研究企業檔案管理社會化問題

姚萬和

摘要：現如今市場競爭越來越激烈，很多企業正面臨著激烈的競爭，想要占據穩定的市場，就需要提高自身的經濟效益。檔案管理是企業日常經營管理中非常重要的一部分，直接影響到人才素質的培養和提升。本文針對企業檔案管理社會化的相關問題進行分析和研究，從而達到提高企業檔案管理整體質量和水平的目的。

關鍵詞：企業；檔案管理；社會化；問題

企業對社會經濟的增長和穩定發展具有非常重要的影響和作用，但是在市場競爭越來越激烈的背景下，很多企業都面臨著被淘汰的危機。企業要想提高綜合競爭力，就需要意識到檔案管理的重要性和必要性。與此同時，要促使企業檔案管理逐漸朝著社會化的趨勢發展，在加強檔案管理質量的基礎上，能夠最大限度的保證工作人員專業技能的有效掌握。為了實現企業這一目標，利用社會化管理制度對企業檔案管理進行完善和優化，是提高企業檔案管理質量和水平的有效措施。

1企業檔案管理社會化現階段存在的問題分析

1.1缺乏重視

在現代企業的發展過程中，為了擴大企業規模，很多企業都會招收大量的工作人員。與此同時，很多企業都逐漸將人事檔案信息交給專門的組織實施管理，并且可以利用計算機網絡技術對這些檔案進行電子歸檔。但是，很多企業都沒有將電子檔案全部交由社會中的外包組織實施管理，大部分情況下都是由企業內部進行管理。如果企業內部檔案管理人員對電子操作技能掌握并不是很熟練的情況下，就會導致電子檔案在管理中存在各種問題。不僅會導致電子檔案中的信息出現丟失、遺漏等問題，而且還會對企業檔案管理的整體質量產生影響，很難達到良好的管理效果。這些問題的出現，主要是由于企業對檔案管理的重視度比較低，所以很難提高企業檔案管理的整體質量和水平。

1.2檔案社會化監管力度不夠

企業在實施檔案管理的時候，與其他部門工作不同。檔案管理部門在開展工作時，很難像其他部門一樣為企業創造明顯的價值或者經濟效益，不能夠直接對企業的經濟發展作出相對應的貢獻。因此，很多企業在企業檔案管理實施中，不僅沒有給予足夠的重視，而且監督管理力度也不夠。這就直接導致企業檔案在社會化實施管理過程中，很容易出現一些對企業本身經營以及文書管理方面的問題。如果缺乏對企業檔案管理工作的監管力度，就會導致其自身缺乏一定的束縛性，導致企業檔案管理社會化的整體質量和效率越來越低，對企業的經濟也會產生間接性的影響。

2企業檔案管理社會化實施的重要性

在企業日常經營管理以及發展中，社會化管理在其中占據非常重要的地位，能夠起到決定性作用。在針對企業檔案管理的實施過程中，將社會化管理模式應用其中，不僅能夠從根本上提高企業檔案管理的整體質量和水平，而且還能夠加強檔案管理的整體效果。企業在加強推進企業檔案管理社會化的過程中，可以適當的為項目或文書管理人員樹立正確的管理理念，并且將該理念落實到實處。這樣有利于提高企業檔案管理的效率，另外，可以利用精細化的方式對檔案信息進行管理，這樣能夠為項目、文書管理相關人員提供切實有效的信息依據。與此同時，企業將重點放在檔案管理社會化之后，不僅能夠有效提高企業檔案信息的整體利用率，而且還有利于增強企業項目與文書管理的整體效果，為企業的發展打下良好的基礎。

3針對企業檔案管理社會化問題的解決措施

3.1加強企業檔案管理社會化的宣傳

企業在檔案管理社會化過程中，需要加強宣傳力度，這樣能夠在實踐當中不斷增強工作人員之間的默契程度，而且還有利于相互之間協調開展檔案管理工作。企業要根據檔案管理人員的實際情況，對其采取有針對性的措施來達到宣傳的根本目的。企業要讓檔案管理人員充分了解到檔案管理社會化的重要性和必要性，這樣才能夠促使每個工作人員都能夠積極配合社會化的宣傳，為企業日后檔案管理社會化的工作提供切實有效的保障。

3.2集中統一管理

企業在檔案管理社會化的推進過程中，需要意識到統一集中管理的重要性和必要性，這樣能夠對企業檔案管理的質量和效率提升提供切實有效的保障。企業檔案管理社會化在某種程度上可以說是社會經濟的產物，與傳統檔案管理模式相比，兩者之間存在非常多的差異。傳統檔案管理工作的實施一般來說都是由企業內部相關機構直接執行，與員工的工作級別、文化程度等具有密切聯系，并且利用這些作為標準對員工的檔案進行劃分。傳統管理模式在實施中很容易導致檔案出現混亂的現象，而且很難提高檔案管理的質量和效率。而企業將檔案管理工作交給專門的管理機構進行操作，不僅能夠統一、客觀的對員工進行管理，而且還能夠有利于檔案管理質量、效率的提升。為了實現這一目的，就需要企業在將檔案管理工作交給社會管理機構進行處理的時候，要格外關注檔案統一集中管理的問題，這樣才能夠保證管理機構將數據管理能力充分發揮出來，對企業檔案管理工作起到良好的優化和完善作用。

3.3提高檔案資源的整體利用率

在企業大力宣傳和推進檔案管理社會化的過程中，需要對檔案資源的整體利用情況給予足夠的重視。經過檔案外包公司，檔案資源的整體利用率能夠被有效提升，從而達到良好的檔案管理效果。企業在實施中，要強化中介對檔案資源的整體應用情況，從而提高檔案的整體利用率和效果。另外，企業可以根據實際情況，要求外包公司利用檔案資源為市場提供多樣化的服務，這樣不僅能夠為企業的經濟增長提供切實有效的保障，而且還能夠將文書信息進行有效整合。在保證為現代社會市場提供更多人才資源的同時，能夠真正的將檔案資源合理利用。

4結束語

企業檔案管理社會化的推進對企業的發展來說，具有非常重要的現實意義。在實施中，企業要正視檔案管理社會化的價值和作用，在應用中要不斷完善和優化其流程。利用先進的檔案管理技術來保證檔案管理質量的有效提升，為企業的日后發展打下良好的基礎。