房地產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范化分析

陳煜林

【摘要】房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作具有專業(yè)性、法定性、統(tǒng)一性、永久性等特性。在房屋登記及房地產(chǎn)管理工作中，需要隨時(shí)查閱使用，直接為房屋登記、房地產(chǎn)管理工作以及房地產(chǎn)信息公開提供查詢服務(wù)，這就要求檔案員在檔案管理過程中要有依法治檔的理念、培養(yǎng)專業(yè)管理的素養(yǎng)、為用戶提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；依法管理；專業(yè)素質(zhì)

【Abstract】Real estate ownership management is professional， legal， unified， permanent and other characteristics. In the housing registration and real estate management work， need to consult at any time to use， directly for housing registration， real estate management and real estate information disclosure to provide inquiry services， which requires archivists in the archives management process should be based on the concept of governance， Management of the quality， to provide users with efficient high-quality services.

【Key words】Real estate archives；Management according to law；Professional quality

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷升溫，房地產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量日益增加，房地產(chǎn)檔案的利用率也在大幅提高，以往通過人工處理為主的管理方式暴露出很多弊端：工作效率低、錯(cuò)誤量大、信息共享困難等。這就要求房地產(chǎn)管理部門在檔案管理過程中貫穿依法治檔的理念、培養(yǎng)專業(yè)管理的素養(yǎng)、提供有效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1. 加強(qiáng)檔案員依法管理理念

在房地產(chǎn)檔案管理過程中，應(yīng)以《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《物權(quán)法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《房屋登記辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)。其中，《檔案法》是我國(guó)檔案管理的根本大法，連同地方制定和頒發(fā)的有關(guān)檔案法規(guī)，引領(lǐng)著檔案管理部門的管理活動(dòng)；國(guó)家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺(tái)的有關(guān)文件，明確了房地產(chǎn)交易管理部門實(shí)施的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的規(guī)范。此外，房地產(chǎn)交易部門的制度規(guī)定也是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)部控制的有力保證。依法治檔體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項(xiàng)規(guī)章制度，將擋案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。作為檔案管理人員應(yīng)該自覺地學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容，做到三個(gè)明確：其一，明確房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，房地產(chǎn)檔案的管理體現(xiàn)了政府管理的職能。其二，明確房地產(chǎn)檔案工作是法律賦予房地產(chǎn)交易管理部門的工作職責(zé)，管好房地產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行的義務(wù)。其三，明確房地產(chǎn)檔案管理人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，要依法管理各種權(quán)屬資料、房屋基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料等，任何損毀、丟失、擅自提供、抄錄、公布、銷毀、涂改、偽造、擅自出賣或不按照規(guī)定歸檔的行為，將被依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

2. 加強(qiáng)檔案員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

專業(yè)化是工作高標(biāo)準(zhǔn)的前提，房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)化需從以下幾方面人手：一是強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段。房地產(chǎn)檔案雖不是商品，卻是珍貴的信息資源，既有歷史價(jià)值也有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，既有地方價(jià)值又有全局價(jià)值。房地產(chǎn)檔案工作擔(dān)負(fù)著采集、管理與提供房產(chǎn)信息的責(zé)任，可為房地產(chǎn)管理提供準(zhǔn)確而可靠的基礎(chǔ)性資料。因此，必須注意強(qiáng)化業(yè)務(wù)手段，努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理新突破，進(jìn)一步完善產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息化建設(shè)，構(gòu)建和完善權(quán)屬登記發(fā)證系統(tǒng)、產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)、抵押登記管理系統(tǒng)、房屋產(chǎn)權(quán)平面敬字控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理模式的創(chuàng)新。二是做好檔案編研。房地產(chǎn)檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照稠用規(guī)律有機(jī)地編制起來(lái)，以利于檔案資源的開發(fā)利用。三是嚴(yán)格日常管理。建立嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，定期透行安全檢查，尤其是逢節(jié)假日要更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖，檔案柜架要排放規(guī)范，保證庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，無(wú)火災(zāi)、水淹事故，無(wú)霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立規(guī)范的全宗卷以及詳細(xì)的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進(jìn)館詳細(xì)無(wú)誤，借有憑還有據(jù)。及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)，成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于對(duì)已保管過期限的檔案展開銷毀鑒定工作。

3. 加強(qiáng)檔案員服務(wù)利用工作

房地產(chǎn)檔案提供利用的方式包括：設(shè)置閱覽室接待查檔，根據(jù)利用者需求出具查詢結(jié)果證明；為權(quán)利人提供所繳交房屋原始登記材料的復(fù)印件；以房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案為依據(jù)，為利用者提供咨詢服務(wù)；向城市建設(shè)及房地產(chǎn)開發(fā)單位提供產(chǎn)權(quán)檔案信息。房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)以履行以上職能為己任，滿腔熱忱地提供服努。一是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。在全面落實(shí)社會(huì)服務(wù)承諾制的基礎(chǔ)上，以創(chuàng)新管理理念為主線，使窗口建設(shè)再上新臺(tái)階。一要明確服務(wù)方向，努力為城市建設(shè)和管理服務(wù)。二要了解客觀需要，化被動(dòng)為主動(dòng)，取得利用者滿意的效果。三要掌握房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，通過檔案分析工作，改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。四要處理好利用和保密的關(guān)系，在做好提供利用的同時(shí)，廣泛接受社會(huì)各界監(jiān)督。二是強(qiáng)化服務(wù)規(guī)范。完善工作制度、辦事程序，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)服務(wù)方式，全面、系統(tǒng)地規(guī)范服務(wù)工作程序要求，并抓好檢查和督查工作。三是提高服務(wù)效率。實(shí)踐證明，房地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化使檔案的編排效率、檢索速度和準(zhǔn)確程度有明顯的提高。計(jì)算機(jī)檢索既能改變目錄單點(diǎn)線性的檢索模式，實(shí)現(xiàn)同一界面的多點(diǎn)選擇查詢，還支持關(guān)鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準(zhǔn)率、查全率，目錄維護(hù)也十分方便；鑒于隨著房地產(chǎn)檔案利用率不斷提高，檔案原件損壞越來(lái)越突出的情況，把房地產(chǎn)檔案資料掃描錄入計(jì)算機(jī)，不僅可以解決利用與保護(hù)的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性；也有利于規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，電子檔案中的查封、抵押等限制性信息加強(qiáng)了對(duì)房產(chǎn)交易和登記發(fā)證等工作的控制功能，有效陣低房產(chǎn)發(fā)證工作的失誤率；可以把公示性信息放在互聯(lián)網(wǎng)上，方便群眾查閱，而合理化的建議和要求可以及時(shí)反饋回來(lái)，有利于房地產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提高。

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[文章編號(hào)]1619-2737（2017）07-10-960endprint