醫用耗材網絡管理平臺的建設與應用

白玲

首都醫科大學附屬北京友誼醫院 醫學工程處，北京 100050

醫用耗材網絡管理平臺的建設與應用

白玲

首都醫科大學附屬北京友誼醫院 醫學工程處，北京 100050

針對目前醫用耗材及其供應商數量繁多，管理成本高等問題，本文利用互聯網技術和客戶端開發工具設計了一套醫用耗材網絡管理平臺。該系統在醫院內網與外部互聯網之間建立緩沖空間，將基礎信息錄入工作前移至供應商端，各科耗材訂單自動發送至對應供應商操作端，嚴格控制了耗材物流的各個環節，極大地節約人力資源，提高管理效益，為精細化的醫療耗材管理提供了基礎。

醫用耗材；供應商管理；網絡平臺；虛擬專用網絡技術；精細化管理

引言

醫用耗材、供應商及其賬務管理一直是困擾大、中型醫療機構的難題。國務院《醫療器械監督管理條例》及國家食品藥品監督管理總局《醫療器械使用質量監督管理辦法》等法規、規章均明確要求醫療機構對購進的醫療器械執行嚴格的查驗程序，對生產、經營單位的資質建立全面的信息檔案。然而面對數以百計的耗材供應商、數以萬計的耗材品規，醫療機構在進行上述工作時需投入巨大的人力物力[1]。目前，大多數醫院耗材管理依托于內部網絡，受其限制，往往出現耗材訂貨、審核、通知不及時，產品數量和供應商信息不準確，物流進度和狀態難以掌握等問題[2-4]。這種依托醫院內網建立的耗材信息化管理系統，雖然在一定程度上提升更了耗材管理質量，但是很多工作的開展仍然面臨多重困難[5-7]。

為此，我們在原有醫院耗材管理系統的基礎上建設了醫用耗材網絡管理平臺，該平臺基于互聯網，突破了醫院內網的限制，在供應商和醫院間搭建信息傳遞的橋梁，將基礎信息錄入工作前移至供應商端，在醫院內網與外部互聯網之間建立的緩沖空間用于存儲供應商提交的信息，醫院內部全程把控，保證耗材管理合規與使用安全。

1 醫用耗材網絡管理平臺結構

醫用耗材網絡管理平臺結構大致分為3個模塊，即供應商操作端、內外網緩沖空間和醫院對應的操作模塊。在供應商連接互聯網的計算機上安裝平臺操作端，利用虛擬專用網絡技術（Virtual Private Network，VPN），供其上傳資質信息、產品及票據信息、物流信息并可查詢與自己有關的賬務情況，接收消息、通知和訂單等，供應商操作端界面截圖見圖1。

圖1 供應商操作端界面

在醫院內網與外部互聯網之間建立的緩沖空間，用于存儲供應商上傳的各類信息，經醫院管理人員核實后，信息經緩沖空間進入醫院耗材管理系統，成為正式數據。而醫院管理人員在耗材管理系統相應的操作模塊向供應商發出的訂單、通知和要求等信息直接傳送至該供應商操作端。上述3個模塊關系，見圖2。

圖2 醫用耗材網絡管理平臺結構

2 醫用耗材網絡管理平臺功能

2.1 資質管理功能

按照《北京市醫療器械使用質量監督檢查指南（2016版）》要求，供應商在操作端依規定格式錄入與醫院業務有關的各類資質信息，這些信息均以醫院審批通過的供應商及耗材字典庫和采購合同為依據，允許供應商修改完善其中的信息，不允許增減條目、變更供應商或產品、修改價格，具體內容見表1。該功能支持上傳包括PDF格式在內的電子文件。

上傳的信息在緩沖空間存儲，醫院工作人員依照存檔的紙質資質對比、審核和修改后進入醫院系統數據庫，并與醫院耗材出入庫及有關數據關聯。

該功能將醫院采購部門資質管理人員的精力從傳統的收集資質轉移到審核資質上[8-11]。同時，醫院端和供應商操作端均設有報警功能，對過期或空缺項目可提前預警或報警，更加重要的一點，系統除預警、報警外，可設置資質過期數據自動延時封閉功能：對于一些資質過期而供應商或廠家長時間不能更新的情況，系統可通過提前設定的時間，封閉數據，供應商將不能再向醫院供貨，由此督促其盡早更新資質，打消其僥幸心理，更大程度上確保了耗材使用安全。

