事業單位檔案管理中現代化方式的利用方法淺談

高振海

（李滄區婦幼保健計劃生育服務中心，山東 青島 266000）

摘 要：目前我國經濟正處于高速發展的階段，信息傳播速度越來越快，我國已經進入大數據時代。事業單位作為經濟發展的主要支柱，國家對事業單位的管理也日趨嚴格。其中，檔案管理工作作為事業單位發展及運行的關鍵環節，利用現代化的管理方式來提高工作效率成為了主流趨勢。本文主要針對檔案管理現代化應用的重要性，并且對傳統檔案管理中存在的缺陷提出了相應的建議，以及對事業單位檔案管理中的現代化方式的利用方法做出了初探。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化方式；利用方法；建議

1 事業單位檔案管理中現代化方式的重要性

雖然我國信息技術正處于飛速發展的階段，但是在事業單位檔案管理方面仍然存在著一些不足之處，例如：單位檔案在不斷增多而管理軟件卻無法與時俱進；或者缺乏技術專業的人員來妥善處理檔案。因此，事業單位檔案現代化管理對于事業單位的發展具有重要意義，科學的運用計算機來管理檔案，不僅能夠提高工作效率，而且工作質量也得到提高，這種現代化的檔案管理方法不僅為相關部門的管理提供了便捷的渠道，也為事業單位的可持續發展提供了有力的保證。

2 事業單位檔案管理中存在的缺陷

2.1 事業單位檔案的真實性問題

現代社會信息的傳播速度不斷加快，信息造假也層出不窮。在現代社會中，人們的綜合素質不斷提高，誠實守信已經成為各個單位招聘人才的關鍵因素。由于人員的簡歷作為事業單位評定和考核職工的重要環節，所以加強對其真實性的管理成為事業單位檔案管理的主要工作。

2.2 事業單位檔案的保密性問題

傳統的手寫檔案比現代化的電子檔案更容易丟失，使許多員工的私密問題被泄露。雖然現代化的檔案管理比較嚴格，但是依然存在不法分子買賣檔案的問題，所以，在提高工作效率的同時，也應該注意做好電子文件的保密工作，以確保員工的自身利益不受到侵害。

2.3 事業單位檔案的保留問題

無紙化辦公已經成為許多事業單位的主要辦公方式，其中最主要的工具就是計算機，計算機具有容量大、運行快的特點，因此，所有的數據都被特定的計算機程序進行分類整理和加工，管理部門對檔案的尋找也越來越方便，極大的減少了傳統檔案管理方式耗時較長的問題。但這種檔案管理方式也存在著一些不足，當計算機系統癱瘓時，可能會造成電子信息的丟失或者全部銷毀，甚至有人惡意攻擊網站系統，給事業單位檔案管理造成難以估計的損失。

3 現代化方式在事業單位檔案管理的利用

3.1 在檔案檢索和目錄的管理

我們在事業單位檔案管理過程中首先映人眼簾的是目錄，目錄作為檔案內容的重要組成部分，不同的檔案都有各自的目錄，檔案目錄的建立是一項基礎性工作，直接聯系到檔案管理能否順利進行。隨著我國信息化的發展，科學技術在一步步的更新與進步，檔案管理工作的方式由人工手寫轉變成計算機打印。從繁瑣的工作簡化成輕松便捷的工作。關于檔案管理已經形成了專業的工作軟件，使用該軟件可以將檔案目錄與檔案資料有條理得進行專業化分類，并根據特定的分類標準自動將檔案資料進行保存，錄入到計算機內存中，防止丟失，提高檔案管理的便捷度和安全度，為日后使用時的方便打下基礎。在查詢某資料時，只需輸入相關的信息，系統便會自動將所需的資料有條理的羅列出來，包含主要內容等信息，利用現代化方式大大減少人力精力，還提高了查找資料的準確性，提高了效率。在事業單位管理中合理利用現代化的方式，在做好檔案保管工作的同時，還需要我們進一步的挖掘與創造，促進管理檔案管理目標的實現。

3.2 檔案庫房管理中的利用

隨著經濟快速發展，事業單位檔案庫房管理過程中，信息技術和計算機的應用進一步加深，有關工作人員可以根據技術要求建立一套完善的檔案庫房管理系統，實時監督和管理庫房管理，對庫房的有關設備進行控制保證檔案庫房環境滿足檔案管理的標準，讓庫房管理更加智能化和現代化。一旦出現不符合標準的情況出現，應該自動提醒管理人員，以便能夠及時采取相對應的措施，在事業單位檔案管理工作中有效運用現代化方式，促進事業單位檔案管理工作的現代化發展。

3.3 建立檔案管理相應的網絡

在我們的信息和互聯網時代，人們獲取信息方式層出不窮，信息需求量也急劇增長，檔案管理部門的效率無疑成為最熱的話題，所以，必須還要出臺新的檔案管方針，才能使得檔案管理工作獲得最大的受益。建立與時俱進的檔案管理網絡是滿足日益增長的工作要求，還能進一步推廣計算機技術在檔案管理中的應用。事業單位最終實現資源共享，在檔案管理部門與其他部門之間建立起信息的紐帶，讓檔案管理更加的現代化與科技化。

4 加強事業單位檔案管理中現代化方式利用的對策

4.1 培養專業的技術型人才

在任何一個工作單位，擁有專業技術的人才是非常必要的，事業單位也如此，所以，要在定期的時間內對檔案管理的相關人員進行專業的知識培訓，國家與政府部門也要大力支持對事業單位檔案管理人員以資金補助，鼓勵更多工作人員對知識進行強化，為今后更好的工作專業化打下結實的基礎，妥善解決實際工作中遇到的困難。

4.2 建立健全事業單位檔案管理相關制度

在現代化的檔案管理中，有法依法是為檔案管理能夠更好發展的基礎。比如在事業檔案管理中，對專利權進行維護，保護知識產權，每一項的專利技術都是創造人的血汗，對其專利進行保護是尊重創造人的勞動成果。事業單位要積極轉變陳舊的觀念，擺脫傳統思想的束縛，摸索現代化的各種新的模式，加強對事業單位檔案管理內容的安全。

4.3 促進信息技術在事業單位檔案管理中的應用

利用先進的信息技術應用在事業單位檔案管理工作中是我國信息快速發展的必然產物以及內在發展的必然要求。目前我國對于檔案管理的主要方式就是實現信息化和科學化，通過信息技術可以處理大量的檔案資料，使事業單位的檔案管理更趨向科學化，提高管理效率，合理地進行人員分配，真正實現對事業單位實施現代化的檔案管理。

5 結束語

檔案作為事業單位資源的重要集中地，對檔案進行綜合管理是工作有效運行的必要前提，因此運用現代化方式對事業單位檔案進行管理是事業單位發展的重要保障。當然，目前事業單位現代化的管理方式也存在不足之處，相關領導應該在明確檔案管理的目的的同時，合理的利用現代化方式來優化管理理論和完善管理方針，使檔案的管理效率得到提高，為事業單位的現代化發展提供動力。

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