審核性評估下的高等院校試卷歸檔建設

摘 要：開展本科審核性評估是高校發展的內在要求，試卷歸檔是高校教學管理的關鍵過程，在教學審核評估中起到重要憑證作用。高等院校的二級學院應當提高檔案管理意識，制定檔案管理制度，規范管理過程。本文將對南京林業大學林學院本科試卷歸檔中存在的諸多問題進行探討，并提出了一些可行性改進措施。

關鍵詞：審核評估；本科教學；試卷歸檔

近年來，全國開展的本科教育教學工作審核性評估是水平性評估后的新一輪評估，它對高校改革和發展起到積極的推動作用。南京林業大學（以下稱“我校”）2017年4月10日至4月14日迎接了本科教學審核評估，其中檔案管理工作是評估的一項重要內容。此次評估中，檔案組加班加點保障檔案調閱順暢，對評估起到了十分重要的作用[1]，達到了“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的效果。

教學檔案是衡量高校教育教學質量，科研學術水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學評估工作中起著舉足輕重的作用[2]。其中，試卷材料是教師學期授課效果體現，是學生學習結果的反映，是教學評估工作的基礎，做好相關歸檔工作至關重要。我校于2015年底成立了專門的評估辦，著重督促試卷歸檔工作的建設，要求二級學院自查和整改最近3年所有歸檔的試卷，并先后6次組織全校范圍內專項檢查。為了更好的迎接評估，達到審核評估目標，南京林業大學林學院（以下稱“我院”）積極參與我校組織的試卷歸檔檢查工作。根據審核性評估的五個原則，即目標性、主體性、多樣性、發展性和實證性，分析存在的問題，提出改進的措施，建設內涵，提升質量。

1 我院試卷歸檔情況

我校2005年參與了全國本科教學工作水平評估，取得了“優秀”的好成績。我院也一直延續水平評估的標準進行試卷歸檔，同時也依據學校的安排在不斷更新老舊規范，實行2015版新的歸檔規范，形成了我院現有的試卷歸檔原則、依據和要求。

（1）試卷歸檔基本原則：不管選修還是必修，不同校區的試卷一律分開裝盒，均按上交的時間先后順序從小到大編號。

（2）檔案編號依據：必修課按專業來分盒裝，選修課多個專業編入同一個號，如班級多一盒裝不下可以分別按班編號后加上-1/-2/-3等。

（3）試卷歸檔要求：我院根據我校最新歸檔要求和最新版歸檔材料制定學院試卷歸檔材料細則，細則包含整套材料規范歸檔的所有內容，各表格配有詳細說明，材料有：①試卷袋（新版），分裝A、B卷；②試卷檔案目錄；③試卷材料審核表；④試卷分析表，按課程分析；⑤成績登記表，注明構成明細；⑥考場情況記錄表，不同考場分開填寫；⑦空白A、B卷（新版）及答案/評分標準；⑧學生試卷/答題冊（期末、重修、補考）按學號順序從小到大依次排放，每份需任課老師簽名。重修、補考及緩考試卷/答題冊需用紅筆做上標記；⑨原始成績單。期末、重修、補考、補修成績單分開打印各2份，任課老師簽名，補考成績單審核人處系主任簽名。

2 我院本科試卷歸檔存在的問題

與“水平評估”不同，本次的教學審核評估主要看被評估對象是否達到自身設立的目標，評估結論反饋的重點也將是指出存在的問題，分析產生的原因，提出改進意見和建議。此次評估，我校在檔案建設方面高標準嚴格要求任課教師，目標是規范歸檔。學院為迎接教育部對學校本科教學工作審核評估，根據學校2015版歸檔要求，對保管的試卷檔案從2015年12月開始至2017年4月開展了無間斷的自查和整改工作，前后經歷共計9次專項檢查。檢查人員組成主要有：其他兄弟院系教學專長的老師、本院教學督導員、本院領導、本院系主任。我院雖然各項歸檔材料基本保存完整，但是離高標準還是有一定距離，存在一些普遍問題和個別現象，下面將對我院9次檢查結果進行分析與探討。

