大型國有鋼鐵企業在線合同評審業務創新與實踐

劉曉燕++李海明++趙佳懷++李洪軍++李曉

[摘 要] 分析了冶金企業線下合同評審的問題，介紹了首鋼遷鋼在合同評審信息化建設中的基本思路、應用與研究。通過創建一體化在線合同評審系統，統一標準、牌號，實現自動化、規范化、標準化的在線評審。歷史式知識庫，實現歷史合同快速質量設計及評審；規則式冶金知識庫，實現策劃式快速質量設計和評審，與歷史知識庫形成互補，為客制化與大眾市場需求提供了最佳方案。最后，介紹了系統上線后的應用效果及發展趨勢。

[關鍵詞] 鋼鐵企業；在線合同評審；創新與實踐

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 032

[中圖分類號] F270.7；TP315 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0070- 02

1 前 言

合同評審是ISO 9000系列標準的要素之一，它是指供方在簽訂合同前，為了確保合同對產品質量的要求定得合理、明確、而進行的系統評價活動。

受鋼鐵市場持續低迷等因素影響，鋼鐵市場小合同越來越多，特殊需求越來越復雜，人工經驗式的合同評審已無法滿足多變市場的要求。實現在線合同評審，提高接單響應效率，提升接單能力，確保按質按量按期交付，實現一體化的產銷，從產品制造商向綜合服務商轉變，全面提高企業盈利能力和資本運作能力，是實現鋼鐵業再上新水平、新臺階的重要支撐。

2 線下合同評審的問題

合同是貫穿于企業生產經營全過程的一項復雜、多變、強調配合的工作任務，是連接客戶、企業、市場的紐帶，決定了企業生產、物流、成本及消耗之間的關系。合同的評審過程回答了客戶需要什么、要多少及何時要的問題，它是企業制定生產計劃的前提，已經成為現代企業調配資源、實現最佳投入產出比的重要手段。

目前，人工合同評審的方式已越來越難以滿足客戶的實際需求，鋼鐵企業亟需對現有合同評審的管理體制進行變革。越來越多的企業試圖通過梳理與優化合同評審流程，建立科學的合同評審體系來提高企業競爭力。

鋼鐵企業傳統的線下合同評審模式存在以下主要的問題：

（1）評審環節長，信息反饋緩慢，效率低，從客戶到公司銷售代表都不能及時得知評審信息。

（2）評審各環節之間協同性差，存在部門壁壘，加上與客戶需求不同步，容易引發交付能力與客戶預期不符。

（3）合同評審規則簡單，無明確的合同優先級排序準則，影響生產計劃編制的合理性，無合同設計，不可控。

3 基本思路

鋼鐵行業進入生產高度自動化、信息系統網絡化以及經濟全球化時代，“以客戶為中心、以銷售為龍頭”，合同評審作為銜接銷售與制造的重要一環，對數據的可靠性、準確性和業務處理的規范性要求越來越高。

在線合同評審主要從工藝技術、生產能力、交貨時限、盈利水平等方面出發，全面評估用戶產品需求，考量公司是否有能力全面滿足客戶產品生產要求。為了實現系統化、自動化評審，快速響應客戶詢單需求，提升企業客戶服務水平，基本思路如下：

（1）創建一體化的在線評審平臺，統一標準、牌號，實現系統化、自動化、規范化、標準化的在線評審。

（2）質量外設計和需求引導前沿化，結合整個產銷一體化及質量體系重造評審流程，提高產品質量管理水平。

（3）實現全面、分工、獨立、誠信的高效評審機制。

（4）優化流程，技術評審和生產評審并行，結合自動評審方式，各司其職，實現標準化的高效分工，實現合同一體化管控。

（5） 基于代碼化的特殊需求管理， 實現質量外設計（客戶需求識別）的規范管理。

（6）建立歷史式冶金知識庫，實現重復合同快速質量設計及評審。

（7）基于規則建立規則式冶金知識庫，實現策劃式快速質量設計和評審。

（8）融入動態加載和Excel操作經驗的高效操作模式。

4 遷鋼在線合同評審系統的主要創新和實踐

4.1 在線合同評審主要內容

評審主要內容包括：銷售預評審、技術質量評審、材料設計、余材充當、生產能力評審、評審工作流轉、交貨期預測、成本預測。評審流程涉及銷售、技術質量、生產、財務等多部門之間的協同評審。

