，是指能容忍、有氣量。不過分計較和追究，能諒解他人，是胸懷寬廣的體現。秘書人員要有寬容的性格品質，能以大局為重，不計較小事，在非原則性問題上不斤斤計較，能忍讓；不計前嫌，團結與自己意見不同的人共事；不嫉賢妒能、故意刁難，向那些比自己有才能的人取長補短；寬容失誤，接納工作中探索卻沒有做成功的事情，幫助領導或同事汲取教訓，不斷積累經驗。

（六）自信。自信就是深信自己有能力去完成所擔負的各種任務。秘書人員的自信主要表現在對工作的積極性和主動性上。一個自信心較強的秘書，不僅會具有較高的工作熱情，也會產生戰勝困難的巨大勇氣。缺乏自信是一個人性格軟弱的表現，不僅會因縮手縮腳、猶豫不決而影響工作的正常開展，還會因自卑而喪失進取的勇氣。當然，秘書人員還要做到“自信之心不要缺，自負之心不應有”。

（七）堅毅。秘書人員應具有做事百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力。堅毅就要求對工作任勞任怨，工作不為人理解時仍能認真去做，甚至受到委曲時也能忍辱負重。堅毅還包括要努力克服自身的缺點。

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