城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息化管理存在問題及建議

童正花

摘 要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)。加強城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案信息化管理，確保業(yè)務(wù)檔案資料的安全完整和有效利用，是實現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件。“管理是手段，服務(wù)才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。要根據(jù)實際情況，采用多種形式，更好地為參保人提供服務(wù)，發(fā)揮檔案在規(guī)范經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理、主動服務(wù)社會大眾方面的積極作用。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；保險；信息化管理；問題建議

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)，加強城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理，確保業(yè)務(wù)檔案資料的安全完整和有效利用，是實現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件。盤龍區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會養(yǎng)老保險試點縣，截止目前，全區(qū)已有104351人參加城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險，其中享受城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險待遇的有28665人，待遇社會化發(fā)放率100%。盤龍區(qū)啟動城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范整理歸檔工作，所有參保、繳費、待遇領(lǐng)取、注銷資料按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（GB/T31599-2015）標(biāo)準(zhǔn)進行分類、裝訂，建立了臺賬，進行了歸檔，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案已全部規(guī)范化整理歸檔，并進行信息化管理。

2011年盤龍區(qū)推行城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，確定區(qū)、街道辦事處、社區(qū)三級業(yè)務(wù)檔案管理員，明確城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息收集、整理、建檔和管理責(zé)任，按照社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)完成檔案整理，推進城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理，將全區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險紙質(zhì)檔案歸類整理，錄入電子檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過努力，2013年，盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局經(jīng)盤龍區(qū)檔案局檢查考核，達到規(guī)范化要求，獲得云南省檔案局“黨政機關(guān)社會團體檔案工作規(guī)范化管理示范單位”稱號。盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理雖然取得了可喜成績，但由于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險起步較晚，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案建設(shè)還不完善，隨著工作實踐的開展，發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面有待解決的困難和問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

一、檔案資料收集整理不規(guī)范。隨著城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點的養(yǎng)老保險檔案管理制度，自城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險啟動以來，全區(qū)各級居保經(jīng)辦機構(gòu)都按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》、《盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費、注銷等資料填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，時有印章缺失、人為涂改等情況發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料完整性、客觀性、準(zhǔn)確性較差。

二、檔案管理人員專業(yè)性不強。目前雖然在全區(qū)各街道已經(jīng)確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓(xùn)，但是檔案工作人員的專業(yè)性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業(yè)培訓(xùn)較少，經(jīng)驗交流的機會也不多，有些檔案業(yè)務(wù)人員不熟悉檔案基本常識，對有關(guān)檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責(zé)任心參差不齊，出現(xiàn)知識水平高，工作經(jīng)驗豐富，責(zé)任心強的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯(lián)盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作經(jīng)驗差，責(zé)任心不強的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復(fù)復(fù)整理多次及檔案資料殘缺、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量。

三、檔案利用率不高。目前，盤龍區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理局正式使用，參保人員可通過檔案管理系統(tǒng)提取、查閱檔案，在檔案的利用中，業(yè)務(wù)檔案信息化也僅僅只局限于查詢，不能做到原文檢索。但是各街道、各社區(qū)尚未建立城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)，先進的技術(shù)覆蓋面較窄，在基層還不能很好的運用計算機輔助管理城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案，沒有更好的發(fā)揮檔案利用的價值。

為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案信息化管理的水平，也為其他的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險機構(gòu)提供參考，針對以上存在問題，特提出以下建議：

一、建立健全檔案管理規(guī)章制度。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理崗位職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。重點是加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學(xué)確定檔案保存價值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，認真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。要重視電子文檔的管理，相關(guān)電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。

二、認真進行檔案的分類管理。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，一般采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分為五類：①管理類：個人在辦理參保、信息變更、關(guān)系轉(zhuǎn)移，經(jīng)辦機構(gòu)在受理過程中形成的登記表單及證明材料，如參保登記表、變更登記表、轉(zhuǎn)移申請表等；②征繳類：經(jīng)辦機構(gòu)匯總保費收取、集體補助、財政補貼有關(guān)情況，以及個人補繳形成的表單等業(yè)務(wù)材料，如補繳申請表、繳費匯總表、集體補助匯總表等；③待遇類：待遇領(lǐng)取人在辦理領(lǐng)取手續(xù)，以及經(jīng)辦機構(gòu)在審核、支付待遇過程中形成的表單及相關(guān)業(yè)務(wù)材料，如待遇領(lǐng)取通知表、待遇核定表、待遇注銷表等；④統(tǒng)計類：在進行業(yè)務(wù)統(tǒng)計時形成的各類表單等業(yè)務(wù)材料，如年度統(tǒng)計報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析報告、季度（月）統(tǒng)計報表等；⑤稽核類：機構(gòu)監(jiān)管形成的稽核、監(jiān)察等材料，如稽核通知書、稽核報告等稽核材料、監(jiān)察材料、內(nèi)部控制材料等。一般來說，保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

三、提升基層人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。提升基層工作人員檔案管理水平是檔案信息化管理的重要條件。全區(qū)現(xiàn)在已經(jīng)基本實現(xiàn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理，這對業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要有專業(yè)的業(yè)務(wù)知識外，還要熟練掌握計算機系統(tǒng)知識，并正確規(guī)范運用到檔案管理工作中。可聯(lián)合檔案局積極組織基層檔案管理人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識和實際工作能力，并開展經(jīng)驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，改進工作中的不足之處，提高工作的效率。

四、加強檔案服務(wù)利用。搞好檔案提供利用，讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。目前，我區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案信息化管理，可通過檔案管理信息系統(tǒng)為參保人員查閱檔案，提高檔案的利用率。自2011年盤龍區(qū)啟動城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險以來，檔案利用已達329人次，主要為系統(tǒng)內(nèi)身份證、姓名、地址錄入系統(tǒng)錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯(lián)提供不一致的，需查閱原始資料。

“管理是手段，服務(wù)才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。要根據(jù)實際情況，采用多種形式，更好地為參保人提供服務(wù)，發(fā)揮檔案在規(guī)范經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理、主動服務(wù)社會大眾方面的積極作用。