城鄉居民社會養老保險檔案信息化管理存在問題及建議

童正花

摘 要：城鄉居民基本養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民基本養老保險待遇的重要依據。加強城鄉居民基本養老保險檔案信息化管理，確保業務檔案資料的安全完整和有效利用，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件。“管理是手段，服務才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發揮檔案的服務功能。要根據實際情況，采用多種形式，更好地為參保人提供服務，發揮檔案在規范經辦業務管理、主動服務社會大眾方面的積極作用。

關鍵詞：城鄉居民；保險；信息化管理；問題建議

城鄉居民基本養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民基本養老保險待遇的重要依據，加強城鄉居民基本養老保險業務檔案信息化管理，確保業務檔案資料的安全完整和有效利用，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件。盤龍區2011年7月被國務院批準為全國第三批新型農村和城鎮居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有104351人參加城鄉居民社會養老保險，其中享受城鄉居民社會養老保險待遇的有28665人，待遇社會化發放率100%。盤龍區啟動城鄉居民社會養老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員社會保險業務檔案的規范整理歸檔工作，所有參保、繳費、待遇領取、注銷資料按照《社會保險業務檔案管理規范》（GB/T31599-2015）標準進行分類、裝訂，建立了臺賬，進行了歸檔，城鄉居民養老保險檔案已全部規范化整理歸檔，并進行信息化管理。

2011年盤龍區推行城鄉居民社會養老保險業務檔案規范化管理，確定區、街道辦事處、社區三級業務檔案管理員，明確城鄉居民社會養老保險檔案信息收集、整理、建檔和管理責任，按照社會保險業務檔案管理規范標準完成檔案整理，推進城鄉居民社會養老保險業務檔案信息化管理，將全區城鄉居民社會養老保險紙質檔案歸類整理，錄入電子檔案管理系統。經過努力，2013年，盤龍區城鄉居民社會養老保險局經盤龍區檔案局檢查考核，達到規范化要求，獲得云南省檔案局“黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位”稱號。盤龍區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理雖然取得了可喜成績，但由于城鄉居民養老保險起步較晚，城鄉居民社會養老保險檔案建設還不完善，隨著工作實踐的開展，發現了一些業務檔案管理工作方面有待解決的困難和問題，主要表現在以下幾方面。

一、檔案資料收集整理不規范。隨著城鄉居民參保人數的逐漸增多以及城鄉居民養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，自城鄉居民養老保險啟動以來，全區各級居保經辦機構都按照《社會保險業務檔案管理規范》、《盤龍區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉居民社會養老保險檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費、注銷等資料填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改等情況發生，導致檔案資料完整性、客觀性、準確性較差。

二、檔案管理人員專業性不強。目前雖然在全區各街道已經確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓，但是檔案工作人員的專業性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業培訓較少，經驗交流的機會也不多，有些檔案業務人員不熟悉檔案基本常識，對有關檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責任心參差不齊，出現知識水平高，工作經驗豐富，責任心強的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作經驗差，責任心不強的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復復整理多次及檔案資料殘缺、整理不規范等現象，這些都嚴重影響了檔案的質量。

三、檔案利用率不高。目前，盤龍區城鄉居民社會養老保險檔案管理系統已經在城鄉居民養老保險管理局正式使用，參保人員可通過檔案管理系統提取、查閱檔案，在檔案的利用中，業務檔案信息化也僅僅只局限于查詢，不能做到原文檢索。但是各街道、各社區尚未建立城鄉居民社會養老保險檔案管理系統，先進的技術覆蓋面較窄，在基層還不能很好的運用計算機輔助管理城鄉居民社會養老保險檔案，沒有更好的發揮檔案利用的價值。

為了提高城鄉居民基本養老保險檔案信息化管理的水平，也為其他的城鄉居民社會養老保險機構提供參考，針對以上存在問題，特提出以下建議：

一、建立健全檔案管理規章制度。城鄉居民基本養老保險經辦機構應建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉居民基本養老保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。重點是加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學確定檔案保存價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質檔案建立有機聯系，確保齊全完整和信息安全。

二、認真進行檔案的分類管理。城鄉居民基本養老保險業務檔案分類應當按照城鄉居民基本養老保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，一般采用“年度—業務環節”的方法對城鄉居民基本養老保險業務材料進行分類、整理，及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。城鄉居民基本養老保險業務檔案業務環節分為五類：①管理類：個人在辦理參保、信息變更、關系轉移，經辦機構在受理過程中形成的登記表單及證明材料，如參保登記表、變更登記表、轉移申請表等；②征繳類：經辦機構匯總保費收取、集體補助、財政補貼有關情況，以及個人補繳形成的表單等業務材料，如補繳申請表、繳費匯總表、集體補助匯總表等；③待遇類：待遇領取人在辦理領取手續，以及經辦機構在審核、支付待遇過程中形成的表單及相關業務材料，如待遇領取通知表、待遇核定表、待遇注銷表等；④統計類：在進行業務統計時形成的各類表單等業務材料，如年度統計報表、統計數據分析報告、季度（月）統計報表等；⑤稽核類：機構監管形成的稽核、監察等材料，如稽核通知書、稽核報告等稽核材料、監察材料、內部控制材料等。一般來說，保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，城鄉居民基本養老保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

三、提升基層人員的業務素質。提升基層工作人員檔案管理水平是檔案信息化管理的重要條件。全區現在已經基本實現城鄉居民養老保險業務檔案信息化管理，這對業務經辦工作人員的業務素質提出了更高的要求，除了要有專業的業務知識外，還要熟練掌握計算機系統知識，并正確規范運用到檔案管理工作中。可聯合檔案局積極組織基層檔案管理人員進行檔案業務培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力，并開展經驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，總結經驗教訓，改進工作中的不足之處，提高工作的效率。

四、加強檔案服務利用。搞好檔案提供利用，讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。目前，我區已經實現了城鄉居民養老保險業務檔案信息化管理，可通過檔案管理信息系統為參保人員查閱檔案，提高檔案的利用率。自2011年盤龍區啟動城鄉居民基本養老保險以來，檔案利用已達329人次，主要為系統內身份證、姓名、地址錄入系統錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯提供不一致的，需查閱原始資料。

“管理是手段，服務才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發揮檔案的服務功能。要根據實際情況，采用多種形式，更好地為參保人提供服務，發揮檔案在規范經辦業務管理、主動服務社會大眾方面的積極作用。