論提高科技期刊編輯出版工作效率的方式

賀嫁姿+譚春林

摘 要：提高編輯出版的工作效率，減少甚至消除出版時滯是我國科技期刊從業人員急需解決的一個問題。此文通過研究如何提高審稿階段和編輯加工階段的效率來探討如何提高我國科技期刊的出版工作效率，認為可使用的策略為采用稿件遠程處理系統和建立通用的郵件模板來提高審稿階段的效率，按照設定的流程進行編輯加工和調動作者參與稿件編輯加工的積極性來提高編輯加工階段的效率。

關鍵詞：科技期刊；審稿；編輯加工；稿件遠程處理系統；郵件模板

中圖分類號：G232 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2017）08-0127-02

一、引 言

科技期刊是定期連續出版物，期刊編輯人員必須嚴格按照刊期確定每年的工作周期，在這一工作周期內完成全部的工作流程，如：組稿、審稿、編輯加工、校樣處理、簽發付印[1]。目前，我國科技期刊出版普遍存在時滯現象[2]，具體表現在兩方面，一為作者從投稿到發表的周期較長，特別是核心期刊，一般需要3-6個月不等，筆者就投過一篇論文至《中國科技期刊研究》，投稿至刊出花了6個多月；二為期刊紙質版出版時間的后延，比如月刊，本來月底就要出刊的，非得要下個月才能印出紙質版刊物。科技期刊出版時滯會給科技信息傳播的速度、科技成果的時效性等帶來諸多負面影響[3]。因此，提高編輯出版工作效率，減少甚至消除出版時滯是我國科技期刊從業人員急需解決的一個問題。本文筆者將結合自己6年多的科技期刊工作經驗，僅從提高審稿階段的效率和提高編輯加工階段的效率兩方面出發，探討提高科技期刊編輯出版工作效率的具體措施。

二、提高審稿階段效率的措施

科技期刊的審稿階段，主要是指作者投稿至編輯部，編輯部逐級對稿件進行審理，然后決定稿件是否采用的過程。目前我國科技期刊主要實行三審制，即責任編輯初審，相關學科專家外審，主編終審，我刊還多一個環節，即副主編（編輯部主任）在相關學科專家外審后復審稿件。提高科技期刊審稿階段的效率，可以從以下兩方面入手。

1.采用稿件遠程處理系統。采用稿件遠程處理系統對提高審稿階段的效率具有重要的作用，目前較常采用的主要有北京瑪格泰克和勤云科技有限公司的稿件遠程處理系統。以本刊為例，在采用稿件遠程處理系統之前，本刊采用的是電子郵箱投稿，收到稿件之后，編務需要在稿件記錄本上手抄上稿件的作者姓名和題名。通過初審的稿件，還需打印出來紙質版，請外審專家來編輯部取紙質版或編輯部郵寄紙質版給外審專家，審稿專家審完之后還需要親自送至編輯部或郵寄至編輯部，這個過程很浪費時間，保守估計這個過程需花費1至2個月的時間。

采用稿件遠程處理系統，可以大大縮短這個時間，作者經過簡單操作注冊賬號，可以向科技期刊在線投稿，系統收到稿件之后，自動為稿件編上序號，不需要編務手抄。通過初審的稿件，編輯可以在系統審稿專家庫中選擇相應外審專家，點擊“完成提交”即可在線發給外審專家，系統還會自動發郵件給作者和外審專家，編輯部工作人員無需錄入收件人地址和郵件的具體內容。作者收到文章通過初審送外審的郵件后，就不會親自打電話去編輯部詢問稿件的進展情況，這樣編輯部工作人員可以節約大量接電話的時間[4]。外審專家只需在線下載稿件電子版，審完之后在系統填寫審稿意見即可發回編輯部。外審同意發表或修改后發表的文章，編輯部工作人員可將外審意見結合編輯部意見在系統直接發給作者。作者按照修改意見修改稿件再上傳修改稿，最后副主編（編輯部主任）復審、主編終審等都在系統中完成。科技期刊編輯部使用稿件遠程處理系統，編輯部的所有工作人員都可以在線處理稿件，方便且快捷，既可節約時間，提高效率，又可節約資源。