1、普遍問題：

（1）部分簽名處，只簽上姓名不寫時間；

（2）試卷袋仍使用舊版未及時更換為新版；

（3）試卷袋上內容填寫不完整，出現多處空白；

（4）未按要求提交課程原始成績單；

（5）學生補考成績單上審核人處未簽名；

（6）監考信息表缺副監考信息；

（7）分數合計有誤，出現多加分和少加分；

（8）批閱有誤處修改方式不符合要求，且未簽名；

（9）成績評定不符合教學大綱規定比例；

（10）平時成績登記表未及時更換，填寫不規范；

（11）批閱不規范，未根據評閱要求批閱試卷；

（12）沒有在成績登記表上登記重修、緩考和補考成績；

（13）試卷分析缺乏針對性。

2、個別問題：

（1）不同性質的課程共用一套試卷；

（2）試卷批閱有正有負分，卷面批閱修改太多；

（3）批閱的一門課程試卷多份出現分數錯誤問題；

（4）已過歸檔期限卻遲遲不交試卷歸檔材料；

（5）未按規定出卷，格式不規范，相鄰年份試卷重復率高；

（6）考場情況記錄未按要求填寫；

（7）材料審核表勾選的內容自相矛盾，未仔細審閱內容；

（8）出現研究生幫忙批閱試卷，修改痕跡多，卷面不整潔；

（9）期末考試期望平均成績與實際平均成績相差較大，分析不到位。

3 試卷歸檔問題原因分析

1、教師自身原因

（1）教學投入動力不足。當今高校教師重科研輕教學的風氣盛行，科學研究與教師職稱評定、績效考核和獎勵息息相關，付出和回報對等，因而更多的教師會選擇在科研上花功夫。而教師投入到本科教學的時間和精力普遍很有限，即便是分管教學的領導干部對教學重視度也是不夠，相比之下教學中的試卷歸檔一定會存在問題。

（2）教學歸檔工作繁瑣。教學檔案建設推動之所以存在諸多困難，一方面原因是歸檔比較細碎繁瑣，教師常會抱怨把簡單的事情復雜化，填寫一堆表格用處并不大。教師一時無法真正接受新的歸檔規范，總會找些借口來解釋沒有做好的歸檔任務。但是，經歷了第一輪的水平評估之后，我院的教學檔案歸檔工作已經逐步進入規范化。

（3）教學責任意識淡薄。有些老師認為本科生的課程和試卷應付一下就行了，不認真備課上課，期末考試更不會花時間認真批閱，敷衍了事，讓自己的研究生隨便下筆批改，導致錯誤連篇，尤其是學生比較關注的分數，動輒少加10分，這對上課的學生極其不公平。

2、教學管理不善

2.1 學校相關管理部分負責人員職責不明確，無法及時處理二級學院提出的相關問題，很難做到統一規范歸檔，主要體現在以下幾個方面：

（1）歸檔標準不統一。我校教務處多次組織專項檢查，但是從未給過一個具體的參照文件，每次檢查的標準都有所變化，提出的問題也是各式各樣，因此整改效率低、耗時長，尤其費精力。

（2）歸檔材料版本不一。新舊版本適用哪個學期沒有統一規定，2015版歸檔材料出來以前，老版本的歸檔材料有至少3套，內容、材料大小略有不同的版本。因版本多，加上通知不及時，任課老師無法知道哪個學期該用哪個版本，就會出現同一個學期不同老師使用不同版本的歸檔材料。

（3）歸檔表格常變化。老版本的試卷目錄上沒有材料審核表這一項，但是現在的新版本是有的。之前的材料審核表都是單獨存放的，至于現在要不要放進試卷歸檔材料里，無從知曉，所以管理起來比較混亂；材料審核表上學院審核人簽字處應該由誰來簽字也沒有明確規定。

（4）部分材料意義不清。老師們打印出來的原始成績單1式2份，按要求報送教務處1份，學院自己存檔1份，單具體存檔意義不清楚。學院存檔多是單獨存放，但是檢查的時發現，放進各個任課老師檔案盒里更利于查閱，相關部門沒有統一規定。

（5）試卷歸檔分工不明確。思政系列的老師教學任務由學工部門負責下發，但是試卷歸檔學工部門卻無人負責，最終材料交到學院教學辦統一歸檔。但是思政系列老師交來的材料卻不是按照教務部門新規定整理，學工部門另有歸檔規定，管理上分工不明確。

（6） 獎懲措施未落實。對于試歸檔材料做的好的老師，沒有貫徹落實相應的獎勵措施；對于未按照要求歸檔、未按時間截點送交材料、檔案多處出現錯誤的老師，沒有貫徹相關的懲罰措施。

