如何以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊

【摘 要】隨著項目管理在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，圖書出版項目管理已經(jīng)成為我國出版界新的研究熱點。文章從項目管理理論出發(fā)，結(jié)合圖書出版實際，闡述了圖書項目經(jīng)理的地位、作用和職責(zé)，以及其應(yīng)具備的意識，并從項目團隊建設(shè)的必要性、打造項目團隊的關(guān)鍵要素、作為團隊中心的項目經(jīng)理應(yīng)具備的能力三個方面分析了如何以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊。這為更好地滿足圖書市場需求，突破傳統(tǒng)的出版模式，建立出版社內(nèi)部管理新模式提供了借鑒。

【關(guān) 鍵 詞】項目管理；圖書出版；項目經(jīng)理；圖書項目團隊

【作者單位】 申永剛，機械工業(yè)出版社。

【中圖分類號】G231 【文獻標識碼】A

當下，圖書出版項目化是出版業(yè)的一個大趨勢，但由于業(yè)內(nèi)很多人對項目管理的認識過于簡單，限制了其在出版行業(yè)的應(yīng)用。實施項目管理，出版社可根據(jù)出版項目的需要，配備相應(yīng)的編輯人員和管理人員。出版工作涉及編輯策劃、文字加工、印制裝幀、營銷銷售等多個環(huán)節(jié)，有效的分工、專業(yè)人員的協(xié)作會使出版工作事半功倍。在圖書出版過程中應(yīng)用項目管理具有很多優(yōu)勢，一方面項目小組會吸納各方面專才，組成團隊，彌補個體在某些環(huán)節(jié)上管理經(jīng)驗或業(yè)務(wù)知識的欠缺，為各類人才提供施展才華的廣闊舞臺；另一方面，項目管理是一個人人參與、互相學(xué)習(xí)的過程，項目組成員可以通過互相學(xué)習(xí)獲得成長，積累營銷、策劃、編輯等實踐經(jīng)驗。筆者認為，出版社采取項目管理模式是大勢所趨，而如何以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊更是值得探討。

一、什么是圖書項目經(jīng)理

一個項目的流程一般包括啟動、計劃、執(zhí)行、控制、結(jié)束和評估等環(huán)節(jié)。項目管理的內(nèi)容則包括成本管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理、質(zhì)量管理、集成管理、時間管理、采購管理和范圍管理等。項目經(jīng)理對項目負責(zé)，不僅要有豐富的知識，而且要有較強的項目管理能力。在出版社的日常經(jīng)營活動中，圖書項目經(jīng)理往往由優(yōu)秀的策劃編輯擔(dān)任。

1. 圖書項目經(jīng)理的地位和作用

圖書項目經(jīng)理是圖書出版項目組的核心人員，既是圖書出版項目的負責(zé)人，也是組織者，對出版過程的所有環(huán)節(jié)負責(zé)。圖書項目經(jīng)理一方面代表出版社的利益，要從大局出發(fā)，組織實施圖書項目，力爭給出版社創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值和社會價值；另一方面，其也代表了所在圖書出版項目組的利益。圖書項目經(jīng)理受出版社委托對項目整個過程負責(zé)，從選題立項開始就被授予充分的權(quán)利，在項目通過審批后負責(zé)執(zhí)行，在圖書發(fā)行后授權(quán)結(jié)束。在這個過程中，圖書項目經(jīng)理要全程負責(zé)組織協(xié)調(diào)工作，在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上提出圖書項目計劃，在項目實施過程中對成本、信息、目標、質(zhì)量等進行專業(yè)管理。從整個管理過程看，圖書項目經(jīng)理具有不可取代的作用。

