復雜產品研究試驗文件歸檔完整性研究

李偉　呂曉麗

摘 要：復雜產品研究試驗文件的歸檔完整性問題，一直困擾著技術文件管理部門。該文通過分析復雜產品的研制特點，從構建并細化復雜產品研試文件分類方法、梳理復雜產品結構及所涉及的專業體系以及將研究試驗文件歸檔管理納入產品全壽命周期等三個方面的研究入手，試圖從產品、技術、管理三個維度，找到提高復雜產品研試文件歸檔完整率的解決方案。

關鍵詞：復雜產品 研究試驗文件 歸檔

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（c）-0181-02

復雜產品是指客戶需求復雜、產品組成和技術復雜、制造過程復雜、項目管理復雜的一類產品，如航天器、飛機、復雜機電產品、武器系統等等。這些復雜的產品，通常被稱為系統級產品，它們結構層次復雜，技術創新點多，研制周期長，從方案論證到產品成熟定型。需要多個子系統及設備的研制生產、試驗單位協調配合，因此而產生大量的技術文件。復雜產品的研究試驗文件（以下簡稱研試文件）指在復雜產品設計、試制、試驗、生產過程中產生的，反映任務由來、方案論證、試驗狀況、研制總結、定型鑒定和技術管理的技術文件。研試文件是說明產品、零配件、組件的設計原理、系統結構、設計思想、設計方法的技術文件，主要用于設計過程中設計師之間技術上的共享、交流和進行技術積累，而不能直接作為產品生產、技術支援等工作的依據。

隨著現代管理手段與新技術的應用，產品組織管理體系與技術發展模式都發生了深刻變化。在信息技術的支持下，產品數據，特別是復雜產品在研究試驗中的過程文件量日益龐大，這些文件如果失去檔案管理的技術配合與支持，必將引發產品文件失控。因此，針對這些龐大信息與文件，產品技術文件管理需要以新思路重新梳理復雜產品研試文件在各個研制階段與產品的關系，從歸檔文件完整性結構前期控制、產品結構與專業梳理、產品研制全壽命歸檔管理三個方面著手，提升復雜產品研試文件歸檔完整率。

1 研試文件結構前期控制—細化文件分類法

復雜產品研試文件種類繁多，文件管理部門可以會同產品研發及管理部門，根據復雜產品研發流程、產品特點、以及文件應用需求進行適當分類，便于產品文件的管理、辨識和利用。

為了不同的應用目的，可以同時采取多種研試文件分類方法，選擇其中做常用的作為主分類法，并為此制定詳細的產品研試文件分類細則，為每種類別規定類別名稱并作出其他方面的詳細規定。按照產品研試文件的內容、用途進行分類，并為每種文件制定基本類別名稱、分配類別編號，這就是研試文件的基本分類法。根據基本分類法，每一類文件應該規定唯一的類別名稱并分配唯一的類別編號。研試文件基本類別名稱應窮盡復雜產品需要的所有研制過程文件的基本類別名稱。

產品研試文件基本分類法不宜直接作為主分類法，因為該分類法中的文件類別無法直接與產品關聯，同一種文件類別是由不同角色的設計師負責擬制，并且在產品研發的不同階段完成，即文件基本分類法中的同一種文件類別，有很多不同的重要特征，不便于產品研試文件的管理辨識和應用。

產品研試文件是圍繞產品進行擬制的，那么每份文件都至少關聯一個產品，該產品可以是系統級和分系統級的，也可以是單機或零部組件。一種類別的文件，應該由何種角色的設計師負責擬制、應該在產品研發的那個階段擬制等特性，與其關聯的產品類別有關。因此，在產品研試文件基本分類法的基礎上，結合每份文件關聯的產品類別、交付和使用方面的關鍵信息，形成文件與產品雙維度的復合分類法。

復合分類法可以具體規定產品設計過程中應輸出的產品研試文件類別，而且產品的研發一般按照產品的主要部件來組建分項目組和進行計劃管理，按產品類別對研試文件分類，有助于各專業的設計師即使擬制相應的產品文件。因此，這種復合分類法更有實用價值，更適合作為航天產品研試文件的主分類法。

