信息化背景下科研單位圖書資料管理探析

賈敏+宋旭莉

摘要：信息技術的發展給信息資料的應用與傳播帶來了翻天覆地的變化，傳統的圖書資料管理模式已無法滿足信息化時代的要求，如何在信息化背景下進行圖書資料管理成為目前亟待解決的問題。本文首先分析了科研單位圖書資料的特點、作用、信息化帶來的影響及圖書資料管理現狀，并在此基礎上提出了相應的措施與對策。

關鍵詞：信息化；科研單位；圖書資料；管理

信息技術的迅速發展，給圖書資料管理工作帶來了巨大的挑戰，同時也提供了前所未有的機遇。作為科研院所科技創新體系的重要組成部分，科研單位圖書資料室面臨著嚴峻的考驗，只有順應時代發展的改革才能適應社會需求、促進自身發展。網絡信息化技術的出現無疑為圖書資料管理提供了巨大的便利，將信息技術與圖書資料管理有機結合起來，從而實現圖書資料的信息化管理，以便更好的為科研服務。

一、科研單位圖書資料管理的特點

科研單位，是以科學發展為宗旨、以科研事業為媒介、在項目研究過程中進一步實現科技與人類文化進步、最終實現服務社會為目標的科研機構的統稱，肩負著社會、國家科技研發與創新的重任。相應的，科研單位的圖書資料與本單位的科研方向具有明顯的一致性，并呈現其獨有的特性，即館藏的資料學科專業性較強，能夠反映某一學科領域發展的新成果、新動向，隸屬于科研一線的專業研究；信息服務具有針對性，主要讀者群是專業能力較強、知識水平及計算機應用能力較高的科技工作者；要求圖書資料信息服務工作的時效性和技術性強，能夠使讀者更快地獲取利用價值較高的最新信息[1]。由此可見，圖書資料作為科研單位進行研究與創新的重要知識載體，其管理模式顯的尤為重要，如何在信息化背景下做好圖書資料管理工作，是我們面臨的一項重要課題。

二、圖書資料在科研工作的地位和作用

圖書資料是經過歷史篩選與沉淀的一種重要的知識信息，是一種重要的科研資料來源。科研單位的館藏圖書及資料室收集、加工的資料、文獻都是對科研工作有用的信息材料，是科研人員從事研究的第一手資料，是科研的知識信息支柱和強有力的后盾，其質量與服務程度直接影響科研工作的開展及科研成果的水平和質量[2]。圖書資料在科研工作進展的各個階段起著至關重要的作用。無論在科研準備、進展還是結題階段，科研人員都要廣泛的收集、查閱資料，對所開展的課題研究背景做一個全面的了解，并在此基礎上制定出科學可行的研究計劃，進而對所掌握信息材料進行加工、分析和整理，并在時代要求下發揮創新思維，形成自己獨有的系統的研究內容及科研成果，這些都離不開豐富的圖書資料的鋪墊與貢獻。因此，合理利用單位的圖書資料有利于提高科研工作的效率，有利于科研人員花較少的勞動時間取得高效的學術成果[2]。

三、信息化對圖書資料管理的影響

在信息化時代下，圖書管理不再單純以紙質材料為媒介，而是逐漸轉變為以電子形式儲存文件為主。信息化使得資料文獻的類別與圖書室內部構成發生了很大的改變，文獻保存與傳播是虛擬的，利用電子信號進行傳送，運用互聯網資源構建自身網站，讓人們在網絡中查找自己需要的資料、文獻與書籍，通過軟件下載到客戶端，實現互聯網服務一體化[3]，這在很大程度上提高了讀者搜索、利用信息的效率，不僅節約了時間，也減少了開支。資料形式的改變使得管理方式及工作內容也發生了變化，計算機及軟件式管理代替以往的人工管理，工作內容也由單純的借書、登記等擴展到及時上傳與更新現有的網絡信息資源，從而滿足科研人員的工作需要。

四、科研單位圖書資料管理的現狀

1、對圖書資料管理工作不夠重視。一直以來，科研單位的圖書管理工作沒有得到足夠的重視，缺乏正確的認識和長遠規劃。圖書資料室作為單位的重要資源管理部門，管理體制也不盡完善，日常管理工作更是呈現隨意性和盲目性，嚴重忽略了圖書資料室為科研工作服務的職能，這不僅限制了到圖書管理工作的開展，無法滿足科研人員對于信息資料利用的需求，也直接影響到為科研工作服務的水平。

2、圖書資料管理硬件設施配備不足。由于信息網絡化技術的提高，傳統的人工管理模式即陳舊設備已無法滿足現代化圖書資料管理的需求。圖書資料室缺乏必要的硬件設施，有的單位沒有配備專門供讀者檢索服務的計算機，沒有建立專業電子信息數據庫等，無法實現圖書資料的現代化、信息化管理。大量的課題研究材料仍以紙質的形式隨意存放，造成查找困難，給科研人員的借閱帶來了諸多不便。

3、缺乏專業的管理人才。信息化圖書資料管理離不開專業的管理人才。即使圖書資料室實現了網絡信息化管理，如果沒有具備專業能力和業務素質的管理人員，也無法取得理想的管理效果，甚至會給圖書館或資料室帶來一定的損失[4]。由于之前大多數管理人員并非圖書管理專業，專業技能不高，面對先進的設備、軟件及信息化管理模式，有些不知所措，無法勝任信息技術較強的圖書管理工作，不利于單位資料室的發展。