圖書項目經(jīng)理要對出版社、項目組成員和讀者三方負責(zé)，同時，要培養(yǎng)服務(wù)大局觀，站在為出版社服務(wù)的角度開展項目合作，對項目進行協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制。圖書項目經(jīng)理應(yīng)積極落實國家的出版方針政策，恪守企業(yè)內(nèi)部的各項規(guī)章制度；應(yīng)接受出版社的考核和監(jiān)督，定期向出版社領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報工作；應(yīng)積極上報項目組成員在項目運作過程中遇到的困難、問題，并主動想辦法解決；應(yīng)充分發(fā)揮契約精神，按照出版合同規(guī)定負責(zé)圖書出版的全過程，主動搜集各方面的意見，生產(chǎn)高質(zhì)量的圖書產(chǎn)品服務(wù)讀者。

2. 圖書項目經(jīng)理的職責(zé)

圖書項目經(jīng)理的工作要與其崗位相匹配，在其位謀其政，其具體職責(zé)包括以下方面。

（1）決策。主要包括財務(wù)安排、選題策劃、人事任免等決策。財務(wù)安排包括分配圖書出版項目資金，制定資金的流出和流入計劃，購買工具、辦公用品，采購生產(chǎn)資料等。選題策劃包括選定圖書項目策劃方向、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，定位讀者，尋找作者等。人事任免包括項目組成員的選擇、解聘等。

（2）控制。主要體現(xiàn)在對制度和生產(chǎn)的控制上。項目運轉(zhuǎn)需要相應(yīng)的制度做支撐，為項目組成員開展工作提供依據(jù)。制度控制可從兩個層面解析。宏觀上，圖書項目的實施要符合國家的方針政策，出版活動要依照管理規(guī)范開展；微觀上，項目組成員不能破壞出版社的規(guī)章制度。生產(chǎn)控制有三個原則——事前策劃、事中監(jiān)督、事后檢查。圖書項目經(jīng)理一方面可以采取全面的質(zhì)量管理方法，實施科學(xué)控制，有效提高生產(chǎn)質(zhì)量；另一方面可以通過建立溝通渠道，增加成員之間的溝通交流來保證項目優(yōu)質(zhì)、高效地完成。

（3）組織。組織是為了更好地完成工作。項目經(jīng)理對組織分工做出安排，決定哪些工作可以外包完成，哪些工作可以內(nèi)部消化。項目經(jīng)理一方面要最大限度利用組織中的出版資源，實現(xiàn)產(chǎn)出最優(yōu)化；另一方面要對圖書出版過程涉及的各項活動做出合理安排。

（4）協(xié)調(diào)。主要是協(xié)調(diào)項目組內(nèi)部、項目組與出版社之間的關(guān)系，如各工序的安排、職能部門之間的分工等。項目經(jīng)理要合理安排生產(chǎn)周期，有效地分配成本費用，以實現(xiàn)項目效益最大化，并消除各環(huán)節(jié)之間的矛盾。

（5）制定規(guī)章制度，管理項目文檔。為了保證項目順利實施，在項目實施前或?qū)嵤┻^程中，項目經(jīng)理要制定完善的項目管理制度，指導(dǎo)和規(guī)范項目組成員的行為，讓他們的工作有規(guī)章可依。此外，一個項目結(jié)束后，項目經(jīng)理要做好總結(jié)工作，整理和保存項目的相關(guān)文檔，為下次立項提供參考。項目文檔包括項目介紹、分解任務(wù)、各崗位工作描述、人力資源匯總圖等。

3. 圖書項目經(jīng)理應(yīng)具備的意識

（1）整體意識。圖書出版首先要進行市場調(diào)研，其次是選題策劃、組稿、編輯加工、印制，再次是上市銷售，最后是退市核算。這些環(huán)節(jié)形成一個有機整體。項目經(jīng)理在市場調(diào)研階段就要考慮市場營銷的問題，比如封面、版式設(shè)計與圖書的內(nèi)容是否匹配，外包裝要精裝還是平裝，如何定價才能提高銷量，怎樣打動目標讀者，宣傳促銷的方式等。項目經(jīng)理要認識到任何一個環(huán)節(jié)都不是獨立存在的，考慮這些環(huán)節(jié)的解決方案時要考慮項目整體，要在項目的約束條件和目標框架下解決問題。

