不動產登記檔案數字化工作的實踐

隨著不動產登記制度的實施，社會上對土地、房產產權產籍的重視程度被提高到新的高度，傳統的紙質登記檔案已經不能滿足查詢服務的要求，亟待通過運用現代化信息技術對紙質檔案進行加工，提高服務效率和質量。本文對檔案數字化加工過程中組織制度的健全，保密措施的完善，質量控制的嚴密和數據成果的完備等幾個方面進行了探索。

1 組織制度要健全

不動產登記檔案數字化工作是一項復雜的系統工程。工作實施之前，要對館藏土地（房產）檔案進行抽樣調查，對掃描的工作量做出科學評估。結合實際情況，成立工作領導小組，建立組織協調構架，明確工作職責，落實工作任務。同時建立健全管理制度，根據《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）及相關標準和規定，制定檔案數字化加工項目技術標準規范，明確項目驗收標準。同時要求項目加工方與檔案主管方簽訂項目保密協議，在實體檔案安全保護、加工場所及工作人員安全保密等方面進行制度約束，確保項目安全可控。數字化掃描工作主要由檔案館內部人員進行組織協調，安全保密、質量抽查、成果驗收等工作。

2 保密措施要完善

安全保密管控是對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先評估，并針對數字化工作過程中人、物、環境等因素，從技術和管理層面采取必要的措施，有效控制泄密等安全事故的發生。檔案數字化工作的安全保密控制主要有：規章制度的建立、工作場所的選擇、人員的安全培訓、實體檔案的使用、數字檔案的備份和存儲等。

（一）保密協議的簽訂確認。項目啟動前，檔案主管方要與加工方簽訂安全保密協議，明確相關的安全保密要求，安全防范職責，相關責任追究，確保檔案數字化加工項目萬無一失，杜絕任何泄密事件發生。同時，加工方與其員工也要簽訂保密制度協議，上墻公示，接受監督。

（二）工作場所的安全管理。基于對實體檔案進出庫的管理和對檔案本身質量的管護，要求檔案數字化加工須在檔案館辦公場所內進行，加工場所應盡量選擇距離檔案庫房近的地方，配備監控系統和適合檔案短期存放的有利條件。

（三）加工人員的安全培訓。檔案數字化工作工程量大，需要充足的人力保障。加工人員進場前必須經過系統地培訓方可上崗工作，通過培訓使其認識到檔案數字化過程中必須遵守的安全、保密規定，明確所承擔的義務和責任。檔案館安排專人在加工場所進行監督。

（四）實體檔案的安全防護。檔案的出庫和入庫都必須嚴格履行交接手續，填寫紙質檔案出進庫（借還檔）登記表、安排專人在交接過程中清點案卷數量，備注特殊情況，每項任務結束后，由檔案館和加工方雙方簽字確認，并留存備案。

（五）加工過程的安全管理。嚴格按照涉密要求加強對整個加工過程的安全管理。嚴禁加工方工作人員攜帶具有攝像功能的設備和移動存儲介質帶入加工場所，所有進場使用的計算機設備未使用的USB口或網絡接口都貼上封簽。項目完成后，所有加工設備撤離前，必須取出所有存儲設備，統一交由檔案館按照涉密設備管理規定進行保管。

3 質量控制要嚴密

質量是檔案數字化工作的生命線，檔案數字化成果要達到預期的質量要求，必須采取一系列作業技術和手段，對檔案生產加工全過程進行監管，消除質量上所有的瑕疵，達到質量最優要求。

（一）技術指標的確定。不動產登記檔案是永久或長期保存的民生檔案，從提高掃描數據質量，滿足利用需要的角度出發，檔案數字化成果除了用于網上查詢瀏覽外，還有打印還原以及OCR漢字識別等功能需求。因此，為便于成果應用和管理，反映檔案的真實面貌，應選擇彩色掃描，圖像分辨率應選擇不低于300dpi這一技術參數。

（二）加工方的質量控制。加工方一般采取借檔-拆卷-掃描-校對-核驗-裝卷-還檔的流水線作業方式，采取錯誤率與工資掛鉤的辦法，激勵工作人員提高責任心，提高工作效率，避免檔案文件缺、跳、漏、歪、倒、模等關鍵錯誤發生。若經加工方發現確屬原檔案目錄與卷內文件有錯誤的，立即通知檔案館人員，對該檔案案卷及檔案系統中的著錄信息進行同步修正，確保檔案準確無誤。

（三）檔案館的質量控制。這個項目應提供充分的人員保障，參與數字化加工項目流程監控，重點做好借還清點和抽檢工作，抽檢率控制在10%，同一批抽檢驗收的數據合格率高于95%，視為驗收通過。抽檢中發現問題，記錄錯誤信息，并及時反饋給加工方進行復查整改，在問題太多的情況下，要求加工方對該批次全部返工整改，直至檢查合格。通過嚴格執行驗收標準中設定的指標和要求，倒逼加工方采取嚴厲措施，保障檔案數字化成果的質量。

4 數據成果要完備

土地登記檔案的數字化工作最終結果是形成便于社會利用的檔案信息資源，數據及數據庫成果直接影響檔案利用的服務質量。

（一）數據成果的存儲備份。檔案掃描的圖像數據最終體現在應用服務上，實際意義在于應用價值。所有形成的數據成果須備份三套以上。一套植入檔案利用系統，方便查閱利用；一套用于密封保存，放進防磁防火保險柜中，專人保管。一套有條件的話可以異地保存。同時，須對所有硬盤存儲的數據進行比對檢驗，確保備份的數據完整、可讀。

（二）數據成果的安全利用。所有完整的數據成果，除了用于檔案館本身查詢利用外需求外，還應服務不動產登記信息管理基礎平臺的建設。不管是檔案系統還是登記系統，要明確數據管理員、檔案管理員、查詢利用者的責任及登錄權限，所有登錄利用信息均在數據庫終端實時進行監控。

（三）數據庫的整合維護。紙質檔案數字化工作完成后，加快資源和系統的整合，構建統一的數字化檔案管理平臺已成為不動產登記檔案數字化管理工作的發展方向。要建立統一的檔案數字化管理平臺，將檔案數據納入平臺統一管理和維護，并實時對系統進行升級優化。

參考文獻

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[2]符起道：《紙質國土檔案數字化工作的實踐與探討》，載《蘭臺世界》P58-60，2014年10月增刊。

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[4]彭健：《國土資源檔案信息化建設淺析》，載《國土資源》P32-34，2015年第4期。

作者簡介

李剛，男，碩士研究生，現工作于桂林市不動產登記中心，任主任助理，研究方向土地管理、土地檔案、不動產登記。endprint