淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的變革

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著社會(huì)的變革，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來沖擊著我國各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和各項(xiàng)工作的開展。對于檔案管理工作而言，需要充分認(rèn)知當(dāng)前的形勢，制定出適應(yīng)變革的策略才能夠適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。本文從資源、服務(wù)和安全三方面分析了檔案管理工作內(nèi)容的變化情況，進(jìn)而提出與之相對應(yīng)的變革方法，最終通過展望未來引導(dǎo)人們進(jìn)一步深入認(rèn)知檔案管理工作，為我國相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展提供了可借鑒的思想和策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；變革

信息技術(shù)的快速發(fā)展為社會(huì)的變革帶動(dòng)了推動(dòng)力，也為社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展帶來了便利性，如短時(shí)間內(nèi)獲取海量化信息、傳遞和接受信息的便捷性等，這種大數(shù)據(jù)時(shí)代影響著諸多行業(yè)發(fā)展，其中對檔案管理工作也會(huì)形成較大的影響力。因此，該行業(yè)內(nèi)傳統(tǒng)的工作思想和方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期的要求，探究該項(xiàng)工作的時(shí)代化變革具有一定的意義。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作內(nèi)容的變化

檔案管理工作作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，往往受到社會(huì)發(fā)展趨勢、外部資源等多方面因素的變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來對檔案管理工作內(nèi)容形成一定的影響力，該項(xiàng)工作內(nèi)容在以下幾方面均發(fā)生一定的變化。

其一，資源體系方面。從檔案管理工作的性質(zhì)角度而言，過去該項(xiàng)工作局限于一定范圍之內(nèi)，如企事業(yè)單位的檔案工作限制于該單位范圍之內(nèi)，導(dǎo)致了該項(xiàng)工作資源體系較為僵化。而現(xiàn)階段，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作逐漸由封閉性轉(zhuǎn)變成為開放性，而且大量數(shù)據(jù)資源以及不同類型資源的出現(xiàn)使得該項(xiàng)工作內(nèi)容逐漸豐富化；

其二，服務(wù)體系方面。從傳統(tǒng)檔案管理工作的服務(wù)體系而言，服務(wù)對象主要集中于企事業(yè)單位，服務(wù)態(tài)度較為被動(dòng)，服務(wù)方式為檔案用戶自主到當(dāng)?shù)貦n案館進(jìn)行辦理。伴隨著社會(huì)發(fā)展趨勢的變化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)服務(wù)體系有所改變，服務(wù)對象范圍有所擴(kuò)大，服務(wù)態(tài)度方面較為主動(dòng)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)，服務(wù)方式為智能化推送模式，形成線上線下“雙向式”地服務(wù)體系。

其三，安全保障方面。由于傳統(tǒng)檔案管理工作服務(wù)地點(diǎn)、形式等較為封閉，在安全保障方面工作任務(wù)較小，而大數(shù)據(jù)時(shí)代以來推動(dòng)該項(xiàng)工作不斷開放，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的新時(shí)代不可避免地容易受到信息技術(shù)不安全性因素的影響。因此，安全保障工作是全新的變化。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作變革的方法

（一）重新構(gòu)建檔案資源體系

檔案管理工作是復(fù)雜性程度較高的工作，資源是該項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。面對大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后海量化以及多類型信息的對工作的沖擊，構(gòu)建資源體系是變革的具體方法。其一，拓寬資源的搜集門類。紙質(zhì)性檔案資料是傳統(tǒng)的資源，現(xiàn)代化社會(huì)下電子類的資源逐漸取代傳統(tǒng)資源形式，如光盤、影視和圖像資料等，都應(yīng)成為工作中的主要資源；其二，建立多元工作主體。單一地檔案部門面對新時(shí)期工作中巨大的任務(wù)量，可能會(huì)增大工作部門的壓力。善于與相關(guān)工作人員的合作在一定程度上能夠減小工作量，也能夠提高工作效率。如檔案整理工作部門、廣大社會(huì)組織和機(jī)構(gòu)、現(xiàn)代化的信息儲(chǔ)備等；其三，改變資源搜集形式。大數(shù)據(jù)時(shí)代使得該項(xiàng)工作的形式發(fā)生了變化，只有主動(dòng)性地在網(wǎng)絡(luò)中搜集資源，及時(shí)歸檔整理才能夠適應(yīng)新時(shí)期的需要；其四，合理性整理資源。由于檔案管理工作面對大量的數(shù)據(jù)和資源，不同類型的數(shù)據(jù)可依據(jù)于類別、時(shí)間等方面加以整理。