（2）規(guī)劃意識。周密的規(guī)劃是保證項目具有可控性的基礎(chǔ)。古語有云，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，一本圖書在市場上受到認可，暢銷、常銷，不是單個環(huán)節(jié)左右的結(jié)果，從選題策劃、編輯加工到印刷、宣傳，再到鋪貨，各個環(huán)節(jié)通力合作、運作順暢才有可能實現(xiàn)最終目標。因此，項目管理者要有規(guī)劃意識，周密分析各環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險，與團隊成員一起制訂有效的風(fēng)險解決方案，讓項目始終處于可控狀態(tài)。

（3）成本意識。成本是企業(yè)經(jīng)營所需付出的經(jīng)濟價值，它不但給企業(yè)經(jīng)營帶來直接風(fēng)險，還關(guān)系到企業(yè)的最終效益。圖書出版的各環(huán)節(jié)會產(chǎn)生很多成本，比如市場調(diào)研費用、稿費、排版設(shè)計費、紙張費、營銷費等。在收益不能完全掌控的情況下，成本控制顯得尤為重要。項目經(jīng)理要對各環(huán)節(jié)的成本支出進行預(yù)測并制訂合理的計劃，有效實施控制，沒有有效的成本管理，就無法獲得理想的收益。

（4）質(zhì)量意識。圖書質(zhì)量包括印刷裝訂質(zhì)量、編輯校對質(zhì)量、圖書內(nèi)容質(zhì)量等。圖書沒有好的質(zhì)量，就難以產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益。項目管理者要具備質(zhì)量意識，要通過打造高質(zhì)量的產(chǎn)品實現(xiàn)預(yù)期的項目目標。

（5）溝通意識。在圖書出版項目中，項目經(jīng)理負責(zé)整個項目的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制和評價。在圖書生產(chǎn)和銷售的過程中有很多復(fù)雜的交互關(guān)系，比如項目組和作者、排版人員、校對人員、美術(shù)設(shè)計人員、印刷廠之間的關(guān)系，這些關(guān)系都需要協(xié)調(diào)，因此要求項目經(jīng)理具有很強的溝通能力，能與各方面進行有效協(xié)調(diào)，保證項目的順暢運行。

二、以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊

出版社不僅需要項目經(jīng)理，更需要組建以項目經(jīng)理為中心的項目團隊，只有這樣，才能有效實施項目管理。

1.組建項目團隊的必要性

第一，出版行業(yè)激烈競爭的影響。目前，國內(nèi)圖書市場環(huán)境復(fù)雜，國外出版力量涌入、民營書業(yè)崛起、讀者需求多樣化、新媒體沖擊等情況促使出版社優(yōu)化內(nèi)部管理模式，管控項目進度，充分開發(fā)現(xiàn)有資源，采用節(jié)約時間成本的方法，以應(yīng)對市場不斷變化的需求，提高出版效率，進而提升自身競爭力。組建以項目經(jīng)理為中心的項目團隊，可以改變出版社長期以來的事業(yè)單位管理模式，打破其內(nèi)部的溝通壁壘，由項目團隊來協(xié)調(diào)各部門力量，更好地進行成本控制、時間管理和溝通管理，進而生產(chǎn)出符合市場導(dǎo)向和讀者需求的高品質(zhì)圖書。

第二，現(xiàn)代出版業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著新媒體、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代出版業(yè)發(fā)生了結(jié)構(gòu)性變化，圖書出版不再以單一的紙媒形式出現(xiàn)，圖書出版+新媒體的形式成為出版業(yè)新的發(fā)展趨勢。從內(nèi)容上看，現(xiàn)代出版業(yè)不僅開發(fā)了圖書出版領(lǐng)域的內(nèi)容資源，還延伸到相關(guān)的教育和培訓(xùn)等領(lǐng)域。

