信息化視角下的檔案管理探究

神偉

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，當(dāng)今社會無論是企業(yè)事業(yè)單位還是政府，都在大力倡導(dǎo)辦公環(huán)境自動(dòng)化。在單位檔案管理過程中利用信息化建設(shè)加持檔案的歸類、管理和儲存，是各單位進(jìn)一步提高管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。為使檔案能夠更加有效的為各單位工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，必須加強(qiáng)信息化形勢下的檔案管理與建設(shè)。本文將信息化環(huán)境下的各單位檔案管理與建設(shè)過程中所面臨的問題和途徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；探究

信息化建立在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，通過信息化的交流和數(shù)據(jù)傳收，把資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)儲備，不僅能夠提高辦公的效率和質(zhì)量，還拓展了辦公的場所、途徑，提高了辦公精準(zhǔn)性，是各單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必經(jīng)之路。同時(shí)，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的資源共享系統(tǒng)，擴(kuò)大了檔案管理的范圍，使檔案管理工作能夠與各部門進(jìn)行資源共享，提高了檔案收集效率。而且，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能夠有效的節(jié)約檔案存儲空間，擴(kuò)大檔案存儲數(shù)量，有利于檔案的長期利用。

1當(dāng)前各單位檔案管理存在的問題

1.1理論與實(shí)踐難以齊驅(qū)并駕

電子文件的概念學(xué)界早在90年代都開始研究了，主導(dǎo)人物也就是如今檔案學(xué)的領(lǐng)軍人物馮大師太，時(shí)至今日電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，目前正在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，實(shí)行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。保存紙質(zhì)的原因在于它物理上易于保存，科學(xué)維護(hù)下保存幾百年不成問題，并且現(xiàn)在國家政府各個(gè)部門并沒有統(tǒng)一的實(shí)行無紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄必須要保存的。而進(jìn)行信息化、數(shù)字化的原因，一是為了安全備份，二就是為了便于查詢和未來的開發(fā)利用。但雙套制無疑增加了檔案人員和檔案保管的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，各單位的檔案管理人員還保持著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，幾乎所有各單位的檔案都由自己單位負(fù)責(zé)管理而不是歸檔案部門管理，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

1.2檔案管理制度不規(guī)范

各單位檔案管理屬于一個(gè)默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財(cái)力的支持明顯存在缺陷。而且由于缺少系統(tǒng)的管理，在檔案的存儲過程中只能夠保留下經(jīng)過篩選與改動(dòng)的最終文件，從而導(dǎo)致部分原始文件的丟失。而又因?yàn)楦黝愇臋n的存儲方式存在差異，在數(shù)據(jù)庫檢索中就會出現(xiàn)一些絮亂，給搜索查閱文獻(xiàn)資料帶來了一定的不便。信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時(shí)也對其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對檔案信息進(jìn)行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進(jìn)行科技管理。這就對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。

1.3信息技術(shù)存在安全隱患

雖然各單位的電子檔案已經(jīng)開始保存，但如何實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，那么它的憑證作用怎么定性，這是一個(gè)很重要的問題，法律地位得不到確定，就難以在政務(wù)工作中發(fā)揮作用。電子檔案如何長久保存？光盤、磁帶、硬盤的壽命都是有限的，系統(tǒng)的壽命也是有限的。當(dāng)初的系統(tǒng)能讀出電子文件，以后支持該系統(tǒng)的軟硬件平臺消失了怎么辦？電子檔案的安全性也是一大問題，這也是政府相當(dāng)看重的問題，信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)攻擊，一不小心密級檔案泄露都會成為大問題。

2改進(jìn)信息化環(huán)境下的檔案管理途徑

2.1建立全新的檔案管理模式

在信息化建設(shè)之前，各單位的檔案管理工作一般由固定的部門或個(gè)人進(jìn)行。信息化的建設(shè)使得檔案管理工作的主體轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案文件本身，經(jīng)過處理的文件可以直接通過掃描完成歸檔。這種歸檔方式實(shí)際上為各部門之間的協(xié)作提供了機(jī)會，原因在于自動(dòng)化的歸檔需要信息技術(shù)部門和檔案管理部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會對檔案的完整性產(chǎn)生影響，從而引起兩個(gè)部門的高度重視。所以傳統(tǒng)的管理方式并不適合信息化的要求，需要引起各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理制度拓展延伸，并把前端控制納入信息化系統(tǒng)的內(nèi)容，保證各單位檔案管理的完整性。

2.2建立健全制度規(guī)范，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)階段，各單位檔案管理需要一套全新的管理模式，因?yàn)闆]有前車之鑒，缺乏一套系統(tǒng)化理論化的管理制度及有效的指導(dǎo)。導(dǎo)致之前的各單位檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意l生和不規(guī)范性，使得檔案管理建設(shè)過程進(jìn)度緩慢，多走了許多彎路。因此，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的各單位檔案管理建設(shè)制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理工作的各個(gè)方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學(xué)的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，隨時(shí)監(jiān)督檔案管理工作，保護(hù)檔案的保密性，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。

2.3落實(shí)信息技術(shù)支持，完善檔案管理系統(tǒng)

只有資金落實(shí)到位，檔案建設(shè)的軟件和硬件配置才能齊全，這也是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)性條件。只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。各單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為單位各單位檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環(huán)節(jié)，提高工作效率，加快檔案管理工作的進(jìn)行力度。還要為各單位檔案管理設(shè)置一個(gè)專門的保護(hù)系統(tǒng)，盡量避免各單位檔案信息的泄露或流失，減少患者資料遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.4加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員主動(dòng)歸檔意識

單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，讓全體職工理解檔案管理的重要性，促進(jìn)全員職工的檔案意識提高，全力支持的檔案管理信息化工作，為檔案工作提供有記錄價(jià)值的第一手資料。單位各部門應(yīng)積極配合工作，保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

3總結(jié)

信息化是一個(gè)全新的工作機(jī)遇，各單位要抓住這個(gè)機(jī)遇，對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整與規(guī)劃，采用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理模式，推進(jìn)各單位檔案管理工作的有效進(jìn)行。總之，檔案管理工作是各單位管理系統(tǒng)的重要組成部分，只有把握住檔案對基層各單位發(fā)展的重要性，才能夠重視宣傳檔案管理工作的改革進(jìn)步，為各單位的健康可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：菏澤市衛(wèi)生和計(jì)劃生育宣傳教育中心）