論檔案管理中的音像檔案管理

梁冬晨

摘 要：檔案管理主要涵蓋檔案實體管理、專門檔案管理和檔案信息化以及檔案信息資源開發等內容。音像檔案作為一種專門檔案，分為視覺、聽覺、試聽綜合三類，包括照片檔案、唱片檔案、錄音檔案、聲像檔案等等，在整個檔案工作和社會事業中都占據著舉足輕重的地位。現筆者就以照片檔案和錄音錄像檔案為重點，淺析音像檔案的管理與利用。

關鍵詞：管理；照片檔案；音像檔案

1 照片檔案

1.照片檔案的構成及種類。

照片檔案是用照相機將影像攝錄于感光材料上而形成的檔案，是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感官材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案主要由底片、照片及文字說明三部分構成。

底片和照片有著十分密切的聯系，為了避免在頻繁地使用過程中受到磨損、丟失等，往往采用復制底片的方法，制作翻版底片。在歸檔時，每張底片必須附有一張照片，作為照片檔案保存，并需要以文字說明起到解釋說明、串聯整體、補充說明等的作用。文字說明與底片和照片相輔相成，是照片檔案不可缺少的一部分，沒有文字說明，就難以理解照片上的內容。

照片檔案從不同角度可以分成不同的種類，按照攝影目的和表現的方式可以分為新聞照片檔案、科技照片檔案、藝術照片檔案、公務活動照片檔案等。

2.照片檔案的特點。

照片檔案是以感光材料為載體，以影像為反映信息的一種方式，它可以記錄宏觀世界的各種事物，又可以記錄微觀世界的諸多現象。它給人一種直觀感，能使記錄的事物形意結合，形象生動。它具有真實性、形象性、直觀性、生動性、交流性等特點。

3.照片檔案的管理。

科學、合理地管理好照片檔案，是身為檔案管理者的重要工作內容之一，而廣泛收集、科學整理、安全保管則是管理好照片檔案的基礎。

（1）在照片檔案的收集上，要按照國家頒布的《照片檔案管理規范》和相關規定，通過一定的接收制度和專門征集的辦法，將有價值的照片整理和保存起來。

照片檔案的收集要求包括：

第一，要建立照片檔案的收集、歸檔制度。按照《照片檔案管理規范》和有關規定，指定出切實可行的照片檔案歸檔制度。對歸檔時間、方式、范圍、方法等做出規定使之制度化。

第二，保證接收質量和數量。照片檔案在接收中，除了要保證檔案照片在形成中的質量外，還要保證照片內容的質量。在接收數量上，也要結合檔案的內容和特點有所控制。數量太少容易出現漏洞和缺憾，不能準確表達檔案內容；而數量太多則需要去粗取精、合并同類等。

第三，按照《照片檔案管理規范》的規定，具體歸檔和收集范圍應包括：

一是反映本單位主要職能活動和工作成果是我照片檔案；而是領導人和著名人物參加本單位、本地區有關的重大公務活動的照片；三是反映本地區重大事件、重大事故、自然災害及異常現象的照片；四是本單位組織或參加的重要外事活動的照片；五是與本單位其它載體檔案有密切聯系的照片；六是反映本地區地理、古跡、以及自然風光和民間風俗的照片；七是其他有保存價值的照片。

在實際工作中，可以根據本單位照片檔案的實際情況，結合《照片檔案管理規范》的有關規定確定收集范圍。

（2）照片檔案的整理

照片檔案的整理方法因照片檔案的數量、狀況和保管單位等也有較大的差別。照片檔案在整理時應本著有利于保持照片檔案的有機聯系，便于保管和提供利用的原則。照片檔案的底片應單獨整理和存放，照片和文字說明應一同整理和存放。

第一，關于底片。對于底片數量少的單位，在整理底片時可以不分類，按照底片收集和整理的先后順序進行流水編號。可以用鐵筆刻寫在底片乳劑面片邊或是刻寫在齒孔間的乳劑面上，注意在刻寫時不要損傷影像；對于底片數量多的單位，可以按照制成材料、年度、內容等分類。底片經過分類編號后，要進行目錄登記，以備查閱。