在復(fù)雜的現(xiàn)代出版環(huán)境下，如何運作大型的圖書項目，如何以市場為導(dǎo)向有效協(xié)調(diào)各個工種，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置？出版社可以組建項目團隊。項目經(jīng)理根據(jù)項目的需要從各職能部門選取專門的業(yè)務(wù)人員，組成圖書項目團隊，這個團隊為了完成共同的目標一起努力。在這個項目團隊中，項目經(jīng)理是總負責(zé)人，對項目的進度負責(zé)，管理和控制項目周期，合理配置資源，最終帶領(lǐng)團隊實現(xiàn)項目目標。這種組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)扁平化特征，其有很多優(yōu)勢，如消除部門之間的矛盾、節(jié)約執(zhí)行成本、使橫向各部門之間的溝通更加順暢、提高資源利用效率等。項目組成員在相同的利益驅(qū)動下協(xié)同作戰(zhàn)，為達成最終目標而努力。

2.打造項目團隊的關(guān)鍵要素

打造項目團隊的關(guān)鍵要素有以下幾點。

第一，轉(zhuǎn)變觀念。構(gòu)建圖書項目團隊，轉(zhuǎn)變項目組成員的觀念非常重要。首先，要增強項目組成員的項目參與意識，增強其責(zé)任感。其次，團隊應(yīng)該有一個既定的目標，為團隊成員指明工作方向。這個目標還可以具體分解到各個團隊成員的身上，促使他們朝這個目標努力奮斗。

第二，協(xié)作意識。項目組成員是從各個職能部門抽調(diào)的專業(yè)人員，在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，為了完成共同的項目目標而努力。信息時代，商業(yè)競爭日益激烈，項目組成員要意識到，孤軍作戰(zhàn)是沒有前途的，團隊協(xié)作精神才是應(yīng)對競爭的法寶。因此，項目組成員要學(xué)會跨部門合作，掌握有效的溝通技巧，與他人共同成長，樹立責(zé)任心，做事不推脫，提高工作效率。

第三，專業(yè)技能。項目小組成員應(yīng)練好專業(yè)基本功，在專業(yè)深度上下功夫，利用專業(yè)技能把每一件事做好、做到位，提高自身的競爭力。

第四，成為復(fù)合型出版人才。項目管理制使得傳統(tǒng)的編輯負責(zé)制的壁壘被打破，項目組成員之間可以取長補短，相互促進。負責(zé)不同工作的人員，可以在這個過程中加強自身對出版全流程的認識，學(xué)習(xí)和掌握出版各環(huán)節(jié)所需要的知識和技能，進而成為一個復(fù)合型的出版人才。項目組成員應(yīng)明白出版流程中涉及的選題、編輯、加工、生產(chǎn)、營銷等工作只是基礎(chǔ)，面對圖書市場復(fù)雜多變的形勢，應(yīng)該主動學(xué)習(xí)數(shù)字出版方面的知識，以勝任未來多元化的復(fù)合型出版工作。

3.作為團隊中心的項目經(jīng)理應(yīng)具備的能力

第一，項目管理能力是項目經(jīng)理的必備技能。項目經(jīng)理是整個圖書出版項目的首要負責(zé)人，大到編輯加工，小到通讀稿件、審查核片，都必須做到頭腦清晰、心中有數(shù)，才能有效開展各項工作。因此，項目經(jīng)理要不斷學(xué)習(xí)管理理論，提升管理素養(yǎng)，增強綜合能力，比如業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力、執(zhí)行能力等，才能做好項目團隊的掌舵人。