4.2 主要創新和實踐

在線合同評審業務的創新和實踐過程中，主要做法和效果如下：

（1）創建一體化的在線評審平臺。通過統一標準、牌號，實現系統化、自動化、規范化、標準化的在線評審，縮短合同評審時間、快速響應客戶需求。

（2）實現全面、分工、獨立、誠信的高效評審機制。結合產品和業務特色，確立了最優評審流程，按產品特點及分類，設計獨立的評審流程，并且結合業務分工清晰了職責劃分，做實了專人專管。

（3）將技術評審和生產評審并行，實現標準化的高效分工。打破傳統的開會評審方式，創建新型線上評審流程，將技術評審和生產評審并行，各司其職，結合自動評審功能，實現標準化的高效分工。

（4）通過質量外設計和需求引導前沿化，將客戶化產品質量設計標準化、系統化。牽頭組織編寫熱軋訂貨手冊，結合產銷一體化重造評審流程，實現質量外設計（客戶需求識別）的規范管理，重點突出“需求引導”，流程上通過“需求識別、需求評審、協議簽訂”，達到客戶化產品質量設計標準化、系統化。

（5）建立冶金知識庫，實現專家在線知識積累、應用及傳承。基于歷史合同建立的精準性（歷史式）知識庫，實現歷史合同快速質量設計及評審；基于規則建立的模糊式（規則式）冶金知識庫，進行總結和歸納，實現策劃式快速質量設計和評審，與歷史知識庫形成互補。

（6）實現了銷售儲運自動評審、在線交貨期預、在線產能評審、在線成本評審，推進了合同的一體化管控。合同數據不落地，自動進行熱軋要料，實現了冷軋合同到熱軋原料的自動質量設計；優化余材取數程序，創建了快速、準確的在線余材充當規則，推進了成品集中充當，推進了合同的一體化管控。

5 應用效果

該系統于2014年10月在首鋼遷鋼上線運行，在遷鋼熱軋產品、冷硬產品、遷鋼硅鋼產品、順義汽車板和普板產品上進行了應用，涉及9家單位4個專業。從線下一周集中評審1～2次，平均評審周期2～3天，改為線上實時評審，運行兩年以來，合計在線評審8萬條合同。到2017年6月，評審時間縮短到了最短2分鐘，熱系平均0.17天，冷系平均0.7天。

創新性的融入動態加載和Excel操作經驗的高效操作模式。構建了基于歷史式和規則式冶金知識庫，歷史式知識庫的準確匹配，與規則式知識庫的經驗推薦式互補的做法，在行業內屬于首創，為客制化需求與大眾市場需求兩種形式提供了最佳的評審解決方案。

系統的上線運行達到了優化業務流程，加快信息傳遞，深化資源共享，提高管理水平的目的，通過持續改進，起到了節能降耗、提高評審效率和合同兌現率的作用，產生了可觀的經濟效益。

在系統的建設中，不光是實現了業務的線上處理，還大力培養既懂企業經營管理，又懂信息技術的復合型人才。從前期調研、項目整體規劃、項目實施及后期系統維護，全程納入知識管理體系之中， 結合員工培訓，從而將其中產生的知識、經驗留在企業內部，實現知識在全企業的共享、傳承與不斷積累，使之成為鋼鐵企業的核心能力， 降低企業發展對人才的依賴。

6 發展趨勢

目前該系統平臺已經擴展到首鋼京唐基地，未來擴展到首秦等基地，為一業多地的合同評審業務起到系統支撐；為集團合理安排運輸、生產資源、成本控制、質量控制提供支撐。

在線合同評審系統不僅適用于鋼鐵行業的合同評審業務，隨著推廣工作的不斷深入，該功能將也同樣適用于煙草、石油石化等制造業的合同評審業務。

主要參考文獻

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[2]余長才. 淺談企業如何做好合同評審工作[J].福建質量管理，1997（1）：21.

[3]李曉麗.論風險控制下的合同評審價值定位[J].經濟管理：文摘版， 2016，14（4）：263.endprint