加強企業(yè)人事檔案管理，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展

蔣朝暉

摘 要：一個檔案管理好的企業(yè)，對檔案能進行合理的開發(fā)、利用，并實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，這樣既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實現(xiàn)一舉多得。 各職能部門若能對檔案信息進行有效的利用與開發(fā)，也能提高其工作效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮其職能部門的作用，為企業(yè)增創(chuàng)效益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事， 檔案管理，企業(yè)發(fā)展

隨著企業(yè)人事制度改革的不斷推進，企業(yè)人事檔案工作也越來越重要。

一、企業(yè)人事檔案工作對企業(yè)的發(fā)展起到促進作用

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進作用。

二、目前企業(yè)人事檔案工作中存在的一些問題

雖然人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中有如此重要的作用，然而目前企業(yè)人事檔案工作卻不那么盡人意。有的企業(yè)有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，人事檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來；有的企業(yè)檔案意識還不夠強，對人事檔案工作的關(guān)注還不到位，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個末位的工作，工作隨意性較大；更有部分企業(yè)沒有檔案意識，檔案管理處于“五無”狀態(tài)。歸納起來主要存在以下幾大問題：

1、部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視。有些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案工作沒計劃，場所、經(jīng)費、人員上沒有保障。

2、部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。有些單位檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

3、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。有些單位不配備專職檔案管理人員，采取兼職辦法應(yīng)付，且兼職管檔人員工作變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟，嚴重影響檔案管理水平。管理手段較陳舊，不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，導(dǎo)致檔案紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4、人事檔案收集工作力度不夠。部分單位沒有一套完整的收集歸檔工作管理制度，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象時有出現(xiàn)，甚至檔案材料要么不全，要么有些材料在內(nèi)容和形式上雷同，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

5、人事檔案管理的信息化程度不高。有些單位在人事檔案管理上，計算機技術(shù)還沒有廣泛運用，不利于人事管理效率的提高，并造成一定的資源浪費。

三、如何有效地開展企業(yè)人事檔案工作，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展

企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題不容忽視，為了更好地服務(wù)于企業(yè)，我們主要應(yīng)從哪些方面來開展好企業(yè)人事檔案管理工作呢？

1、收集材料是基礎(chǔ)。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。我們要進一步強化檔案資源建設(shè)，把企業(yè)人事檔案收好、管好、用好。

2、加強檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。重視檔案工作，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

3、建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。開發(fā)和利用檔案信息資源，建立完善數(shù)據(jù)庫，通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強檔案管理，不斷創(chuàng)新企業(yè)人事檔案服務(wù)機制，促使檔案管理現(xiàn)代化。

4、努力培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊伍。企業(yè)人事檔案部門仍處于弱勢，我們要加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。

檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)和人事信息，掌握企業(yè)基本情況和人才流動，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要優(yōu)化整理、歸檔、分類、登錄等工作，做到精化、細化、量化和信息化，使檔案信息及時有效地傳遞到企業(yè)相關(guān)部門，為企業(yè)管理服務(wù)。

總之，檔案管理是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而企業(yè)人事檔案又是企業(yè)檔案管理中的重中之重。當前市場的競爭歸根到底是人才的競爭，只有加強人才管理，企業(yè)才能在市場競爭中立于不敗之地。優(yōu)秀的企業(yè)人事檔案管理體系可以為企業(yè)的發(fā)展提供了必不可少的人才的保障。因此，我們要努力加強企業(yè)人事檔案管理工作，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

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