（7）檔案信息化程度不高[3]。教學檔案管理上，還采用手工編制目錄的方式，沒有利用計算機進行檔案材料的管理、保存和查詢工作；沒有建成校—館—院分層的教學檔案網絡系統，利用高校教育網絡資源提高檔案管理水平和進行檔案信息資源開發程度不高，這樣就容易造成人為的錯誤。

2.2 學院教學管理人員缺乏系統的檔案管理經驗，很多具體事情都是口頭交接相傳，基本沒有院級的相應管理參考文件，不利于工作的延續。同時，歸檔工作量大、任務重、繁瑣細碎，卻得不到領導重視，容易產生怠慢情緒。

（1）檔案管理精力不足。我院教學管理人員有限，沒有專門的檔案管理人員，此項艱巨任務由教學秘書兼任，教學秘書既要做好日常的教學管理還要做好檔案歸檔工作，確實會造成檔案管理工作投入不足。

（2）檔案管理經驗缺乏。我院的檔案管理工作不是一直由哪個專門人員負責的，隔幾年會變化一次，但是在交接的時候都沒有接受正規的歸檔培訓。交接手續不全，材料不齊，交接無成文的歸檔制度，檔案管理一直處于探索階段。

（3）檔案管理方法陳舊。檔案管理一直是紙質化，效率低，工作被動，目前尚未做到像本科畢業論文那樣實現網絡化管理。手工歸檔的質量容易造成人為失誤，改動大的檔案還會丟失真實性。

4 試卷歸檔問題解決措施

（1）制定可以長期用來參考的歸檔細則。以此次本科審核性評估為契機，我院制定了相應的歸檔管理細則，檔案歸檔管理規范等。教師參照細則執行相關規定，可以大幅度提高教師試卷評閱和填寫效率，尤其對新進的年輕教師，可以起到促進養成良好的歸檔習慣作用。

（2）配備專人負責檔案管理工作。歸檔工作不是一朝一夕，一蹴而就的事情，是一項長期不間斷的任務，工作量大、強度高，要做好這項工作需有專人負責。檔案管理員本人負責試卷的收取和登記工作，認真查閱整套材料是否齊全，該填寫的內容是否填寫完整，不齊全或者有未填寫處應退回重新補齊填寫完整再收。

（3）及時再次核查檔案材料。收下的試卷檔案應安排專門時間再次核查材料，特別是分數方面，如發現有問題的及時做好紙質和電子登記，一周檢查一周安排任課教師本人到檔案室整改問題。

（4）建立切實可行的獎懲制度。根據檢查數據統計，40%左右的教師試卷歸檔存在分數問題，50%左右的教師試卷歸檔還存在其他方面的問題，因此建立嚴格的獎懲制度，如與職稱和績效掛鉤，可以提高教師對教學檔案歸檔的重視意識。

（5）優化歸檔材料和程序。現在的歸檔材料還是有部分不合理的地方，如成績登記表上就沒有明確標出可以登記重修、補考和緩考的地方；試卷袋上有的內容后面再次出現，應去掉不必要的重復部分。

（6）推進試卷檔案建設信息化。在本科教學審核性評估工作中， 由于涉及的內容標準高、要求嚴、指標體系及其觀測點多，依靠傳統的手工操作已經難以滿足本科教學審核評估的要求，因此要積極推進教學管理信息化進程[4]，實現部分歸檔材料甚至所有材料的信息化管理，提高辦事效率。

參考文獻

[1]俞笑春.本科教學工作水平評估視閾下的地方高校教學檔案建設[J]新課程研究，2013（4）：170-172。

[2]馬玉杰..本科教學評估與高校檔案管理工作研究[J]檔案學研究，2006，6：22-26。

[3]劉繼榮.從本科教學評估看高校檔案工作的問題及對策[J]山西大同大學學報（社會科學版），2010，6：101-103。

[4]謝建湘.高校教學檔案建設與本科教學工作水平評估的相互關系探討[J]湘潭師范學院學報（社會科學版），2007，29（1）：206-208.

作者簡介

嚴娟（1988-），女，江蘇泗洪人，漢族，碩士研究生，從事高校本科教學管理工作。

基金項目：“江蘇高校品牌專業建設工程”（PPZY2015A062）