會計檔案電子化管理問題與創(chuàng)新

宋阿文

摘要：檔案是記錄科研院所相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的重要載體，是開展科研工作，維護(hù)單位合法權(quán)益的重要工具。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為時代發(fā)展的主要趨勢，作為經(jīng)濟(jì)活動主要“記錄者”的會計檔案也逐漸向電子化管理的方向邁進(jìn)。會計檔案電子化管理的實施極大地改善了信息管理的水平，提高了檔案信息的利用率，因此對會計檔案的電子化管理應(yīng)給予重視，不斷創(chuàng)新管理方法。本文主要對目前會計檔案電子化管理中存在的問題及相應(yīng)的創(chuàng)新措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電子化管理；問題；創(chuàng)新

1 檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業(yè)的發(fā)展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機(jī)關(guān)與國有企業(yè)來說，檔案記載了他們在不同發(fā)展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實行與重大事項的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關(guān)鍵指標(biāo)，是促進(jìn)辦事人員提高工作質(zhì)量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學(xué)規(guī)范地對檔案進(jìn)行管理，有益于單位或企業(yè)乃至于國家的協(xié)調(diào)與發(fā)展。

2 會計檔案電子化管理存在的問題

2.1 會計檔案的完整性不夠

雖然目前我國大部分高校都已逐漸意識到電子化對于會計檔案管理的重要作用，對于會計檔案的電子化管理已經(jīng)較為普遍，但是由于時間原因，學(xué)校對此類問題的重視度不夠，會計人員對電子化的概念及計算機(jī)方面的內(nèi)容了解的較少，相關(guān)方面的經(jīng)驗更是短缺，從而導(dǎo)致在實際操作的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。有很多高校的會計人員并沒有建立電子化的意識，只對紙質(zhì)打印的材料進(jìn)行保存，而忽略了利用計算機(jī)進(jìn)行信息的存儲，從而使會計檔案的完整性存在較大的問題。

2.2 管理制度不完善

當(dāng)前的電子會計檔案一般都是財務(wù)軟件的管理人員進(jìn)行保管的，但是這些工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在進(jìn)行電子檔案的管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理不到位的情況。而在會計電子檔案的管理過程中也沒有完善的管理制度，工作人員的職責(zé)不明確，管理沒有規(guī)范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失或是歸類錯誤，無法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3 電子檔案的安全問題

電子檔案以數(shù)字化的形式存儲在服務(wù)器中，受環(huán)境、機(jī)械損傷等因素的影響容易失真和損壞。電子檔案傳輸存在網(wǎng)絡(luò)安全問題，網(wǎng)絡(luò)快速的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到了共享，檔案信息傳遞更加方便。但是網(wǎng)絡(luò)黑客和計算機(jī)病毒也增加了系統(tǒng)管理的風(fēng)險，一旦網(wǎng)絡(luò)保護(hù)措施不當(dāng)，電子檔案很容易被刪改，就會出現(xiàn)信息傳遞泄密和檔案信息遺失的問題。

3 會計檔案電子化管理的創(chuàng)新發(fā)展

3.1 建立完善的存檔制度

相較于傳統(tǒng)的存檔方法，電子化的管理方法更容易對檔案信息的真實性造成一定的威脅，而且當(dāng)信息被篡改的時候也不易被發(fā)現(xiàn)，這就要求高校要建立完善的存檔制度，保證會計數(shù)據(jù)的計算是合理的、完整的，而且建檔的手續(xù)要齊全。會計人員在進(jìn)行信息的存儲時要進(jìn)行仔細(xì)的計算，反復(fù)核對信息的真實性，報表及原始報銷單據(jù)必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽名和蓋章，確保會計檔案的合法性。最后，會計人員要將記錄的信息及時更新在計算機(jī)上，以備后續(xù)的核對和查詢。另外，在對會計檔案進(jìn)行電子化管理的同時，要保留最原始的紙質(zhì)憑證，其中月賬單、現(xiàn)金日記賬等信息需要每天進(jìn)行打印，以供核對，當(dāng)遇到突發(fā)情況而不能正常打印時要將會計信息添加到打印，打印頁面要由操作人員進(jìn)行簽字。

3.2 加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

答案對單位信息進(jìn)行了記錄，具有非常重要的意義，而且對于維護(hù)單位的信息安全意義重大，所以檔案電子化的安全管理需要從以下方面進(jìn)行分析需要從以下方面進(jìn)行分析：一是要做好紙質(zhì)檔案和電子化檔案的共同管理，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的時候可以使用到紙質(zhì)檔案；第二，要對文件的信息管理進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，通過管理部門建立比較完善的安全管理體系，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露以及重要信息對外公布的行為。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先要提高檔案保管人員對檔案重要性的認(rèn)識，要讓檔案管理人員明白，財務(wù)檔案包含了許多重要的數(shù)據(jù)，在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現(xiàn)隨意性。其次是規(guī)范管理人員的操作，例如在磁盤提交過來之后及時進(jìn)行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護(hù)和查找等。企業(yè)要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，對管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呢攧?wù)專業(yè)知識的培訓(xùn)，在管理檔案時更加的方便，另外也要加強(qiáng)其自身素質(zhì)的培養(yǎng)，才能有效提高工作效率，防止工作中出現(xiàn)誤差。另外企業(yè)也要招收專業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，對系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，保障檔案信息的安全。

綜上所述，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理不僅有利于檔案的良好保存，也可促進(jìn)檔案管理部門業(yè)務(wù)水平的提高，同時，也為企業(yè)與單位對檔案的調(diào)用做好了充實的準(zhǔn)備。要在新形勢下促進(jìn)檔案管理的電子化與信息化，促進(jìn)檔案朝著更加規(guī)范化的方向蓬勃發(fā)展，為國家的發(fā)展與社會的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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