計生檔案信息化管理探析

◎楊志興

計生檔案信息化管理探析

◎楊志興

計生檔案主要指的是計生工作中保存的各種文件、資料，這些文件資料詳細記錄了計生工作歷程，這也是我國開展計生工作形成的重要資源。隨著網絡信息化技術的高速發展，計生檔案信息化管理是未來發展的必然趨勢，只有實現計生檔案信息化管理，才能促進人口計劃生育工作規范化建設，提高人口管理質量，使人口計生檔案管理更加方便、快捷，確保計生檔案資料不會出現遺漏。因此，本文對計生檔案信息化管理方式進行了深入探索，并提出了相關建議。

自我國實施人口計劃生育政策以來，已經經歷了三十多年的發展歷史，在計劃生育政策實施過程中，計生管理系統儲存了大量的計生檔案資料，這些計生檔案資料中記錄了地區范圍內的人口情況以及育齡婦女的基本情況，并且對于如何開展節育工作進行了具體描述。計生檔案資料作為計生工作的真實記錄，其充分反映了我國計劃生育工作現狀。所以，在互聯網信息時代下，為了避免計生檔案資料遺失，必須加強構建信息化檔案管理系統，采用信息化技術來管理計生檔案，這樣才能顯著提升計生檔案資料的共享水平，加快辦事效率，為推動計生工作和諧穩步發展注入新的動力。

計生檔案信息化管理的必要性分析

計生檔案信息化管理滿足信息化時代發展需求。計生委員會主任曾經發表過重要講話“必須加快實現人口計生事業信息化，這也是人口計生事業的發展趨勢”。在人口計生管理事業中，傳統的管理手段已經無法滿足社會和時代的發展需求，必須加強使用靈活、方便、快捷的信息化技術，這樣才能提高人口計生管理工作的服務水平。同時，還能夠加快人口計生工作服務方式轉型，逐漸轉變為主動型服務。

傳統的檔案管理方式過于陳舊、落后。在傳統的計生檔案管理工作中，需要應用大量的庫房空間來管理計生檔案，所以導致管理成本費用大大提升。而且在檔案資料長時間保存于庫房中，很容易造成檔案資料發生損壞，使檔案資料的紙張出現發黃、干枯以及脆弱的問題。而且關于獨生子女獎勵以及生育審批等文件資料，在管理過程中需要不斷調用，所以浪費了大量的時間和精力，采用手工的方式來管理信息化檔案資料，不僅使日常查檔服務質量降低，而且還會造成檔案收集效率變慢，無法滿足當前的計生檔案管理需求，必須加快管理方式創新。

計生檔案信息化管理能夠提高管理效率。隨著信息化網絡技術的高速發展，在管理計生檔案過程中應用信息化技術，能夠加快收集、整理、移交和歸檔效率，不需要耗費大量的人力、物力和時間，在短時間內就可以完成一系列的管理工作，工作效率大大提高。同時，信息化大數據計劃，能夠對龐大的檔案信息資料進行精細化管理，快速查詢需要的資料，檔案資料全部以數據化的方式存儲，不需要占用倉庫來存儲紙質資料，有效保護了檔案原件。在日常工作中只需要利用計算機，就可以把需要的數據資料檢索出來，對于兌現計生獎勵和生育審核所需要的資料，也能夠快速轉移，提高更加高效的服務。

計生檔案信息化管理措施

轉變傳統的檔案管理思想，采用先進的信息化軟硬件設施。隨著互聯網信息化時代的高速發展，傳統的計生檔案管理方式已經無法適應社會的發展需求，必須轉變傳統的信息化管理模式。作為計生管理工作部門領導，必須轉變傳統的檔案管理思想，提高對檔案管理工作的重視程度。計生管理部門的主要負責人必須起到帶頭作用，主動拉起檔案信息化管理工作，并且把信息化檔案管理工作落實到各個次級部門，構建完善的網絡化管理體系，這樣才能更加方便、快遞開展計生檔案信息化管理工作。此外，計生部門需要增加對信息化建設的投入，不斷引進先進的信息化軟硬件設施，滿足信息化管理的基礎設施需求。此外，在計生檔案信息化管理工作中，對于計生檔案資料，可以按照每件立卷的方式保管檔案資料，這樣才能更好地應用檢索工具調整檔案資料，不斷更新檔案資料。作為信息化管理人員，必須加強建設計生檔案資源庫，利用資源庫收集計生檔案資料，不斷豐富資源庫內容，這樣才能提高資源利用率。

制定完善的計生檔案信息化管理制度。在計生檔案信息化管理工作中，完善的計生檔案信息化管理制度非常重要，其關系著計生檔案管理的規范性與合理性。因此，必須從收集檔案、直到保存以及銷毀檔案的過程中，需要不斷細化檔案管理流程，這樣才能使檔案管理工作精細化。對于電子文檔管理工作，計生部門必須細化到各個責任人，讓每個工作人員了解自身的責任和義務，然后按照規范的業務流程來管理電子文檔。此外，針對計生檔案信息化管理，需要制定完善的績效考核制度，如果在管理信息化計生檔案時，存在良好的記錄，那么就可以給予一定的工作獎勵，對于工作成績比較差的管理人員，部門也要及時進行培訓，提高工作人員的信息化管理水平。

提升計生檔案信息化管理的安全性以及完整性。計生檔案作為計生管理部門的重要材料資源，其關系著計生部門日常工作的正常開展。因此，在計生檔案信息化管理工作中，必須仔細研究相關管理正常，根據信息資料的重要性設置相應的密碼等級，并及時對收錄的信息資料進行計算機加密，做好計生檔案資料的保密工作，防止計生檔案資料泄露。同時，計生部門需要需要定期檢查網絡系統安全，確保網絡系統處于安全環境下，這樣才能避免黑客攻擊以及病毒入侵危險，防止數據遺失或損壞，確保計生檔案信息化管理工作正常開展。

綜上所述，在互聯網信息化時代下，為了提高計生部門的日常工作和服務效率，必須加快推動計生檔案信息化管理工作，不斷優化和調整計生檔案信息化管理措施，以此來促進計生事業高速穩定發展。

（作者單位： 山東省青州市何官鎮政府）