2.建立通用的郵件模板。在審稿階段，建立通用的郵件模板可以提高編輯出版的工作效率[5]， [6]。編輯部在稿件審理階段會給作者和審稿專家發多封郵件。發給作者的郵件主要內容有：告訴作者稿件收到了，稿件的初審通過送外審了，稿件沒通過初審退稿，外審沒通過退稿，外審通過、副主編復審沒通過退稿，外審通過、副主編復審通過修改稿件等。發給外審專家的郵件主要內容是聯系其審稿的相關事宜。編輯工作雖然繁雜，但規律性卻很強，編輯部給作者和外審專家發郵件的每一個內容都可以制作一份文檔模板，在具體操作時，稍作修改甚至不需修改直接將模板發給作者或外審專家即可。以我刊為例，針對外審通過、副主編復審通過、要求作者修改的稿件，我刊會發郵件給作者，郵件內容不僅包括外審意見，還包括編輯部意見。我刊專門制定了一份包括以下內容的郵件模板：（1）外審意見，羅列外審專家的審稿意見；（2）編輯部意見，如：請仔細斟酌全文的語言文字，不要出現任何病句和錯別字；請仔細核對全文的量符號、單位、正斜體，確保無誤；請仔細核對全文的圖、表，確保圖名、表名、圖表中的內容無誤；請確保作者的相關信息完整無誤；請確保英文齊全（題名、作者姓名、單位、摘要，關鍵詞的英文都需要）；請按照我刊的論文格式（主頁可下載）編輯全文；請按照順序編碼制著錄參考文獻，在文章中具體引用的位置標注上標；請在xxx（日期）前修改好，文檔名前加“修改稿和具體日期”。

三、提高編輯加工階段效率的措施

科技期刊的編輯加工階段是指稿件經審稿被錄用后，編輯通過編輯加工使原稿件轉化為正式出版的科技論文的過程[7]。以我刊為例，在編輯加工階段，副主編（編輯部主任）將稿件發給某期的執行編輯，執行編輯的工作是統籌整一期刊物的編輯加工，包括給每一位責任編輯安排稿件篇數，統籌全期頁數、安排轉頁，通讀全期查看內容是否有誤等工作。責任編輯每人負責一定篇數的稿件，從編輯到出版都是一個人負責，因人手不足，我刊沒有專門的校對人員，一篇稿件的編輯和校對都是一個責任編輯全程負責。提高編輯加工階段的效率，可以從以下兩方面入手。

1.按照設定的流程進行編輯加工。按設定的流程進行編輯加工，可以加快編校的速度，減少編校錯誤的出現。責任編輯拿到的稿件雖然是經過審稿、決定采用的稿件，內容已基本完善，但科技期刊不同于社科期刊，編輯加工的過程不僅要確保語言通順流暢，無錯別字，論文編排格式符合本刊的規定之外，還需確保圖表內容格式、專業術語、量符號、單位、字體、數字、公式等符合科技期刊的編排規范，需要編輯加工的內容相當多。對此，在編輯加工的過程中，不可能一次就能把原稿轉化為正式出版的科技論文，有學者提議將整個編輯加工的流程分五步進行，第一步為論文格式加工，第二步為架構核查，第三步為公式加工，第四步為文字潤色，第五步為整體性核對[8]。endprint

