談公文處理和檔案管理銜接問題

張鵬

摘要：公文是用來傳達國家方針政策、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章的公務(wù)文書。公文處理是各級行政機關(guān)一項重要的工作，也是一項不可或缺的行政行為，還是各級機關(guān)之間進行聯(lián)系的紐帶。而檔案又是公文的重要載體，也是重要的信息來源，檔案是公文的主要載體，公文的優(yōu)劣影響著檔案的質(zhì)量。要做好檔案管理，首先就要提高公文的質(zhì)量。而用好檔案不僅有利于資源開發(fā)，還有助于行政管理工作的有效開展，對機關(guān)工作職能轉(zhuǎn)變有著直接的影響。因此本文主要就對公文處理和檔案管理相關(guān)銜接問題進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接問題

1公文處理及檔案管理銜接的重要意義

在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。在檔案管理及公文處理的接續(xù)環(huán)節(jié)，不僅是進行“來料加工”即可，還需要借助公文處理，加強檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務(wù)于實際工作，提高行政工作效率與管理水平。

2公文處理與檔案管理銜接方面存在的主要問題

檔案的前身就是公文，是由公文轉(zhuǎn)化而來的。因此，公文在制發(fā)階段就要考慮到公文的質(zhì)量，要盡量做到規(guī)范化、標(biāo)準化和科學(xué)化。在實際工作中公文處理和檔案管理上實行的是分塊管理，從管理科學(xué)來看，這樣比較科學(xué)有效。但也有不足之處，那就是拉大了公文處理工作和檔案管理工作的距離，文秘人員對檔案管理意識有所欠缺，檔案管理者對公文處理實際經(jīng)驗考慮較少。這樣就使得公文處理和檔案管理在銜接中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。主要有以下問題：

2.1公文處理及檔案管理的銜接意識有待加強

在實際管理工作中，檔案人員及文秘并非是一個人，由公文生成至歸檔管理的整個過程，需要多個工作人員，這種管理制度也是較為科學(xué)有效的，但公文處理及檔案管理間的距離也被拉大了，有些公文處理人員的檔案意識較為薄弱，而檔案管理人員對公文處理工作方面的考慮也比較少，使得二者之間的工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，且存在細節(jié)不規(guī)范的行為。

2.2公文處理及檔案管理的銜接機制不完善

在公文管理中，公文處理及檔案管理間缺乏規(guī)范性的配合制度，使得兩種工作環(huán)節(jié)銜接不緊密，無章可循，各自為政。而且檔案工作人員與公文處理人員之間缺少溝通，彼此不了解相互工作，影響了兩者的有效銜接。除此之外，兩者間還缺乏信息化手段機制作為支撐，導(dǎo)致公文處理轉(zhuǎn)化成檔案過程中存在重復(fù)性，工作效率與質(zhì)量低。

2.3公文處理及檔案管理的銜接質(zhì)量有待加強

有的單位仍然存在“文山會海”的工作作風(fēng)，使得公文數(shù)量較多，加大了檔案管理及公文處理人員的工作負擔(dān)。工作人員很難在有限時間內(nèi)有效保證公文處理質(zhì)量，使得公文與檔案質(zhì)量較低，影響了行政服務(wù)的效能。而且有些單位僅重視檔案的數(shù)量，不重視檔案的質(zhì)量，檔案信息的應(yīng)用效率并不高，對行政工作的效率、服務(wù)管理能力及政府職能的轉(zhuǎn)變等均有影響。

3公文處理和檔案管理銜接中的有效措施

3.1公文處理規(guī)范化

公文是具有規(guī)范格式的文書，在日常工作中，要樹立公文規(guī)范化、標(biāo)準化和科學(xué)化的指導(dǎo)思想，維護公文的權(quán)威，確保公文的嚴肅性，這樣才能達到檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準化和規(guī)范化。公文的標(biāo)準格式內(nèi)容主要有：公文版頭排列及字體、字號，文號，標(biāo)題排布的注意事項，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，在版記、附件上也要嚴格按照規(guī)定進行，這樣能夠避免重復(fù)勞動，提高公文質(zhì)量，同時為與檔案管理銜接工作做好充分準備。對于原件的保護，要從檔案管理的工作實質(zhì)上考慮，對于文件要做到有跡可循、有證可查，所以對于公文處理，應(yīng)將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見證。

3.2強化全過程管理

全過程管理就是從公文問世到檔案歸檔這個過程的管理，要做到這一點，就要從樹立質(zhì)量管理意識開始，對每個環(huán)節(jié)都要進行嚴格管理，包括文秘人員和檔案管理人員的工作都要進行嚴格監(jiān)督。要嚴格遵循《檔案國家標(biāo)準》、《國家行政機關(guān)公文格式》、《國家行政機關(guān)公文管理辦法》中的要求，從公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序一直到檔案歸類都要全程嚴格執(zhí)行。公文歸檔的要求，主要是真實、完整，達到實現(xiàn)檔案的功能價值，可參照《文件材料保管期限表》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定。一要準確鑒定每一份公文的價值，剔除重份和沒有保存價值的公文。二要明確歸檔時間，在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的歸檔工作，保證檔案完整存檔，隨時待查。三要注意歸檔的完整性，文件檔案應(yīng)保存的內(nèi)容包括文件簽批單、正式文件，以供保存和查閱利用。為保證歸檔保存的公文長期可查，要有適合紙質(zhì)公文的存儲環(huán)境。四要建立一支優(yōu)秀的管理隊伍來對此進行管理監(jiān)督，這支隊伍要具有專業(yè)素質(zhì)和穩(wěn)定性。為了更好地強化全過程管理，還要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范辦理公文。

3.3及時立卷歸檔，為公文和檔案的轉(zhuǎn)化做好銜接

公文是檔案的重要基礎(chǔ)，公文制發(fā)完畢后，應(yīng)該由專人及時整理、歸檔。文件制發(fā)人員在平時的工作環(huán)節(jié)中就要注重收集，倡導(dǎo)“馬上辦”的工作作風(fēng)，強調(diào)“及時”二字，及時收集、分類，及時歸檔。將制度流程化、流程信息化，讓公文處理與檔案管理形成鏈接，達到平時預(yù)歸檔狀態(tài)。各部門辦理完畢的文件材料，根據(jù)立卷的原則和方法，統(tǒng)一集中由文秘人員保管，文秘人員按照歸檔要求對文件按照類別分類，進行大類排序、編號、歸檔。公文的立卷、歸檔是文秘工作的末端環(huán)節(jié)，而對檔案工作卻只是開始環(huán)節(jié)，并成為兩項工作真正意義上的銜接點。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類地管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

結(jié)語

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實施一體化模式已成為發(fā)展趨勢，加強兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進行政單位服務(wù)管理水平的提高。

參考文獻：

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，24：8.