2.2 訂單管理功能

我院科室通過院內耗材管理系統向采購部門申領耗材，在網絡管理平臺應用之前，采購員使用電話、郵件或微信的方式向供應商訂貨，工作量大、形式松散且供應商回復不及時，牽扯采購人員較大精力[12-13]。平臺應用后，經采購人員確認的各科耗材訂單自動發送至對應供應商操作端，系統可自動整合科室訂單，依照時間及緊急程度排列訂單次序，提醒供應商閱讀訂單及向醫院采購人員反饋訂單閱讀、受理情況，大幅降低了醫院采購部門的工作壓力。

2.3 入庫及物流管理

供應商接到訂單為醫院備貨，在送貨前供應商自行經網絡平臺錄入貨品信息，按照《北京市醫療器械使用質量監督檢查指南（2016版）》規定，隨貨信息應包含產品基本信息（名稱、規格、型號、注冊證號、生產廠家）、批號（或編號）、生產日期（包括滅菌日期）、失效期（包括滅菌失效期）、儲運條件（溫度、濕度、光照等）、發票信息（開票日期、發票代碼、發票號碼、總金額、總稅額）、是否具備出廠檢驗報告或有關合格證明和是否具備產品說明書（第三類醫療器械重點檢查）信息。

隨貨單信息錄入完成，由供應商在發貨前傳送至緩沖空間，并打印出隨貨單。醫院耗材庫房收到貨品后，調取緩沖空間中該批貨品的信息，查驗無誤后，將信息調入醫院耗材管理系統，形成入庫查驗記錄，從而基本取消了庫房管理人員的手工錄入操作，提高了驗收的準確性和工作效率。

同時，系統在錄入貨品信息時，供應商可選擇錄入發貨時間，預計到貨時間，送貨車輛或物流信息等，在現有條件下一定程度上實現了貨品的院外物流管理[4]。

2.4 賬務查詢

接待供應商的賬務查詢一直是牽扯醫院采購、庫房及財務部門較大精力的工作，實現醫用耗材網絡管理平臺后，各供應商有關的入/退庫信息、發票信息及付款信息會及時被推送至供應商端，供其查閱，從而減輕醫院有關部門和人員的工作量。

2.5 統計分析功能

通過網絡平臺的上述功能，經過一段時間的數據積累，我們可得到以下這些以往通過一般信息手段難以獲得的統計結果：供應商訂單處理速度、發貨周期、缺貨率、資質更新頻率、貨品貯運條件等，為醫院耗材更進一步的精細化管理提供基礎[14-16]。

表1 資質目錄

3 醫用耗材網絡管理平臺的安全保證

3.1 網絡安全

在建設醫用耗材網絡管理平臺時，首先要保證的是醫院內部網絡的安全運行。如果醫院內網與外部互聯網直接傳輸數據，特別是外網直接向內網傳輸數據，醫院的網絡安全難以保證，因此如前文所述，我們在內網（醫院耗材系統）和外網（供應商端）之間建立了內外網緩沖空間，外網數據首先進入緩沖空間，經過濾和安全檢查后，再按需調入內網，確保內網安全。

3.2 信息安全

醫用耗材網絡管理平臺涉及大量財務信息和供應商商業秘密，同時它又是一個相對開放的平臺，因此系統設計必須保證信息安全，最基本的要求是數據的準確性、保密性并應及時進行數據備份。同時要明確確立網絡管理平臺用戶類型和用戶權限，加強用戶管理，平臺供應商操作端用戶類型和權限劃分見表2。

4 討論

該醫用耗材網絡管理平臺目前已完成試運行，在供應商管理、訂單管理和入庫物流管理方面都大大降低了工作人員人力和時間的投入，做到全程安全嚴格把控，提高了工作的精細程度。

因平臺設計了資質過期數據延時自動封閉功能，產品資質特別是醫療器械注冊證有效率大幅提升，經初步測算，系統試運行期間注冊證有效率在90%以上，且證件基本為代理商主動申請更新。我部門庫房目前每月入庫、出庫記錄在11000筆以上，其中入庫操作不少于5000筆，以每月22個工作日計算，平均每日入庫不少于227次，因新系統采用了供應商自行經網絡平臺錄入貨品信息的模式，我部門庫房管理員入庫工作量減少50%以上，因此在人員不增加的情況下將節約的人力成本用于加強入庫驗收，將“數量驗收”和“質量驗收”雙崗分開，提高了驗收質量。另外，通過初步估算，經網絡平臺將訂單發送至供應商操作端功能的使用，節省采購員日常工作20%的時間。賬務查詢功能的初步使用，也使供應商對賬頻次有所下降。

