加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的措施探討

摘 要：隨著社會整體發(fā)展水平的進(jìn)步以及改革開放事業(yè)的進(jìn)一步深化，我國各個部門、各個機(jī)構(gòu)的檔案在數(shù)量以及規(guī)模上都發(fā)生了很大的變化。由此，也對檔案管理的規(guī)范化提出了更高的要求。但是反觀當(dāng)下我們不難發(fā)現(xiàn)，由于受種種因素的制約，因此我國的檔案管理的整體水平較低、規(guī)范化程度較低，嚴(yán)重降低了檔案管理與利用的效率。基于此，本文在第一部分闡述了當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，進(jìn)而又對這些問題存在的原因進(jìn)行了深層次的研究；筆者結(jié)合個人檔案管理經(jīng)驗，針對第一部分中存在的問題，于第二部分提出了提升檔案管理規(guī)范化的幾點措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

對于個人來說，檔案集中反映了個體工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況，因此做好檔案管理工作能夠為企事業(yè)單位知人用人提供依據(jù)；對于企事業(yè)單位來說，檔案記載了與單位建立發(fā)展有關(guān)的事件，其中也包含在發(fā)展過程中開展的一些活動、登記的一些項目等，這些材料不僅能夠作為有關(guān)部門檢查的證據(jù)還能夠為單位決策等提供經(jīng)驗。因此我們說，檔案管理工作效率的高低、規(guī)范化程度的高低直接影響著單位的整體發(fā)展水平。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

盡管近年來隨著社會發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，我國的檔案管理工作取得了很大的進(jìn)展。但是作為一名檔案管理者我們應(yīng)當(dāng)意識到，當(dāng)前我國的檔案管理工作與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在較大的差距，檔案管理規(guī)范化、制度化程度仍然較低。筆者通過結(jié)合個人多年以來的檔案管理經(jīng)驗，將造成我國檔案管理規(guī)范化程度低下的原因總結(jié)為以下幾點：

（1）各部門對檔案管理的重視程度不足

檔案管理工作是否能夠規(guī)范化進(jìn)行受很多因素影響，其中單位對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。

但是當(dāng)前我國很多的單位并沒有認(rèn)識到這一點，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，有些單位舍不得投入資金來更新檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其運行設(shè)備落后陳舊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

（2）我國檔案管理信息化程度較低

目前在我國仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，即通過人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來進(jìn)行檔案管理。這種檔案管理方式規(guī)范性很差，非常容易出錯。以檔案查找為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理者首先要要求查找者為其提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進(jìn)行逐個查找，最后再到庫房調(diào)閱檔案資料。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式程序復(fù)雜、耗時耗力，而且準(zhǔn)確性低，不僅阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

（3）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當(dāng)前我國檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差。

首先，由于單位對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責(zé)任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗不足。再次，單位缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時滿足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的需要。最后，由于部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

（4）檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低

首先是因為檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；其次由于當(dāng)前很多單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐；最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用，單位以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當(dāng)下。因此綜合這幾方面因素就導(dǎo)致目前有著單位的檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

2 提升檔案管理規(guī)范化的措施

（1）完善檔案管理制度

當(dāng)前很多單位內(nèi)部的檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗。因此，檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。單位在進(jìn)行完善檔案管理制度時，要注意以下兩點：一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對性的開展檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性。

（2）更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。檔案管理工作也一樣，要想促進(jìn)自身規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，就必須緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進(jìn)行檔案管理工作時，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行檔案管理等等。

（3）提升檔案管理者綜合素質(zhì)

要想提升檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，就要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以為其提供人才保障。

首先要提升單位檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些檔案管理規(guī)范化工作技巧，增強(qiáng)個人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動，防患于未然。

（4）提升全體工作人員對檔案管理的意識

我們上文中也已經(jīng)提到，檔案管理工作對于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對檔案管理工作的重要性有一個深刻的認(rèn)知。給檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

3 小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我們的檔案管理工作仍然存在著一系列的問題。因此，要想進(jìn)一步提升檔案管理規(guī)范化程度，仍需我們?yōu)橹粩嗟呐Α?/p>

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作者簡介

李小梅（1971-），女，江蘇省泰州市，本科，畢業(yè)于江蘇省委黨校法律專業(yè)，助理檔案員，研究方向：房產(chǎn)檔案管理。