4、數字化、網絡化應用程度較低。在迅速發展的信息時代，圖書資料管理信息化成為一種不可阻擋的趨勢。然而，多數科研單位還局限在傳統管理方式上，不僅圖書資料室仍以紙質知識信息為主，并且依舊采用人工登記的方法、面對面手工操作。這種管理方式相對比較落后，沒有與網絡信息技術密切結合起來，導致圖書資料管理效率低下，不能更好的適應當前科研人員的借閱要求。

五、信息化背景下圖書資料管理的新理念

1、緊跟發展趨勢，提高管理意識。在信息化背景下，要做好圖書資料管理工作，要求管理人員必須緊跟發展趨勢，轉變觀念，充分發揮主觀能動性，提高管理意識。為此，圖書資料室需要加強和完善組織管理、資源建設及服務評價等方面的工作，從而形成一系列完備的管理體制。管理工作人員不僅要增強自己的信息意識，掌握最新市場動態，注重捕捉與單位科研相關的最新信息；還要樹立創新意識，要從傳統的模式中走出來，變“被動服務”為“主動服務”；把藏書為主的借閱服務轉變為積極主動的信息服務；把以物為主的基礎管理轉變為以引入科研項目為主的服務；將傳統管理模式轉變為全方位和深層次的信息服務模式[5]。endprint

2、加強基礎設施的投入。由于信息網絡技術的提高，圖書資料管理改革已成為必然，要想更好的為讀者提供服務，就必須加大投入。古人云，“巧婦難為無米之炊”，只有引進先進的設備，保證基礎設施的配備完善，才得以在新形勢下充分利用信息化技術，實現圖書資料管理系統的現代化管理。

3、培養專業的管理人才。目前，圖書資料管理模式正處于改革關鍵期，工作內容從以往的圖書資料采集、借閱服務轉變為具有針對性的個性化、數字信息化、多樣化的綜合服務，這就對圖書管理工作人員提出了新的要求。不僅要求圖書管理工作者具有一定的組織管理能力、計算機與網絡運用能力，還要掌握一定的圖書信息管理知識及外語專業知識，能夠利用現代技術手段收集、整理、分析各種信息資源，熟悉網絡工具的檢索功能與策略，及時有效地為科研人員提供全方位的深層次服務。另外，還應加強對圖書管理人員的繼續教育培訓，制定人才培養規劃及激勵機制，只有這樣才能跟上信息化時代的步伐，適應新形勢下單位發展的需求。

4、與本單位科研工作相結合，建立圖書資料管理新模式。（1）優化館藏，建立專業數據庫。科研單位圖書資料室應根據本單位的性質、專業范圍以及研究的方向和重點，做好圖書資料的基礎儲備工作，建立與科研生產相適應的館藏體系，采集和補充文獻資料，由以往單一的印刷型向多媒體方向擴展，加大電子文獻、網絡文獻的入藏比例，做好重點學術資料的收集與整理。根據單位科研需求，利用現代網絡對各種信息資源進行收集篩選、整合加工，建立具有專業特色的館藏書目數據庫和學科專題數據庫[5]。（2）優化服務，搭建共享平臺。科研單位圖書資料工作的主要職能是為科研工作提供服務。由于單位的專業設置及科研人員的研究領域不盡相同，對信息資料的需求也不同，這就要求圖書資料室要有針對性的去收集文獻資料，下載網絡信息資源，組建科研專題數據庫，并定期進行更新與補充，為科研工作提供專業化服務。另外，一方面，在單位內積極與各科室、各專業課題組聯合建立文獻資料的動態檔案，實現內部共享機制；另一方面，主動與兄弟單位、各大網站、情報研究機構、國家圖書館等部門開展合作交流，加強信息資源的建設，推進信息服務資源的共享，從而提高科研機構圖書資料室的信息服務能力，為科研工作的開展提供更優質的服務。

在信息與科技高速發展的時代，科研單位圖書管理工作要實施全面的創新，必須結合本單位實際，轉變服務理念，強化信息服務意識，注重專業性人才的引進與培養，充分利用信息網絡技術，構建自身網絡數據庫、創立共享平臺，實現館藏與網絡資源的平衡與互補，為各項科研工作提供及時、有效的信息資源，最大程度地發揮圖書資料室在科研工作中的重要作用，為繁榮發展科學研究事業作出應有的貢獻。

參考文獻

[1] 白梅.科研院所專業圖書館的建設與發展現狀[J].科技情報開發與經濟，2015，25（8）：66-68.

[2] 林俐.加強圖書資料服務，促進科研事業發展[J].貴州民族學院學報（哲學社會科學版），2010（5）：203-205.

[3] 戴遠霞.網絡信息化環境下加強圖書資料管理研究[J].中國管理信息化，2016，19（2）：177-178.

[4] 高華.網絡信息化環境下加強圖書資料管理初探[J].開封教育學院學報，2016，36（2）209-210.

[5] 譚婉玲.網絡環境下科研單位圖書館的信息服務[J].圖書館論壇，2001，21（3）：72-74.endprint