總體看，醫用耗材網絡管理平臺的使用效果與我們預期的效果基本一致，而在平臺使用初期，對供應商的系統使用培訓及VPN運行維護是占用資源較大的兩塊內容，需要進行合理和周密的計劃。

5 總結與展望

醫用耗材網絡管理平臺的逐步推廣使用，使得醫用耗材及其供應商的資質、信息及賬務管理等方面的工作質量有了顯著的提升，醫院采購員、庫房管理員、檔案資質管理員及相應財務人員的手工錄入、查詢工作大幅減少，核對、查驗等工作時間得到了保障，提升了管理品質、工作效率和醫用耗材安全使用系數。

隨著移動互聯網、大數據和云服務的普及和發展，醫用耗材網絡管理平臺可繼續向縱深發展，如建立冷鏈實時追蹤、手機APP服務、貨品物流準確定位等功能，為醫院醫用耗材科學、高效管理提供動力。

[1] 沈海芹.供應商管理平臺在高值耗材管理中的應用[J].世界最新醫學信息文摘,2015,15(8):169-170.

[2] 沈蓓麗,章浩偉.上海市某三甲醫院醫用耗材管理現況[J].解放軍醫院管理雜志,2016,23(3):276-277.

[3] 朱永佳.我院加強對醫用耗材供應商管理的探索[J].中國醫療設備,2016,31(8):116-117.

[4] 張魏,李潮波.對醫療器械耗材管理的淺析[J].中國療養醫學,2011,20(3):280-281.

[5] 姜玲莉,龔純貴.醫用耗材信息化管理現狀與對策[J].解放軍醫院管理雜志,2012,19(4):365-366.

[6] 祁宇星.物資設備采購進度管理信息系統研究[J].中國高新技術企業,2016,(27):9-10.

[7] 湯國平,胡亮.醫療耗材管理信息系統的設計[J].中國醫療器械雜志,2014,38(3):229-234.

[8] 趙弈華,李鑫,王水,等.公立醫院改革背景下醫用耗材管理的困難與對策[J].中國醫療設備,2012,27(11):100-102.

[9] 楊瓊.介入耗材網絡管理模塊的構建與應用[J].中國醫療設備,2016,31(7):151-152.

[10] 朱紅秀.我院對醫用耗材供應商規范管理探討[J].中國醫療設備,2016,31(7):155-157.

[11] 高文莉.醫用耗材資質證件管理的探討[J].生物醫學工程學進展,2013,34(4):260-262.

[12] 譚單華.醫用耗材的管理制度和建議[J].中國醫療器械信息,2008,14(6):51-54.

[13] 朱紅秀.醫療器械資質審核與效期控制[J].中國醫療設備,2014,29(4):96-98.

[14] 馬穎,田利,鄒健,等.供應商選擇與評估工作探討[J].中國醫療設備,2015,30(5):150-151.

[15] 閏進軍,葛承紅.醫院醫用耗材管理工作存在的問題及應對措施[J].經營管理者,2016,(23):168.

[16] 張清芝,曲松濤,王琨,等.醫用衛生材料存貨管理模式的構建研究[J].中國醫院管理,2012,(11):61-63.

本文編輯 王博潔

Development and Application of Medical Consumables Management System in Hospital

BAI Ling

Department of Medical Engineering, Beijing Friendship Hospital, Capital Medical University, Beijing 100050, China

In view of high management cost and the diversity of medical consumables and its suppliers, we developed a medical consumables management network platform, based on the internet technology and client development tools. We established a buffer between intranet and the network. The basic information entry was securely forwarded to supplier side, where consumable orders automatically was sent to as well. And this platform can strictly control each step of the consumables logistic, greatly save human resources, improve management efficiency, and provide a basement for the fine management of medical consumables.

medical consumables; suppliers management; network platform; virtual private network; fine management

表2 供應商操作端用戶類型目錄

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.08.044

1674-1633(2017)08-0166-03

2016-11-08

2016-11-28

作者郵箱：ohelaine@126.com