我國醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

邵仲巖，張聞煜

（齊齊哈爾大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院，黑龍江齊齊哈爾161006）

我國醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

邵仲巖，張聞煜

（齊齊哈爾大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院，黑龍江齊齊哈爾161006）

醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展對人民健康和經(jīng)濟發(fā)展有重要影響。現(xiàn)按照管理層管理和經(jīng)營層執(zhí)行角度對醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進行研究，首先闡述醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，之后針對現(xiàn)狀進行原因分析，最后結(jié)合其他行業(yè)、國外先進管理經(jīng)驗對我國醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制進行優(yōu)化。

醫(yī)藥行業(yè)；內(nèi)部控制；優(yōu)化對策

一、我國醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

盡管在我國內(nèi)部控制體系的標準已經(jīng)有明確要求，但各家企業(yè)之間的情況千差萬別，實行內(nèi)部控制的結(jié)果也各有不同。以2015年為例，根據(jù)迪博內(nèi)部控制指數(shù)顯示，醫(yī)藥行業(yè)共149家，剔除6家指數(shù)為0的企業(yè)，其他內(nèi)部控制指數(shù)在700以上的企業(yè)有31家；600-700之間有85家；600以下有27家，其中有3家低于400，如表1所示。

表1 2012-2015年醫(yī)藥行業(yè)迪博內(nèi)部控制指數(shù)

從指數(shù)顯示情況看來，2015年內(nèi)部控制指數(shù)排名前十的企業(yè)中有5家是制造業(yè)，醫(yī)藥行業(yè)中排名第一的云南白藥在全部行業(yè)排名中尚未進入前50。我國醫(yī)藥企業(yè)多已存在內(nèi)部控制體系并在經(jīng)營中得到使用，但受到種種因素的制約和影響，行業(yè)整體內(nèi)部控制水平相對一般。

二、我國醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制存在問題

（一）管理層內(nèi)部控制存在的不足

第一，管理層對于內(nèi)部控制的重視程度不足。醫(yī)藥行業(yè)中銷售人員在員工比例中占大多數(shù)且長期出差，為了擴大市場、滿足銷售目標等情況，管理者對于業(yè)績良好的銷售人員格外“寬容”，對其在工作中違反某些制度要求表示默許，這就導(dǎo)致制度硬性要求達不到效果。

第二，人才儲備不足。醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展需要高質(zhì)量的專業(yè)人員作為支撐。具有醫(yī)藥相關(guān)專業(yè)知識的員工對企業(yè)的發(fā)展十分重要，需要其了解行業(yè)發(fā)展、政策變動情況并且負責(zé)培訓(xùn)。這類人才在市場上數(shù)量有限，加上企業(yè)出于節(jié)約成本等原因考慮聘用兼職人員，存在不能及時解決問題的情況。

第三，部門職責(zé)劃分不清。在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中涉及到多個部門屬于正常情況，但在流程當(dāng)中存在部門職責(zé)交叉就導(dǎo)致了推諉情況出現(xiàn)，出現(xiàn)需要進行后續(xù)解決跟蹤的問題涉及到兩個及以上部門，這時問題劃分解決就根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見進行處理。加上醫(yī)藥行業(yè)特點，業(yè)務(wù)通常是按“線”進行，財務(wù)人員負責(zé)該線全部地區(qū)核算，銷售人員只針對負責(zé)地區(qū)進行溝通。無論是財務(wù)還是銷售，都各自負責(zé)各自部分，進行平行管理，無牽頭部門進行管理考核，造成管理資源的浪費且容易出現(xiàn)管理盲區(qū)，極易出現(xiàn)某一省區(qū)各條線同時管理或同時不管理的情況。

第四，缺少應(yīng)急處理機制。醫(yī)藥行業(yè)屬于高風(fēng)險行業(yè)，從研發(fā)生產(chǎn)到儲存銷售中間經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有可能對產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生影響，而產(chǎn)品質(zhì)量一旦發(fā)生問題對企業(yè)的影響幾乎是致命的。對于高利潤的醫(yī)藥行業(yè)而言，可能會存在利潤造假、偽造合同等情況，問題被發(fā)現(xiàn)時對企業(yè)的形象和信譽都會產(chǎn)生影響。應(yīng)急處理機制在處理突發(fā)事件中會為企業(yè)帶來很大幫助。但建立應(yīng)急處理機制需要占用一定的資金和人員，盡管國家食品藥品監(jiān)督管理等部門已經(jīng)明確制定措施，但企業(yè)按照規(guī)定進行設(shè)計執(zhí)行的卻不多。