確定了產品研試文件的主分類法后，還必須制定產品研試文件的命名規則和編號規則，用于規范文件名稱，便于文件辨識。

2 復雜產品結構與專業梳理

由于文件是依附于產品而存在的，因此，產品復雜程度決定研試文件橫向結構完整性要求。在產品研發人員任務異常繁重，無暇顧及文件管理工作的情況下，歸檔文件完整性主要依靠檔案業務人員進行管控。然而目前檔案管理常常與產品研制的管理相割裂，檔案工作長期置于管理鏈條的末端，不利于歸檔質量的把控及信息資源的后繼管理。因此，需要不斷的認真梳理每一個復雜產品的結構及專業技術層級，便于從全局掌控產品研試文件的構成。

復雜產品的結構通常包含系統、分系統、設備（單機）整件、組件、部件、零件等7個層級，形成完整的樹狀產品結構。文件管理需要根據每個層級產品的性質、特點和復雜程度，以列表的形式，提出具體應編制哪些文件，從結構角度把控研試文件歸檔完整性。

復雜產品設計是一個在各專業領域專家協同工作的基礎上，通過多專業領域協同、多約束條件、多目標、復雜的布局與裝配，完成較為復雜的任務。隨著技術的進一步發展，產品設計模式在信息化的基礎上，朝著數字化、集成化、網絡化、智能化的方向發展。目前，在航天器系統的研制中，虛擬設計技術和并行設計模式已經成為主流，數字化技術、虛擬現實和虛擬仿真技術、虛擬裝配以及協同設計技術的應用，使得產品研試文件所涉及的專業領域逐步擴大，研試文件構成更加復雜。文件管理需要根據設計師系統在多年的研制工作中形成的專業技術體系，設計出依托專業層級的研試文件架構，從分系統層、技術虛層、專業層、專業方向層、技術層等方面梳理出每一個層級的研試文件，從專業角度把控文件歸檔完整性。

3 產品研制全壽命歸檔管理

通過細化研試文件分類法和進行產品結構與專業的梳理，基本奠定了研試文件歸檔完整性的基礎。研試文件的歸檔目的是完整保存復雜產品研制歷史，記錄研制成果，因此，要保證其研制歷史的完整，需要根據復雜產品研制程序，將歸檔工作納入產品全壽命周期。endprint

以航天器為例，通常，每個型號的航天器研制需要經歷可行性論證、方案、工程研制、定型等四個階段，每個階段工作性質不同，因此產生不同類別的研試文件。根據復雜產品質量管理要求，其產品樹中的各個分系統、復雜單機等均應制定較為詳細的研制程序、設計準則和輸入輸出文件清單，根據這些文件的內容描述，可以把握產品各項研制工作內容，進而梳理出各個工作內容應該輸出的研試文件。在一個階段的研制工作結束后，產品設計師需要進行研制工作的總結，同時為下一個研制階段制定研制計劃等。從產品研制總結中可以清晰的看到研制歷史，該階段產品研試文件整體框架也就清晰可見了。不僅如此，復雜產品通常需要對各階段大型試驗項目及關鍵技術攻關項目提前計劃，跟蹤這些項目，也是理清研試文件完整性的手段之一。

復雜產品研制周期長、零部件組成數量龐大、涉及專業領域廣、研制過程需要融入新技術，導致其研發過程的管理活動也較為復雜，特別是關系到產品研制進度與成敗的質量活動顯得尤為重要。因此，研試文件的歸檔，不能僅從產品角度考慮其完整性要求，還必須將這部分管理活動的技術與管理文件納入歸檔范圍。

梳理產品研試文件，離不開對研制活動全過程的跟蹤。文件和檔案管理部門應該會同科研管理部門，專門制定符合復雜產品研制特點的“三納入”、“四參加”、“四同步”的方法：將研試文件歸檔工作納入型號研制計劃、型號議事日程及產品設計師系統的崗位責任制中；文件檔案管理部門參加產品鑒定、課題審定、設備驗收、成果審定等；下達產品研制計劃任務與提出研試文件完整性的具體要求同步，檢查計劃進度與檢查研試文件的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定研試文件歸檔同步，上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門出具產品文件歸檔情況證明材料同步。

4 結語

根據產品研制程序確定復雜產品研試文件完整性；根據產品結構分解，結合專業技術體系確定的型號領域的技術分解結構確定歸檔項目；根據歸檔項目內研制任務模塊化分解確定文件間的層級邏輯關系；根據文件在研制工作中的作用確定文件歸檔價值等等，構成復雜產品研試文件歸檔完整率的控制切入點。復雜產品研試文件檔案化控制是一項復雜的工作，需要從細小處著手，認真實施，才能完整準確的記錄和保存產品研制成果和研制歷史。

參考文獻

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