論當前環境下事業單位人事檔案管理

李佑蓓

【摘要】本文主要從當前事業單位人事檔案管理的現狀、存在問題以及當前環境下事業單位提高人事檔案管理效率的策略等方面出發，對事業單位人事檔案管理問題進行了探討，旨在為事業單位進行科學的檔案管理提供一定的借鑒意義。

【關鍵詞】當前環境；事業單位；人事檔案；管理

所謂人事檔案管理，是指對人事檔案所進行的從收集、整理到保存再到被利用的整個過程。人事檔案是對人才在個人經歷以及專業素質方面的重要體現之一，對事業單位的人才選拔工作起著重要的參考作用。而在當前環境下，事業單位人事檔案管理工作呈現出諸多缺陷，與事業單位的長遠發展要求存在背離，因此事業單位必須對這一問題加以重視。

一、管理現狀

（一）管理方式。信息化和人工管理互相結合是目前我國事業單位人事檔案管理最基本的方式，而且以人工管理為主，計算機為輔助，完全智能化或完全人工管理的情況基本不存在。雖然很多事業單位在檔案管理時都配備計算機，但部分單位只是為了配合上級的要求，其實在實際人事檔案管理過程中的使用并不是很多。

（二）檔案的利用。利用主體和利用率是事業單位人事檔案管理的兩個主要要素。在利用主體方面，對于事業單位來說，服務應該是人事檔案管理的最主要目的，而非管理。而且基于管理原則下的人事檔案利用主體應該是多樣化的。但目前事業單位人事檔案業務都是管理員負責，例如事業單位其他部門的人員想要查閱檔案時，都是檔案管理人員在操作；在利用率方面，基本是在進行福利分配、評職稱等業務時才會查閱人員的人事檔案，人事檔案的利用率較低。

二、管理存在的缺陷

（一）管理認知存在誤區。在事業單位中，與其他事務相比，人事檔案管理在無形中被“邊緣化”，并沒有處在業務的核心位置。其無論是在業績的取得方面，還是對單位的貢獻方面，都不是非常突出。只有在特殊時期，才會顯示出其重要性，因此很容易被忽略。部分人事檔案管理人員認為檔案管理無非就是簡單的抄寫、保存以及為查詢提供服務，并沒有多大難度和意義，對人事檔案管理存在誤區，重要性意識有待加強。

（二）管理工作整體上存在問題。一方面，檔案管理環境有待加強。部分事業單位所設置的人事檔案管理環境比較簡單，不僅將檔案管理之所與日常工作開展的環境“融為一體”，沒有專門的檔案管理環境，而且在防火、防潮等方面的措施也有待加強。由于人事基本上為紙質檔案，因此一旦發生意外情況，極有可能會影響到檔案的使用；另一方面，檔案管理人員的綜合素養與管理工作不匹配。部分檔案管理人員并不是對口專業上崗，也沒有經過專門的檔案管理方面的培訓，因此在檔案的收集、整理以及歸檔等方面都不是很熟練，而且在科學性方面也達不到相應的標準。

（三）計算機的利用率不高。計算機的利用率不高是事業單位人事檔案管理存在的重要問題之一。很多事業單位在進行人事檔案管理時還是以傳統的人工管理為主。部分單位雖然使用了計算機，但只是簡單地對個人信息進行錄入，使用范圍較為狹窄，并沒有將其大規模、大范圍地與人事檔案管理相結合，計算機在人事檔案管理中的作用受到限制。

三、有效保障人事檔案管理效率的渠道

（一）改變管理意識，重視管理工作。改變管理意識，重視管理工作可從兩個層面進行。一是事業單位的領導人員。只有事業單位領導人員對人事檔案管理加以重視，以正確的態度對待檔案管理工作，才能促使下屬不斷提高對檔案管理重要性的認識。事業單位領導層應加強學習，對檔案管理的重要性以及對本單位發展的作用進行了解，并不斷對下屬人員進行普及。二是事業單位的檔案管理人員。檔案管理人員要與時俱進，從個人和單位的長遠發展角度出發，不斷更新自身的觀念。

（二）不斷提高事業單位人事檔案管理的水平和手段。一方面，對管理環境進行改善。事業單位應該在重視檔案管理的基礎上，不斷對本單位的人事檔案管理環境進行改善，例如開辟專門的空間作為檔案室，并對檔案室的硬件設置和軟件設施進行強化；另一方面，加強管理人員綜合素質和水平。事業單位可對人事檔案管理人員進行定期培訓和學習教育，形式可包括座談會、觀看優秀管理視頻以及進行檔案管理的專門學習培訓等。

（三）提高事業單位人事檔案管理的智能化和信息化水平。要提高事業單位人事檔案管理的水平和效率，就必須以計算機技術為基礎，不斷提高管理的智能化和信息化。具體來說，事業單位要將檔案管理和計算機技術相結合，使用先進的檔案管理軟件，不斷強化計算機的管理功能，實現建檔、歸檔、收集檔案信息、查閱以及保存等一體化，讓檔案管理工作更加高效。

四、結束語

在我國事業單位改革不斷深化的大環境下，人事檔案管理也處在新的市場形勢之中。由于社會治理以及事業單位內部的管理內容以及要求都發生了相應變化，因此人事檔案管理在內容和形式上較之以往也都有了很大不同。這就要求事業單位與時俱進，在新板塊中對人事檔案管理的內容進行升級，并將其與最新技術相結合，實現人事檔案管理的科學化。

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