第二，制定和執(zhí)行項目管理流程的能力。圖書出版工作是一項規(guī)范性的工作，圖書出版項目運行過程中一切活動都是相互聯(lián)系的，且有一定的先后順序，后面的環(huán)節(jié)是在前面環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上進行的，這些活動環(huán)環(huán)相扣，不可缺少也不能顛倒，它們共同構(gòu)成一個整體。因此，實施圖書出版項目管理必須制定科學(xué)規(guī)范的項目管理流程，并嚴格執(zhí)行，才能有效加強對業(yè)務(wù)流程的管理和監(jiān)控。

第三，執(zhí)行過程的監(jiān)控能力和執(zhí)行結(jié)果的評估能力。對項目管理執(zhí)行過程的監(jiān)控和對執(zhí)行結(jié)果的評估，是提高圖書出版項目質(zhì)量的保障。一方面，監(jiān)控是對執(zhí)行過程的檢驗，評估是對執(zhí)行結(jié)果的反饋，兩者相輔相成；只注重執(zhí)行過程而不重視結(jié)果反饋，那么執(zhí)行方法是否有效無法判斷。另一方面，評估可能會給出版社帶來新的啟發(fā)，進而促使其在細分市場中發(fā)掘新的圖書出版系列。出版項目執(zhí)行過程的監(jiān)控效果受前期論證影響很大，沒有前期論證樹立的明確目標，對項目執(zhí)行過程的監(jiān)控將無的放矢，很難取得好的效果。對執(zhí)行過程進行有效監(jiān)控，理性分析和評估執(zhí)行結(jié)果，找到項目的成功經(jīng)驗與失敗教訓(xùn)，能促使項目經(jīng)理提高項目管理質(zhì)量。

第四，項目溝通能力。在項目管理的過程中，項目經(jīng)理必須高度重視溝通的作用，通過溝通了解項目進程，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并針對問題采取有效的應(yīng)對措施。項目經(jīng)理同時要意識到，與項目組成員的溝通可起到有效的激勵作用，讓他們認識到自己的主人翁地位，從而全身心地投入項目。在項目的內(nèi)部，成員與成員之間、部門與部門之間，上下級之間都涉及溝通的問題，只有溝通渠道暢通無阻，項目才能順利開展。

第五，協(xié)調(diào)項目管理制度與出版社其他制度的能力。圖書出版項目涉及多個環(huán)節(jié)、多個部門，以及許多系統(tǒng)性的工作。因此，項目經(jīng)理需要協(xié)調(diào)項目管理制度與出版社現(xiàn)行其他制度的契合性，一方面將項目管理的方法與出版社現(xiàn)狀進行匹配，另一方面建議出版社領(lǐng)導(dǎo)合理升級原有管理制度，為新模式、新方法的實施提供良好的配合機制。

現(xiàn)代出版業(yè)涉及多個領(lǐng)域，除了紙質(zhì)圖書的出版，還有數(shù)字出版、衍生品開發(fā)、影視、教育培訓(xùn)等。由于現(xiàn)代出版業(yè)的復(fù)雜性和多元化，組建項目團隊是大勢所趨。以項目經(jīng)理為中心打造項目團隊，可有效整合資源，處理涉及多部門、多線程的任務(wù)，生產(chǎn)出符合市場導(dǎo)向和讀者需求的高質(zhì)量產(chǎn)品。這種矩陣型組織結(jié)構(gòu)更加扁平化，相比傳統(tǒng)職能型組織結(jié)構(gòu)有很多優(yōu)點，如消除部門間的矛盾，節(jié)約執(zhí)行成本，使橫向各部門之間的溝通更加順暢，提高資源利用效率等。由各個職能部門成員組成的項目團隊，給項目組成員制定了共同的目標，大家在相同的利益驅(qū)動下協(xié)同作戰(zhàn)，合理分配圖書出版所需的各種資源，最終達成項目目標。而且在項目運作中，團隊成員可以快速成長，獲得扎實的業(yè)務(wù)技能與知識、較強的溝通能力、團隊合作和組織策劃能力，最終實現(xiàn)出版社人力資源的合理配置。

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