探究Word軟件在日常辦公中的應用

【摘要】：在計算機技術不斷普及的形勢下，Word軟件開始被廣泛的應用在辦公系統中，此軟件作為office軟件中的一種，具備了強大的文字處理功能，在企業的日常辦公中發揮著重要的作用，因此，辦公室工作人員需要掌握此軟件的應用方式。本文從文檔處理、恢復、數字化處理三個方面分析了Word軟件的應用。

【關鍵詞】：Word軟件；日常辦公；應用方式

引言

Word軟件為用戶提供的是文檔創建和出處理的相關工具，讓操作者能夠更加簡單便捷的處理文檔。在信息技術不斷發展的形勢下，Word軟件也會進行相應的技術更新和功能添加，此軟件創建文檔的專業程度在逐漸提高，為越來越多的工作者提供了便利條件。

1.文檔處理方式

1.1多個文檔之間的切換

在日常辦公中，經常會出現需要同時打開多個文檔的情況，為此，操作者可以采用以下方式：先選中需要的全部文檔，按回車鍵，此時Word軟件就會自動打開所選中的文檔；在選擇文檔時，如果要連續選擇文檔，可以先按下Shift鍵，隨后用鼠標單擊所需要的文檔名稱，如果要不連續選擇文檔，可以先按下Ctrl鍵，隨后用單擊所需文檔。如果所需要的文檔過多，則不能在同一界面上顯示，此時應用任務欄切換文檔比較麻煩，因此，操作人員可以單擊窗口菜單，會在下拉式菜單中發現文檔列表帶有數字編號，單擊所需文件的數字編號就能實現快捷切換。

1.2取消自動添加的符號

例如，系統在換行時自動添加的項目標號和特殊符號，取消過程如下：在編輯文檔的時候，單擊“格式”菜單，選中“項目符號”這一選項，在彈出的對話框中選擇“取消操作”；想要進行永久取消的話，可以先單擊“格式”菜單，選中“自動套用”的選項，在彈出的對話框中選擇“選項”，再選擇“自動更正”選項，隨后在“自動套用”選項中取消“自動符號”前面的對號，接下來在對話框中選擇“鍵入時自動選擇格式”，并取消“自動項目符號”前的對號，最后單擊“確定”選項。

1.3文檔保密操作

在編輯和處理一些與政務相關的文檔時，操作者要做好相應的保密工作，但是在Word軟件中，基礎的文檔隱藏不能起到任何的保密效果，其他人員在接觸計算機時依然可以找到并打開文檔，因此，操作者需要應用設置密碼的方式來對文檔進行保護。密碼保存文檔的過程如下：選中文檔，單擊菜單中的“另存為”選項，并打開操作界面，在保存文件名的位置上輸入新的保存名稱；在“工具”的菜單欄中選擇“安全措施”選項，在“文件加密”選項中分別設置打開文件的密碼和修改文件的密碼；設置好后單擊“確定”選項，會彈出在此輸入密碼的窗口，重新輸入后點擊“保存”選項即可[1]。

1.4重復使用文檔格式

在復制格式時，要先選中所需要的格式，隨后應用格式刷，實現對所選格式的重復使用，但是格式刷在每次應用過后都會恢復原始狀態，此時，如果需要反復應用統一文檔格式就需要重復上述過程。其實操作者可以在選中所學文檔格式后，對格式刷進行雙擊，經過這樣的操作后，該格式刷就可以被多次應用，如果需要更換文檔格式或者是不再需要所選格式，單擊格式刷便可以退出。

2.文檔恢復方式

2.1自動恢復

在應用Word軟件的過程中，避免不了意外的發生，如：停電、死機、程序響應較慢等，此時，操作人員來不及對文檔進行保存，給文檔帶來了丟失隱患。在計算機和系統恢復后，操作者再次打開軟件時，會彈出文檔恢復的對話框，為了最大限度的找回未及時保存的文檔，可以選擇恢復自動保存時間較晚的那份文檔。另外，還可以將自動保存的時間直接設置成自動恢復的時間，具體操作如下；打開“工具”菜單，選擇“選項”，在彈出的對話框中選擇“允許后臺保存”選項，并在“保存時間間隔”中選擇最短的時間間隔，這樣操作者就可以通過“Ctrl+s”這一快捷鍵來快速保存文檔，進而提高文檔保存的效率。