（二）經(jīng)營層內(nèi)部控制存在的不足

第一，財務(wù)管控職能沒能得到有效發(fā)揮。企業(yè)進行年度預(yù)算時會由各部門參與、制定年度費用預(yù)算，財務(wù)部門制定預(yù)算樣表，對預(yù)算進行合理控制以及對比分析。對于預(yù)算的限額各部門理應(yīng)清楚明確，按照計劃執(zhí)行并進行嚴格控制。但在實際執(zhí)行中，由于受到管理者重視程度以及各部門員工對制度了解程度的影響，存在超出合理預(yù)算的情況。預(yù)算制定后執(zhí)行情況不理想，其硬性約束作用沒有發(fā)揮出來。

第二，應(yīng)收賬款管理寬松。醫(yī)藥企業(yè)為了提高銷售額、搶占市場，對于應(yīng)收賬款的管理較為寬松，存在壞賬的風(fēng)險性也較大。各醫(yī)藥企業(yè)對應(yīng)收賬款回款的期間和限額均有明確規(guī)定，但受市場需求和客戶要求影響，醫(yī)藥企業(yè)產(chǎn)品銷售價格變動頻繁、變化性大且各地區(qū)標準不統(tǒng)一。在活動期間客商經(jīng)常申請超額授信、逾期回款，大多時候企業(yè)會表示同意，導(dǎo)致產(chǎn)生壞賬的可能性大大增加；政策的經(jīng)常性變動對于企業(yè)管理部門員工工作難度和工作量也有所增加，導(dǎo)致管理難度加大。

第三，信息系統(tǒng)不完善。醫(yī)藥行業(yè)業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、涉及部門多，加上國家各項政策要求限制、市場復(fù)雜，對管理水平要求高。這就要求醫(yī)藥企業(yè)溝通和信息傳遞的全面性、靈活性、及時性和有效性。在業(yè)務(wù)流程中信息的傳遞多為縱向傳遞，通過流程審批等程序軟件進行，但部門與部門之間橫向溝通缺乏軟件平臺，不能保證信息及時傳達給各部門員工。

第四，審計效力低。按照規(guī)定，醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部設(shè)有審計部門，專人專崗的定期和不定期審查相結(jié)合的方式進行審計，但受到人員數(shù)量和專業(yè)素質(zhì)的限制，加上醫(yī)藥行業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜性、多樣行的特點，不定期審計制度基本形同虛設(shè)。高回報意味著高風(fēng)險，各部門涉及到內(nèi)部審計時能做到配合工作，但處于自身發(fā)展也采取隱瞞保留的態(tài)度；若審核工作不夠細致，問題就存在被隱藏的可能性。還有，縱使內(nèi)部審計部門與被審計部門相互獨立，但雙方在利益、目標、領(lǐng)導(dǎo)指引約束等方面有著千絲萬縷的聯(lián)系，難以保證其獨立性。

三、優(yōu)化醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制對策

（一）管理層內(nèi)部控制優(yōu)化對策

作為內(nèi)部控制體系的主要制定和引導(dǎo)監(jiān)督層，管理者對制度的重視程度和執(zhí)行情況起著很大的標桿作用。管理層應(yīng)當(dāng)從自身做起，嚴格執(zhí)行內(nèi)部控制標準，并將內(nèi)部控制與企業(yè)日常經(jīng)營活動相融合。提升內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)高度，結(jié)合發(fā)展目標、提升到戰(zhàn)略層面，以便全員意識到內(nèi)部控制建設(shè)執(zhí)行的重要性。對于違反內(nèi)部控制規(guī)定的情況，按照制度進行處罰，不能因為自己認為可行或人情關(guān)系免除處罰，維護制度的公正性和權(quán)威性。

對管理部門員工數(shù)量和質(zhì)量進行提升，保證有足夠人員完成工作，采取措施管理“吃空餉”員工，不能因為個人感情因素對員工有所差別對待。既要引入并通過薪資獎勵、領(lǐng)導(dǎo)認同、企業(yè)歸屬感等方式留下技術(shù)能力強的專家型人才，也可以和高校合作進行委托培養(yǎng)。實行員工多元化培訓(xùn)，設(shè)立人才培養(yǎng)計劃，培養(yǎng)多方面人才，使員工在提升專業(yè)技能同時學(xué)習(xí)新知識，實現(xiàn)和企業(yè)的共同成長。

