淺析大數據時代檔案管理工作的變革

摘 要：信息技術的發展推動著社會的變革，大數據時代的到來沖擊著我國各個行業的發展和各項工作的開展。對于檔案管理工作而言，需要充分認知當前的形勢，制定出適應變革的策略才能夠適應新時期的發展要求。本文從資源、服務和安全三方面分析了檔案管理工作內容的變化情況，進而提出與之相對應的變革方法，最終通過展望未來引導人們進一步深入認知檔案管理工作，為我國相關領域發展提供了可借鑒的思想和策略。

關鍵詞：大數據；檔案管理；變革

信息技術的快速發展為社會的變革帶動了推動力，也為社會各個行業發展帶來了便利性，如短時間內獲取海量化信息、傳遞和接受信息的便捷性等，這種大數據時代影響著諸多行業發展，其中對檔案管理工作也會形成較大的影響力。因此，該行業內傳統的工作思想和方法已經無法適應新時期的要求，探究該項工作的時代化變革具有一定的意義。

1 大數據時代檔案管理工作內容的變化

檔案管理工作作為一項業務性工作，往往受到社會發展趨勢、外部資源等多方面因素的變化。大數據時代到來對檔案管理工作內容形成一定的影響力，該項工作內容在以下幾方面均發生一定的變化。

其一，資源體系方面。從檔案管理工作的性質角度而言，過去該項工作局限于一定范圍之內，如企事業單位的檔案工作限制于該單位范圍之內，導致了該項工作資源體系較為僵化。而現階段，伴隨著網絡技術的快速發展，檔案管理工作逐漸由封閉性轉變成為開放性，而且大量數據資源以及不同類型資源的出現使得該項工作內容逐漸豐富化；

其二，服務體系方面。從傳統檔案管理工作的服務體系而言，服務對象主要集中于企事業單位，服務態度較為被動，服務方式為檔案用戶自主到當地檔案館進行辦理。伴隨著社會發展趨勢的變化，網絡技術的發展使得傳統服務體系有所改變，服務對象范圍有所擴大，服務態度方面較為主動，充分利用現代化設備提供各項業務，服務方式為智能化推送模式，形成線上線下“雙向式”地服務體系。

其三，安全保障方面。由于傳統檔案管理工作服務地點、形式等較為封閉，在安全保障方面工作任務較小，而大數據時代以來推動該項工作不斷開放，依托于互聯網技術的新時代不可避免地容易受到信息技術不安全性因素的影響。因此，安全保障工作是全新的變化。

2 大數據時代檔案管理工作變革的方法

（一）重新構建檔案資源體系

檔案管理工作是復雜性程度較高的工作，資源是該項工作開展的基礎。面對大數據時代到來之后海量化以及多類型信息的對工作的沖擊，構建資源體系是變革的具體方法。其一，拓寬資源的搜集門類。紙質性檔案資料是傳統的資源，現代化社會下電子類的資源逐漸取代傳統資源形式，如光盤、影視和圖像資料等，都應成為工作中的主要資源；其二，建立多元工作主體。單一地檔案部門面對新時期工作中巨大的任務量，可能會增大工作部門的壓力。善于與相關工作人員的合作在一定程度上能夠減小工作量，也能夠提高工作效率。如檔案整理工作部門、廣大社會組織和機構、現代化的信息儲備等；其三，改變資源搜集形式。大數據時代使得該項工作的形式發生了變化，只有主動性地在網絡中搜集資源，及時歸檔整理才能夠適應新時期的需要；其四，合理性整理資源。由于檔案管理工作面對大量的數據和資源，不同類型的數據可依據于類別、時間等方面加以整理。

（二）創新服務形式，提高服務質量

檔案管理工作的主要任務在于整理各種資源以挖掘數據和資料內在的價值。大數據時代到來之后，來自于不同途徑的資源使得工作內容逐漸多樣化和豐富化。因此，只有創新服務形式才能夠緊跟時代發展步伐。其一，轉變服務的基本理念，線上管理工作的開展要求檔案工作部門人員應調查用戶的需求，由此以提高推出個性化和職能化的服務，利用線上便捷通道為廣大用戶提供服務；其二，依據信息化發展的新趨勢拓寬服務形式。檔案管理工作可借鑒于當前的新型信息化媒介，如微信、微博、云服務等以拓寬服務形式。目前，我國一些地區的檔案管理工作借助于多媒介構建出特色性形式，如“上海大學檔案館、廈門檔案”等。云服務等均為新趨勢之下搭建的新型服務類平臺。

（三）搭建多樣化的檔案安全保護體系

要想保障新形勢下檔案管理工作的安全性，搭建保護性體系是必不可少的環節。其一，建立物理性防護。即各個地區、事業單位、企業等內部制定出安全保障性制度，以為安全保護體系的制定指明方向；其二，強化人防戰略。面對新形勢下對檔案管理工作提出的新問題，不斷引入和培養大量專業性人才和隊伍是根本方法之一，只有強化人才資源的力量才能夠為保障安全工作提供不懈動力；其三，引入先進技術，加大技術防御。大數據時代下只有引入保密防護、數據儲備等先進技術，保障數據和資料的安全性，同時做好數據的備份能夠防患于未然，因此，立足于技術層面加大檔案管理工作的安全性。

3 大數據時代檔案管理工作變革的發展展望

大數據時代不僅為檔案管理工作提供了行業發展的豐富資源、先進技術和平臺，而且也對該項工作提出了新的要求。一方面，我國政府以及檔案管理部門應加大關注力度，從政策和制度方面給予支持和指導；另一方面，檔案管理部門應充分認知當前的新形勢，在思想方面做出充分性地準備，將轉變思想作為首要方面，充分利用政府的各項政策，制定適合于本單位以及工作的制度，從資源、服務和安全等方面制定出發展策略，從過渡性變革入手逐步實現全面性地變革，最終適應當前大數據時代的發展。

總之，本文主要研究檔案管理工作的現代化發展和變革情況，立足于現代化社會發展的新趨勢，大數據時代下工作內容和方法均發生了變化，充分認知當前變化的方方面面，才能夠制定出合理性地變革策略和方法，由此以提高檔案管理工作的時代性和安全性。作為一項負責程度較高的工作，不僅需要檔案部門人員的積極參與，還需要調動其他相關領域的人員，使得工作的范圍和體系不斷擴大，最終形成新時期下的檔案管理工作體系。

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作者簡介

韓叢笑（1990-），女，河南駐馬店，本科，助理館員，馬店市疾病預防控制中心，研究方向：檔案學專業。endprint