新時期職業院校檔案管理的思考

李曉珊

職業院校的檔案是職業學校發展里程碑的記錄。檔案真實地記述和反映了職業院校教學管理、運行的發展軌跡。從職業院校檔案管理工作的意義、職業院校檔案能夠促進職業院校獨特的校務管理模式、新時期職業院校檔案工作的管理等三個方面進行了探索研究。

新時期職業院校檔案管理一、職業院校檔案管理工作的意義

1.職業院校檔案管理的好壞直接關系到能否對教育教學有歷史借鑒和參考作用。我們知道，職業院校的檔案記錄著職業院校形成、發展、變化全過程的歷史，同時又涉及職業院校教育教學工作及其組織管理的方方面面，是職業院校重要的信息資源。它代表著各個職業院校教育教學管理的特點和院校的發展思路，是前人留給后人研究院校發展的基礎性材料。

2.職業院校檔案直接記錄教育教學管理的點點滴滴。職業院校教育教學活動都被校檔案記錄在冊，是第一手材料，可以說多少年后就是“活化石”。能夠綜合反映職業院校的基本面貌和全部活動，是職業院校教育教學管理的縮影。它包括職業院校發展的材料、教學中先進的教學經驗、優秀教師事跡報告、優秀學生先進事跡報告、好人好事、年底單位工作總結，等等，都是職業院校教育教學管理的歷史依據和經驗。職業院校檔案可以認為，職業院校的自身形象、價值觀念、人文精神、優秀人物的榜樣力量之所以能夠持續不斷地得以傳承，校風、校紀得以形成，職業院校檔案起到了重要的載體作用，意義非常重大。

3.職業院校檔案管理是職業院校文化的重要內容之一。職業院校檔案中有很大一部分是記錄和保存職業院校教育教學經驗和成果的，反映了職業院校總體的教學管理水平，是職業院校全體師生智慧的結晶。職業院校檔案信息的開發利用，也是職業院校檔案管理工作中最重要的一項業務。

二、職業院校檔案能夠促進職業院校獨特的校務管理模式形成

1.引領學校發展的方向。院校的檔案資料記錄了職業院校優秀的傳統、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等文件資料，這些文件資料能夠折射出職業院校的人文精神，這個人文精神就是這個院校師生的道德價值取向及行為準則。所以說，這些精神可以起到承上啟下的作用，把職業院校管理經驗的成果傳承下去

2.凝聚學校正能量。職業院校的人文精神、院校文化是經過多年全體師生共同認可之后形成的，會產生較大的凝聚作用，對學校的發展產生正能量。學校文化一旦建立起來，就具有指導學校辦學方向、統一價值觀念，引領師生教與學的行為的作用，就能凝聚全校力量，為實現學校的辦學目標而努力。

3.激勵發展作用，職業院校文化建設的目的就是造就一個工作氛圍、工作環境，使全體師生從內心產生一種情緒高昂、奮發進取、互幫互學、相互尊重的效應。

4.院校約束機制的形成。是指職業院校對每個師生的思想和行為具有約束和規范作用。職業院校檔案中記載了多年來職業院校形成的一整套規章制度，記錄了職業院校教育教學目標、職業道德、工作守則、心理素質、人際關系等無形的行為準則，從而推動著職業院校文化的發展。

5.職業院校輻射帶動作用的形成。職業院校通過大膽探索、改革創新，在辦學實力、教學質量、管理水平和辦學效益等方面有了很好的經驗積累，特別是在“以就業為導向、以服務為宗旨”的職業教育理念和“校企合作、工學結合”的人才培養模式成為職業教育的典范。所以其輻射帶動作用是巨大的。

三、新時期職業院校檔案工作的管理

1.用新理念做好新時期的檔案管理工作。強化職業院校文化建設的意識，把職業院校檔案工作納入職業院校文化建設的軌道中，具有概括性、抽象性的特征。要擺脫檔案工作者習慣只為職業院校教育教學、日常管理等各項活動提供檔案工作，應該更注重為職業院校文化建設提供檔案工作的支持。強化職業院校文化建設意識，要求職業院校檔案工作者必須對職業院校文化建設進行認真思考和研究。作為合格的檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應當關注職業院校的整體發展。職業院校檔案工作者應當研究職業院校文化建設對職業院校檔案工作的影響、檔案與文化建設之間的關系，充分發揮檔案工作的作用。

2.為職業院校文化建設服務好。要加強職業院校檔案的基礎工作，拓展職業院校檔案工作的內容。為適應職業院校文化建設的需要，職業院校檔案工作必須不斷更新發展，加強職業院校檔案基礎工作建設，為職業院校文化建設服務。

3.挖掘檔案資料促進學校發展。要深層次開展職業院校檔案的信息資源，為職業院校自身形象和價值觀建設服務，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，把淹沒在一般檔案中的有用信息發掘出來，利用現代化手段建立健全主題詞就能檢索到所需要的檔案材料等，促進院校的可持續發展。

總之，職業院校檔案管理工作是新時期職業院校文化建設的重要內容，為此職業院校管理層要把檔案室和檔案管理人員作為工作的重中之重，使職業院校的檔案工作真實有效地反應職業院校的發展歷程。endprint