房地產檔案管理的信息化研究

林茂富

【摘要】房地產檔案管理信息化就是運用現代信息技術手段對房地產進行管理，這已經成為信息化形勢下的必然要求。運用信息技術管理房地產檔案，不僅可以采用科學的管理方法，還可以達到高效準確的管理效果，從而產生巨大的社會效益和經濟效益。本文主要分析了房地產檔案管理信息化的意義和可行性措施。

【關鍵詞】房地產；檔案管理；信息化

【Abstract】Real estate file management information is the use of modern information technology means to manage real estate， which has become an inevitable requirement under the information situation. The use of information technology to manage real estate archives， not only can use scientific management methods， but also can achieve efficient and accurate management results， resulting in a huge social and economic benefits. This paper mainly analyzes the significance and feasibility of informatization of real estate archives management.

【Key words】Real estate；Archives management；Informatization

隨著我國房地產事業的不斷發展，房地產檔案信息管理工作變得非常重要。傳統的房地產檔案工作的管理觀念和方式已經不能適應現代房地產工作的特點，房地產檔案管理工作面臨著新時代的挑戰。計算機技術的普及和運用，為房地產管理工作帶來了契機，有利于突破傳統的管理模式。在房地產檔案管理工作中，積極運用信息技術，可以將房地產管理科學化、標準化和規范化，有利于房地產檔案信息的收集、整理和查詢。

1. 房地產檔案信息化管理的意義

房地產檔案信息化管理充分運用信息技術管理房地產檔案資源，是一個按照相關規定對檔案資料進行收集、整理、保存和利用的過程。房地產檔案信息化管理的重要意義在于：

（1）第一，房地產檔案管理信息化是住房保障和房屋管理部門行使房地產職能的前提和基礎。房地產檔案信息是房地產管理職能實施的重要依據，住房保障和房屋管理部門只有對房地產檔案信息有一個清晰全面的掌握，才能確保信息的真實安全，才能真正實施房地產市場的維護和管理職能，才能保證人們安居樂業。

（2）第二，房地產檔案信息管理是房地產管理部門和市民運用檔案信息的前提和基礎。隨著目前的房地產事業的不斷發展，房地產的檔案利用需求不斷增加，信息利用頻率也在不斷提高。然而，傳統的手工檔案管理方式不僅效率低下，而且信息共享也存在一些困難，很難滿足日益增長的檔案信息利用需要。我們只有將檔案運用信息技術進行管理，才能讓房地產管理部門和市民快速、便捷地查找到需要的信息，才能讓房地產管理部門優化住房環境，切實保障住房安全，為居民創造高質量的服務。

（3）第三，房地產檔案信息管理是加強房地產檔案管理的需要。住房保障部門和房屋管理部門進行房地產檔案管理，主要是對房屋的買賣、新建、贈與、繼承、更名、遺失等業務進行合理記檔。然而，這些記檔類型繁多，有些時間較長，依靠手工操作方式很難將檔案進行高效管理，也不利于信息查找和分享，無形中會造成一些無法彌補的損失。因此，為了提高房地產檔案管理效率，就要實行信息化檔案管理，維護政府執政能力和人民的切身利益。

2. 加強房地產檔案信息化管理要遵循的原則

（1）第一，實行房地產檔案信息化管理要遵循便捷原則。吸納帶房地產交易呈不斷上升趨勢，對房地產信息的查閱需求也在不斷增加。為了適應現代不斷增長的房地產業務標準，房地產檔案信息化管理要遵循便捷、準確、方便、容易操作等原則，在最短的時間內快速準確地查閱到需要的信息，以滿足廣大客戶日常查閱房地產信息的需求。

（2）第二，實行房地產檔案信息化管理要遵循系統原則。房地產檔案管理和產權登記是房地產管理部門的不同職能，要將這兩個職能有機協調起來，才能實現檔案管理的系統性，也才能有效地實現房地產檔案管理。房地產產權交易管理是房地產檔案管理的重要部分，要充分計算機將房地產產權中的收件、初審、福神、終審、發證等實施一體化管理，讓產權登記過程中的各種程序有序進行，并在分類組合、檢索和查閱、復查中有機統一起來，形成強大的房地產管理系統。

（3）第三，實行房地產檔案信息化管理要遵循規范原則。房地產檔案信息管理要以統一的規范性文件或標準為指導方針，確保各項具體工作的規范實施。例如，房地產各種檔案的掃描方式、掃描內容、保存格式等檔案細節的統一，有利于以后檔案信息的高效利用，避免了管理一團亂的現象出現。

（4）第四，實行房地產檔案信息化管理要遵循安全原則。房地產檔案管理工作是以計算機技術為基礎運行的，計算機網絡系統用存在風險性，如果不對計算機軟件和文件系統進行安全維護，很可能造成數據的丟失，影響檔案管理的效果。所以，我們在加強房地產檔案信息化管理的過程中，要對計算機服務器做好相應安全配置，防火防雷同步進行，做好保密工作，防止信息泄露和被盜用，做好數據備份，防止書記丟失和亂碼，做好病毒查殺工作，保證信息安全。只有加強計算機系統的安全維護啊，才能保證檔案管理信息化目標的實現。

3. 分析加強房地產檔案信息化管理的措施

（1）加強檔案信息資源建設。

房地產檔案信息化管理首先要加強檔案信息資源的建設，保證信息管理的系統性和高效性。第一，加強檔案信息資源的管理，防止信息遺漏和丟失。檔案信息資源主要包括目錄數據、原數據和對象數據。通過編寫相關程序對目錄數據和原數據進行接收，對紙質檔案信息進行掃描，采集對象數據后做好保存和管理，提高數據收集和使用的效率。第二，建立完善的檔案信息管理系統，對數據收集、檢索系統進行完善和升級，方便客戶查閱。

（2）加強人才培養。

房地產檔案管理信息化建設與工作者的素質息息相關，我們要建立一支精通房地產管理業務知識和計算機信息技術知識的專業隊伍，促進檔案管理信息化。首先，大力加強檔案工作者的使用信息技術的能力，掌握全面的信息技術知識和基本的計算機技術操作知識。其次，提高操作人員的檔案處理技術和能力，學會用計算機網絡發布、存儲檔案資料，實現檔案歸類和調用等。最后，還要加強技能培訓，讓操作人員學習最新的技術軟件和優秀的檔案管理經驗。

（3）加強各部門的溝通協作。

房地產檔案信息化管理中，要從整體考慮問題，充分發揮各個部門的團結協作效用，實現現代化管理。首先，制定統一的技術規范，奠定各部門分享檔案資源的堅實基礎。其次，加強合作，拓寬信息采集面，讓各個部門的數據資源凝聚成為檔案管理的強大信息流。最后，促進各部門的數據融合，實現資源共享與互利。

參考文獻

[1] 張淼.房地產檔案信息化管理[J].蘭臺內外， 2009，（02）.

[2] 丁文軍.提高企業檔案信息化管理之我見[J].西北水電， 2010，（02）.

[3] 楊根華.房地產檔案立卷歸檔亟需整頓[J].檔案時空， 1997，（04）.

[文章編號]1619-2737（2017）07-10-959endprint