2.2修改啟動

如果操作者在文檔編輯過程中應用了宏命令，經常會出現文檔無法再次打開的現象，為了解決這一問題，操作者在打開文檔之前，應當修改軟件中的基本參數設置，進而有效禁止宏命令。首先，操作者需要打開“我的電腦”，找到Word軟件的相關程序，將其中被命名為“Winword.exe”的文件，將其復制到桌面上，在形成快捷方式后打開其屬性菜單，在“目標”選項后添加“/m”，隨后將所需文件拖動到快捷方式中，便可以有效禁止宏命令的啟動[2]。

2.3文本的恢復

在恢復文檔中的文本時，操作者可以應用“在任意文檔中恢復文字”這一功能，具體操作方式如下：選擇“工具”菜單，單擊“常規”選項，選擇“打開時確認轉換”這一選項，再單擊“打開”選項，在彈出的對話框中選擇“查找范圍”，選擇文檔保存的途徑，最后選擇“在任意文檔中恢復文字”選項，同時選中需要打開的文檔即可完成恢復工作。

3.文檔的數字化處理方式

3.1調整文本縮進

在文檔的段落格式設置中，文本縮進屬于基本操作，通常情況，操作者將鼠標直接定位到游標卡尺上，便可以通過直接拖動相應圖標的方式來調整文本的縮進情況。但如果操作者想對文檔進行更加精確的調整，就需要應用到“段落”菜單，操作者可以單擊對話框中的“間距和段落”，在相應欄中輸入所需要的文檔數據，隨后單擊“確認”鍵即可。為了節省操作時間，操作者還可以直接應用快捷鍵來調整文檔，即按住“Alt”鍵的同時單擊游標尺上的相應圖標，此時，游標尺上會顯示出相應的數據，操作者便可以結合這些數據展開文檔的調整工作。

3.2調整圖片的大小

操作者在文檔中插入所需圖片后，往往需要對圖片的格式和大小進行調整，操作者要雙擊要調整的圖片，在彈出的對話框中選擇“大小”這一選項，通過調整按鈕直接調整圖片的大小。為了確保圖片能夠被全方位的裁剪，操作者可以在上述操作的基礎上調整圖片的旋轉角度。

3.3調整表格

在文檔編輯中，經常涉及到表格的繪制和插入，設置表格相關屬性的方式如下：選中整體表格，隨后單擊鼠標，在彈出的對話框中選擇“表格屬性”這一選項，在接下來彈出的對話框中依次選擇需要調整的表格項目，在“指定寬度”一欄中輸入相對應的數字，便可以實現對表格屬性的多方面調整。另外，在調整表格的過程中，操作者也可以調整表格和周邊文本的排列格式和距離，單擊“表格”菜單，點擊“文字環繞”選項，便可以實現對表格和文檔的調整。

3.4調整文本框

當Word軟件處于默認模式下時，文本框和文字之間有一定距離，此時操作者要想調節兩者之間的距離，就要選中調整文本框的邊緣，在彈出的對話框中選擇“文本框”選項，進而對文本框的內邊進行調整，調整文本框和文字之間的距離。

總結

掌握了Word軟件在日常辦公中的基本應用方式能夠在提高工作效率的同時，減少工作的失誤次數，有效避免了大多數的文件丟失問題，提高了工作時間和資源的合理配置程度，有利于企業的發展和進步，并且Word軟件還具有操作方式簡單等優勢。

參考文獻：

[1]李小珍.Word軟件在日常辦公中的應用技巧[J].計算機光盤軟件與應用，2015，06：93+89.

[2]廖祁勇.Word軟件在現代辦公中的應用[J].全國商情（理論研究），2013，19：32-33.

作者簡介：譚娟，女，黑龍江哈爾濱人，學歷本科，畢業于哈爾濱師范大學，現有職稱：助理工程師，研究方向：計算機科學與技術。