我刊設定的流程分三步進行。第一步，對電子版進行深加工。責任編輯從稿件開頭看到稿件結尾，在格式上，按本刊的論文格式模板編輯稿件的格式；在內容上，對存有疑問和明確需要作者修改、補充的內容，在文字上標注紅色字體或者插入批注，提醒作者核對、補充或修改。在文末還附上一段文字，如：請特別注意正文中標紅的地方和每一條批注，按要求一一改過來；請在編輯發給您的這份文檔中修改等。第二，對用方正書版系統編輯打印出來的紙質版進行深加工。責任編輯將作者按照自己意見修改好的稿件電子文檔發給排版公司，排版公司用方正書版系統排好版，打印出紙質版交回責任編輯手中，責任編輯將紙質版對照稿件電子版原文，先確認書版系統編輯的論文內容與Word電子版的內容一致，然后逐字逐句斟酌稿件，在紙質版上用紅筆一一改正所有錯誤的地方，將改好的紙質版交回排版公司。第三步，核對排版公司第二次交回的紙質版，并再次通讀稿件，再查錯。先核對排版公司第二次交回的紙質版，檢查是否已按照第一次紙質版上標紅的意見一一修改，沒有修改的地方，繼續做好標記，并再次通讀全文，確認無任何錯誤。第四步，與第三步大同小異，由排版公司交回的紙質版可以算為三校了，改動的地方已很少。第五步，由排版公司打印出清樣，編輯加工過程基本結束。

2.調動作者參與稿件編輯加工的積極性。編輯跟作者進行口頭和書面形式的交流，貫穿于整個編輯加工過程，如何讓作者愉快、高效地完成對存疑項和需修改項的核實與修改，積極配合編輯的編輯加工工作，是值得編輯們思考的問題[9]。筆者認為，可充分利用QQ、微信等社交平臺，隨時隨地與作者進行溝通，以調動其參與稿件編輯加工的積極性。筆者每次拿到本刊審稿通過、決定采用的稿件進行編輯加工時，首先找到作者的電話，因為電話一般和微信同號，所以在微信中嘗試通過電話號碼添加作者的微信，微信通過后又讓作者加筆者的QQ。有了作者的微信和QQ之后，筆者在進行本刊工作流程的第一步和第二步的工作中，碰到任何問題都可以通過打字、語音、截圖等方式與作者進行多方面、全方位的交流。

此外，編輯在與作者進行交流時，應盡量避免出現不專業的情緒，千萬不能給作者發帶情緒的溝通意見，有時作者的稿件即使犯了不該犯的錯誤，我們也應該調整自己的情緒和溝通的節奏，用商量和探討的語氣與作者進行有效的溝通，讓作者能在最快的時間內解決編輯的存疑項和編輯讓其修改的內容，提高編輯的編輯加工效率。

四、結 語

本文針對我國某些科技期刊出版時滯的問題，主要探討通過提高審稿階段和編輯加工階段的效率來提高我國科技期刊的出版工作效率。本文列舉了具體的策略，如采用稿件遠程處理系統和建立通用的郵件模板來提高審稿階段的效率，按照設定的流程進行編輯加工和調動作者參與稿件編輯加工的積極性來提高編輯加工階段的效率。希望科技期刊編輯部能充分重視編輯出版的工作效率，盡量避免出現出版時滯的問題，從而提高作者、讀者對刊物的滿意度，促進我國科技期刊業全面繁榮發展。

參考文獻：

[1] 全國出版專業執業資格考試辦公室.出版專業實務（中級）[M].上海：上海辭書出版社，2015.

[2] 李莘，于光.工程技術學科期刊出版時滯研究[J].編輯學報，2007，19 （4）：264-266.

[3] 孔紅春.提高編輯工作效率，縮短期刊出版時滯[J].天津科技，2009（6）：89-90.

[4] 李麗萍.王署明.楊愛麗等.提高編輯工作效率，縮短科技期刊出版周期[J].編輯學報，2011（S1）：45-47.

[5] 孫竹鳳.提高學術期刊編輯工作效率的竅門[J].編輯學報，2013（5）： 463-464.

[6] 林國真.優化工作流程，提高編輯工作效率[J].天津科技，2015（4）： 74-76.

[7] 薛子儉，付利.科技論文分步編校法及注意事項[J].中國科技期刊研究，2012（2）：325-328.

[8] 侯翠梅.淺談科技學術期刊編輯提高工作效率的途徑與方法[J].編輯學報，2016（S1）：S39-S41.

[9] 張琳，劉曉涵.提高科技期刊編輯與作者溝通效率的研究[J].編輯 學報，2017（1）：17-20.

[責任編輯：傳馨]endprint