淺析醫學院校學生檔案管理的問題和對策

摘 要：醫學院校學生檔案記錄著醫學生在高校學習期間完整的成長過程，關系到醫學生的就業和生活，是醫療單位選拔人才的重要參考。然而，目前醫學院校學生檔案管理存在著制度不全、重視程度不高、模式落后、專業性得不到體現等諸多問題。針對這些問題，本文提出了一些對策。

關鍵詞：學生檔案；醫學院校；學生工作

學生檔案是關于學生專業素質、道德品格、個人能力的歷史記錄，反映了學生的成長足跡和綜合素質，尤其在醫療行業，醫學生檔案對培養和選拔合格的醫療人才，提高醫療質量和改善醫療環境具有積極意義。

1做好學生檔案工作的意義

（1）對高校來說，學生檔案是教學評估和反饋的重要資料。學生檔案不僅能夠幫助教學管理人員掌握學生的實際情況，進行針對性的思想教育，還能夠幫助高校及時發現教育教學中存在的問題，改進教學工作。因此，做好學生檔案管理工作對高校提高辦學質量，尋求可持續發展具有重要意義。

（2）對用人單位來說，學生檔案可以幫助他們從學校更多地了解應聘學生的真實表現和真實能力，在眾多的畢業生中選擇適合崗位的優秀的高校畢業生[1]。尤其是醫療機構對人才的要求更加嚴格，除了成績，還需要醫學生有著扎實的專業知識、熟練的臨床技能、科研創新精神、健康的心理素質和良好的誠信情況。洽談會和各種面試只能作初步了解，學生檔案才是最能全面真實反映醫學生綜合素質的材料。因此，做好學生檔案管理工作是醫學院校對社會負責的重要體現。

（3）對個人來說，學生檔案能夠記錄、幫助和監督學生的素質發展，在進入社會后，對學生的就業選擇、社會保險、職稱評定、退休養老和出國審查等都有著密切關系。因此做好檔案管理工作、普及檔案教育是學校對學生應盡的義務。

2學生檔案管理中存在的問題

（1）重視程度不高，管理體制不健全。由于國家缺乏具體的法律法規，各高校的檔案管理制度不夠嚴謹科學，學生檔案沒有得到足夠的重視，檔案管理工作往往由某個行政部門兼職，或者分散到院（系）管理，人員和經費缺乏。各個管理環節沒有統一的標準，在收集歸檔、轉遞和查詢借閱等方面容易出現混亂，阻礙學生個人和用人單位了解和利用檔案。

（2）檔案內容不完善，專業性無法體現。目前許多醫學院校的學生檔案的歸檔材料仍然是基礎性文件，僅包含學生成績表、學年鑒定表、學位證書和獎勵處分材料等，醫學生的專業技能、科研創新能力等專業素質得不到體現，醫療單位很難對學生進行全面了解，嚴重影響了醫療單位選拔高素質醫療人才。

（3）檔案管理模式陳舊，利用率低。目前大部分高校學生檔案管理電子化、網絡化程度不高，在材料的收集、整理、保存和轉遞過程中容易出現資料丟失、紙質檔案長期存放中受損等問題，查閱起來材料繁多、程序復雜，造成了現在學校內部只統計少分析，用人單位放棄通過檔案了解求職人員素質的局面。

（4）宣傳程度不夠，學生檔案意識淡薄。一些高校檔案管理不規范，宣傳工作不到位，檔案知識沒有普及。種種原因造成學生對檔案相關知識所知甚少，很少利用檔案、不知道如何利用檔案，沒有意識到其重要性和價值，填寫時不認真，事后不關注，畢業后對檔案更是采取無所謂的態度，這也是造成學生檔案利用率低的一個原因。

3應對醫學院校學生檔案管理問題的具體措施

（1）完善學生檔案管理制度。明確高校檔案部門與各部門在學生檔案形成、轉遞和管理工作中的關系與職責，實行“誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責”的原則，形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制[2]。其次，學生檔案管理應當規范細化基礎標準、文件標準和程序標準，根據本校實際情況，建立健全的規章制度，確保學生檔案的科學管理和有效利用。

（2）適當擴大收集范圍，充實檔案內容。由于目前社會上醫療環境復雜，醫療任務艱巨，為構建和諧的醫患關系，改善行業環境，醫學院校除了做好基礎性材料的管理工作外，還需要根據實際情況，增加以下一些內容：①關注學生實踐能力和創新精神，建立完整的臨床實習檔案。②建立誠信檔案，包括考試不作弊，不剽竊他人研究成果等學習情況；不出具虛假貧困材料，不蓄意拖欠應交費用等經濟情況；參加社團、社會實踐等實踐情況[3]。③完善大學生心理檔案建設和管理。每年對學生進行心理健康普查，篩選出有心理障礙的學生進行動態跟蹤并及時提供幫助，培養積極健康的醫療后備人才。

（3）建立電子檔案系統，提高檔案利用率。電子檔案的建立，有利于提高檔案的完整性、真實性和可利用性，節省各部門人力物力，提高工作效率。學生檔案實現電子化、網絡化后，檔案部門可以全面完善學生信息，及時跟蹤錄入學生發展過程；教務部門可以對大數據進行分析統計，調整專業課程和教學情況；學生工作部門可以根據學生情況進行動態跟蹤教育；用人單位查詢畢業生信息簡便快捷，可以及時、全面獲得求職學生信息。總之，推進高校學生檔案管理現代化，是提升高校管理水平、服務人才的現實需要，是適應社會發展需求、服務用人單位的現實需要，也是高校學生檔案管理工作自身發展的現實需要[4]。

（4）做好校園宣傳工作，加強學生檔案意識。一是采取多樣的宣傳形式，可通過校報、廣播站、大學生新媒體中心等校園宣傳系統進行檔案知識普及。二是設置檔案課程，使同學們了解相關法律法規、認識到檔案價值，學會利用檔案，從而更加重視和支持檔案工作，促進檔案工作的發展。

4總結

醫學院校學生檔案是記錄醫學生成長過程的重要材料，能夠全面地反映醫學生的綜合素質，是醫療單位選拔人才的重要依據，是黨和國家檢驗醫學院校教育質量的重要指標。因此，醫學院校應重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，普及檔案知識，充分利用現代化信息技術，使學生檔案能更好地服務于學生就業。

參考文獻：

[1]吳國登，張杰.高校學生檔案管理中存在的問題及對策探討[J].科教導刊，2009（16）.

[2]張妍.高校學生檔案信息資源的前端控制與全程管理[J].黑龍江檔案，2012（6）.

[3]陸賦生，阮積晨，陳慧，劉正煉.醫學生誠信檔案的建立和作用探討[J].高等醫學教育，2006（7）.

[4]鄭瑾.淺析全面提升高校學生檔案管理現代化水平[J].常州信息職業技術學院學報，2014（6）.

作者簡介：

陳戈（1977.11—），男，漢族，河南鄭州人，在職研究生，助理館員，河南省中醫院，研究方向：檔案管理。endprint