定期組織各部門召開會議對業(yè)務(wù)流程進行梳理，在會議過程當(dāng)中明確各部門職責(zé)，特別要求新入職員工參加，能夠?qū)Ω鞑块T工作情況和職責(zé)盡快了解。由于公司不斷發(fā)展、政策變化等原因?qū)е虏块T間產(chǎn)生職能交叉情況，也可以借助會議進行問詢和劃分，明確職責(zé)。加強流向管理，設(shè)置牽頭部門或增設(shè)人員崗位對客商進行考核，在平行管理基礎(chǔ)上對各條“線”進行縱向管理，避免資源浪費，減少管理盲區(qū)。

按照相關(guān)部門規(guī)定建立應(yīng)急處理機制，劃撥專款作為備用。為了節(jié)約資金，企業(yè)可以針對緊急各類緊急情況在各部門員工中進行選拔培訓(xùn)，日常仍進行本職工作，一旦出現(xiàn)情況各部門人員迅速組隊投入補救。

（二）經(jīng)營層內(nèi)部控制優(yōu)化對策

建立財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)，加強事前預(yù)算事中監(jiān)測。編制預(yù)算前，各部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，存在疑問及時與財務(wù)人員進行溝通。考慮市場變化情況和各部門需求進行彈性預(yù)算，避免憑借主觀經(jīng)驗進行預(yù)算編制，增強預(yù)算編制的科學(xué)性、合理性。改進預(yù)算執(zhí)行情況，充分發(fā)揮預(yù)算的控制作用，將規(guī)定落實到制度。對于不能準確核對預(yù)算情況的部門應(yīng)定期向財務(wù)部門進行匯報，確定預(yù)算是否超出比例，由財務(wù)部門作出分析評論并提供預(yù)警。

設(shè)置專人專崗進行信用風(fēng)險管理，對客商各條線的應(yīng)收賬款金額和回款情況做出統(tǒng)計，設(shè)計欠款、回款明細表，及時對應(yīng)收賬款回款情況進行統(tǒng)計并向銷售人員、管理層以及客商反饋。當(dāng)客商申請逾期還款或超額授信時向崗位人員進行信息詢問，對信用等級良好、合理風(fēng)險范圍內(nèi)的予以批準。完善企業(yè)具有自身特色的信息系統(tǒng)，增設(shè)管理軟件模塊。由財務(wù)部門牽頭，要求各地區(qū)負責(zé)人、倉庫等部門按期匯報銷售、出庫情況，三者進行核對保證數(shù)量金額上相符。使用OA、LYNC、釘釘?shù)溶浖O(shè)置溝通機制對信息傳遞、反饋方式、溝通對象和內(nèi)容進行規(guī)定，暢通溝通渠道。

在確保審計人員職權(quán)前提下，定期進行輪崗保證獨立性。將定期審計和不定期審計相結(jié)合，設(shè)定每次審計的側(cè)重點。增強審計人員自律意識，定期學(xué)習(xí)考核違規(guī)處理辦法，一旦發(fā)現(xiàn)問題嚴格按照規(guī)定處理；定期進行培訓(xùn)考核，不是要求所有業(yè)務(wù)處理辦法全部了解，掌握核心關(guān)鍵點、重點審核部分即可，也要對審計人員職業(yè)思維和敏感度進行培養(yǎng)。實現(xiàn)審計工作現(xiàn)代化，將信息技術(shù)手段與傳統(tǒng)表格相結(jié)合，現(xiàn)場審計與非現(xiàn)場審計向結(jié)合，提高審計效力。

四、結(jié)論

通過對醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)部控制中普遍存在問題進行分析，可以發(fā)現(xiàn)我國醫(yī)藥企業(yè)基本會設(shè)置內(nèi)部控體系按照標準執(zhí)行程度有待提升。管理層從制度決策上、經(jīng)營層從執(zhí)行實施上進行改進，符合醫(yī)藥行業(yè)特點。在激烈的市場競爭環(huán)境中，各家的組織架構(gòu)、制度均有所差異，企業(yè)應(yīng)考慮行業(yè)情況結(jié)合自身目標和經(jīng)營特點完善管理，提高經(jīng)營效率，為長期發(fā)展提供保障。

[1]張 然，胡一川.企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制缺失后果案例分析[J].新會計，2012(7)：10-12.

[2]王愛群.高成長企業(yè)內(nèi)部控制問題與對策[J].東北師大學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2016(2)：129-132.

［責(zé)任編輯：紀姿含］

F275

A

1005-913X（2017）08-0130-02

2017-05-18

齊齊哈爾大學(xué)2016年研究生創(chuàng)新科研項目(YJSCX2016-033X)

邵仲巖(1972-)，男，哈爾濱人，博士，副教授，碩士生導(dǎo)師，研究方向：內(nèi)部控制、人力資源、組織管理；張聞煜(1992-)，女，哈爾濱人，碩士研究生，研究方向：內(nèi)部控制。