第二，關于照片。照片的分類與編目，主要是根據本單位的實際收集情況和利用者的需要而定。一般是按照照片反映的內容或不同類的專題進行分類。如果數量少，可以用歸類的方法；數量多還可以進行細分。照片分類后，應該將照片組成案卷。以便查找和后續利用。

第三，關于文字說明。文字說明包括時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等六個要素。除了這六個基本要素外，還應說明研究課題、商品或產品名稱、工程項目等等。文字說明是照片檔案中不可或缺的一部分，沒有文字說明，照片檔案就不完整，因此，需要及時找到有關部門和人員予以補充。文字說明分為兩種。一種是在每一卷或一組照片內的每張照片的文字說明，另一種是在每一案卷或一組照片的總說明。

（3）照片檔案的保管

照片檔案的保管，要有適宜的外部環境。有條件的單位應該設立專用庫房，即使沒有庫房的單位，在保存照片檔案時，也應該在具有密封、防潮或濕度較小、通風干燥的環境下。溫度以14—24℃，相對濕度40—60%為宜。底片要求在13—15℃，相對濕度35—45%為宜，此外，就是庫房內的晝夜溫差在3℃，濕度變化不應大于±5%。照片檔案的庫房或是存放地要保持干凈整潔，防塵、防霉、防有害氣體等。

照片檔案和文檔檔案在保存上有一定的區別。一般情況下，照片檔案應使用專門的裝具，如相冊、照片檔案冊、照片分類卡等。也有在照片的背面，按照格式規定填寫有關內容，然后進行壓膜塑封。

底片可以采用底片冊、底片袋來保管。使用底片冊時，在底片紙袋上編上底片號、分類號、底片號等。使用底片袋，也應標注上單位名稱、底片號、底片內容等，并放入專用櫥柜內。

2 錄音錄像檔案

錄音檔案是用機械、光學或電磁等方法把聲音記錄下來而形成的檔案。錄像檔案是用光學、電磁等方法記錄圖像和伴音信號而形成的檔案。

錄音錄像檔案有存儲性、再現性等特點。此外，由于錄音、錄像檔案載體的特殊，有膠帶、磁帶、光盤等，還決定了錄音、錄像檔案的特殊性這一特點。

1.錄音、錄像檔案的收集、分類與整理。

隨著科學技術的發展，檔案管理也進入了檔案信息化和檔案信息資源開發的時代。錄音、錄像檔案作為一種專門的檔案，在整個檔案工作中占據著舉足輕重的地位。

錄音、錄像檔案收集之后要進行驗收。核對錄音錄像登記表、檢查各項內容是否完備清楚，手續是否齊全，還要核對內容和技術狀況。

錄音、錄像檔案可以按照內容、數量、時間等進行分類，與錄音、錄像形成的文字材料，如報告、演講稿、記錄說明等材料，也要收集歸檔，與錄音、錄像檔案統一整理，分別保管。

錄音、錄像檔案一般以盒或盤為保管單位，按照檔案的先后次序進行分類、編號、登記目錄。

2.錄音、錄像檔案的保管

錄音、錄像檔案載體的特殊性要求保管此類檔案也要有良好的環境條件。一般要求保管錄音、錄像檔案的環境溫度在15—25℃，相對濕度45—60%為宜。因為磁帶容易受溫濕度的影響。為避免由于溫差而在磁帶上產生結露想象，磁帶從庫房取出后，應先放在工作間過度5—8個小時。

存放磁帶的庫房必須遠離有強磁場設備的場所，避免磁帶退化或磁化。避免強光照射，垂直放置，使其均勻受力，以免變形。另，磁帶卷繞要松緊適度，一般要在半年就贏按照播放速度重新卷繞一次。為了使磁帶內的信息能夠長久保存，應根據實際情況定期轉錄。

做好音像檔案管理，不僅是為了全面真實地反映檔案記載情況，更是激勵著檔案管理工作者不斷更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段的挑戰。endprint