對檔案管理信息化建設的研究

田秀波

摘 要： 隨著科技的不斷發展，電子信息化已經全面深入到實踐社會生活，信息化管理覆蓋了生活中的各個領域，有效地促進了社會文化建設，同時提高了工作人員工作效率并且及時的滿足了人們的需求。檔案管理信息化建設是信息化管理的重要體現，本文簡要闡述檔案管理信息化建設的主要內容，針對其存在的問題進行詳細分析，旨在提出有效措施加強檔案管理信息化建設。

關鍵詞： 檔案管理；信息化；問題；措施

檔案管理信息化已經深入貫徹到文化、政治、經濟等多個領域，有效地促進的社會發展，提高檔案管理信息化建設是社會關注的焦點，檔案管理的范圍非常廣泛。因此，管理人員應該首先明確工作目標，對原有檔案及其館藏檔案進行統一整理、分類、更新，實現檔案資源共享，確保檔案信息化管理的安全性和穩定性，不斷完善檔案管理機制，注重保證檔案的質量與工作效率，及時滿足人們的需要。

一、檔案管理信息化建設的主要內容

科學技術的發展促進了檔案管理信息化的深入實踐，檔案管理信息化覆蓋了社會中的各個領域，主要以政治、經濟、文化領域為主，由電子信息化管理模式取代了傳統的館藏管理模式，旨在保證信息化管理的信息化、科學性、標準化，有效地實現了檔案自身的價值，資源最大化，同時，結合網絡電子等設備的優勢，保證了檔案信息的安全性和穩定性。在檔案信息化管理過程中，管理人員首先針對檔案范圍明確工作目標，注重資源有效利用率；其次，針對檔案進行不斷整理、更新，進而實現資源共享；最后，電子存檔確保其安全性，管理人員應該采取檔案備份，并且結合實際情況一式二份，紙質版與電子版結合確保其穩定性。此外，注重不斷創新管理理念，更新檔案信息，提高資源利用率，促進檔案管理信息化建設的高效發展。

二、檔案管理信息化建設的問題

（一）缺乏對檔案管理信息化建設的重視

受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員缺乏對檔案信息化管理的重視，沒有及時正確認識到檔案信息化管理的優勢。同時，檔案信息化管理需要足夠的資金和設備支持，并且存在一定安全隱患，大多檔案管理人員覺得沒有必要，還是認為傳統檔案管理模式更好，從而影響了檔案信息化管理的進程。

（二）缺乏高素質，專業型人才

檔案信息化管理工作中缺乏高素質的專業型信息化管理人才直接阻礙了檔案管理工作的進程。檔案信息化管理人才不僅需要具備檔案管理的相關能力，還需要具備一定的計算機水平和綜合素質。然而，目前的檔案管理工作人員中老員工普遍認同傳統管理模式，缺乏創新意識，并且專業技能已經無法適應社會發展的需要，缺乏有效的管理經驗，同時新員工的離職率與調動率比較高，從而導致信息化管理人才供不應求，并且在工作中缺乏嚴格標準，不利于提高檔案信息化管理工作效率。

（三）缺乏足夠的資金

檔案信息化管理中缺乏足夠的資金直接影響檔案信息化進程，受傳統檔案管理模式的影響大多管理人員不支持投入資金開展信息化檔案管理，或者，個別單位會有一部分信息化管理經費，但遠遠達不到檔案信息化管理的標準，相關設備采購中往往不達標，從而影響有效開展檔案信息化管理進程。

（四）缺乏完善的檔案信息化管理體系

具備完善的檔案管理信息化體系一直是檔案管理信息化建設中的關鍵點，因此，檔案管理部門應該不斷完善信息化管理體系，旨在提供高質量檔案。同時，健全相關管理制度，不斷提升管理人員專業技能和職業素養，有效提高檔案資源共享及利用率。

三、檔案管理信息化建設的措施

（一）正確認識檔案信息化管理的積極作用

全面深入實踐檔案信息化管理建設，正確認識信息化管理的積極意義，將完善檔案信息化管理體制作為重中之重，檔案信息管理人員應該針對檔案資源不斷整理、分類、更新，實現資源共享，提高檔案資源利用率。管理工作進程中，保證足夠的資金投入，采購達到標準的設備儀器，促進工作效率。

（二）創新檔案管理模式

檔案管理工作人員應該擺脫傳統檔案管理模式的框架，培養創新意識，將信息化技術運用到檔案管理體系中，充分發揮檔案信息化管理的優勢，采用電子文檔存檔并且結合移動硬盤備份，確保其安全性，檔案信息化管理模式避免了之前檔案的儲存空間大，手續繁多等劣勢，從而有效地提高了工作效率。

（三）不斷提高檔案管理信息化工作人員的職業素養

檔案管理信息化工作人員需要具備足夠的檔案管理經驗和綜合素質，并且需要具備一定的計算機水平和網絡技能。此外，需要定期對工作人員進行培訓，不斷培養其創新實踐能力，促使工作人員自我管理，不斷學習，提高自身專業水平。同時，建全評選機制，切實貫徹到員工制度中，采取優勝劣汰，調動員工的工作積極性，培養高素質的專業型人才。

（四）確保檔案信息化管理的安全性和穩定性

檔案管理信息化建設有效地提高了工作效率，滿足了人們的需求，然而，管理工作人員需要考慮其安全性和穩定性，工作人員在工作中注重檔案資源備份，并且結合實際需要采取紙質版和電子版相結合的儲存方法，提高安全性能。此外，加強計算機網絡防護系統，防止病毒或者黑客侵入等。

結論：

綜上所述，檔案管理信息化建設已經成為檔案管理的必要趨勢，檔案管理人員應當重視檔案管理信息化建設的積極作用，結合電子信息化的優勢，提高工作效率，進而促進檔案資源利用率。然而，檔案信息化建設是一項艱巨、復雜的任務，需要投入足夠的資金設備和時間，需要部門與部門之間相互合作，努力實現資源共享，效益最大化。因此，檔案管理部門注重定期培訓管理工作人員專業技能和綜合素質，培養工作人員創新實踐能力，適應社會的發展，開闊檔案管理信息化建設的新方法，新思路，促進文化建設。■

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