（二）創(chuàng)新服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理工作的主要任務(wù)在于整理各種資源以挖掘數(shù)據(jù)和資料內(nèi)在的價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后，來自于不同途徑的資源使得工作內(nèi)容逐漸多樣化和豐富化。因此，只有創(chuàng)新服務(wù)形式才能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。其一，轉(zhuǎn)變服務(wù)的基本理念，線上管理工作的開展要求檔案工作部門人員應(yīng)調(diào)查用戶的需求，由此以提高推出個(gè)性化和職能化的服務(wù)，利用線上便捷通道為廣大用戶提供服務(wù)；其二，依據(jù)信息化發(fā)展的新趨勢拓寬服務(wù)形式。檔案管理工作可借鑒于當(dāng)前的新型信息化媒介，如微信、微博、云服務(wù)等以拓寬服務(wù)形式。目前，我國一些地區(qū)的檔案管理工作借助于多媒介構(gòu)建出特色性形式，如“上海大學(xué)檔案館、廈門檔案”等。云服務(wù)等均為新趨勢之下搭建的新型服務(wù)類平臺(tái)。

（三）搭建多樣化的檔案安全保護(hù)體系

要想保障新形勢下檔案管理工作的安全性，搭建保護(hù)性體系是必不可少的環(huán)節(jié)。其一，建立物理性防護(hù)。即各個(gè)地區(qū)、事業(yè)單位、企業(yè)等內(nèi)部制定出安全保障性制度，以為安全保護(hù)體系的制定指明方向；其二，強(qiáng)化人防戰(zhàn)略。面對新形勢下對檔案管理工作提出的新問題，不斷引入和培養(yǎng)大量專業(yè)性人才和隊(duì)伍是根本方法之一，只有強(qiáng)化人才資源的力量才能夠?yàn)楸Ｕ习踩ぷ魈峁┎恍竸?dòng)力；其三，引入先進(jìn)技術(shù)，加大技術(shù)防御。大數(shù)據(jù)時(shí)代下只有引入保密防護(hù)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)備等先進(jìn)技術(shù)，保障數(shù)據(jù)和資料的安全性，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份能夠防患于未然，因此，立足于技術(shù)層面加大檔案管理工作的安全性。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作變革的發(fā)展展望

大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅為檔案管理工作提供了行業(yè)發(fā)展的豐富資源、先進(jìn)技術(shù)和平臺(tái)，而且也對該項(xiàng)工作提出了新的要求。一方面，我國政府以及檔案管理部門應(yīng)加大關(guān)注力度，從政策和制度方面給予支持和指導(dǎo)；另一方面，檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)知當(dāng)前的新形勢，在思想方面做出充分性地準(zhǔn)備，將轉(zhuǎn)變思想作為首要方面，充分利用政府的各項(xiàng)政策，制定適合于本單位以及工作的制度，從資源、服務(wù)和安全等方面制定出發(fā)展策略，從過渡性變革入手逐步實(shí)現(xiàn)全面性地變革，最終適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

總之，本文主要研究檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和變革情況，立足于現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的新趨勢，大數(shù)據(jù)時(shí)代下工作內(nèi)容和方法均發(fā)生了變化，充分認(rèn)知當(dāng)前變化的方方面面，才能夠制定出合理性地變革策略和方法，由此以提高檔案管理工作的時(shí)代性和安全性。作為一項(xiàng)負(fù)責(zé)程度較高的工作，不僅需要檔案部門人員的積極參與，還需要調(diào)動(dòng)其他相關(guān)領(lǐng)域的人員，使得工作的范圍和體系不斷擴(kuò)大，最終形成新時(shí)期下的檔案管理工作體系。

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作者簡介

韓叢笑（1990-），女，河南駐馬店，本科，助理館員，馬店市疾病預(yù)防控制中心，研究方向：檔案學(xué)專業(yè)。endprint