淺析醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理的問題和對策

摘 要：醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案記錄著醫(yī)學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間完整的成長過程，關(guān)系到醫(yī)學(xué)生的就業(yè)和生活，是醫(yī)療單位選拔人才的重要參考。然而，目前醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理存在著制度不全、重視程度不高、模式落后、專業(yè)性得不到體現(xiàn)等諸多問題。針對這些問題，本文提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；醫(yī)學(xué)院校；學(xué)生工作

學(xué)生檔案是關(guān)于學(xué)生專業(yè)素質(zhì)、道德品格、個人能力的歷史記錄，反映了學(xué)生的成長足跡和綜合素質(zhì)，尤其在醫(yī)療行業(yè)，醫(yī)學(xué)生檔案對培養(yǎng)和選拔合格的醫(yī)療人才，提高醫(yī)療質(zhì)量和改善醫(yī)療環(huán)境具有積極意義。

1做好學(xué)生檔案工作的意義

（1）對高校來說，學(xué)生檔案是教學(xué)評估和反饋的重要資料。學(xué)生檔案不僅能夠幫助教學(xué)管理人員掌握學(xué)生的實際情況，進(jìn)行針對性的思想教育，還能夠幫助高校及時發(fā)現(xiàn)教育教學(xué)中存在的問題，改進(jìn)教學(xué)工作。因此，做好學(xué)生檔案管理工作對高校提高辦學(xué)質(zhì)量，尋求可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

（2）對用人單位來說，學(xué)生檔案可以幫助他們從學(xué)校更多地了解應(yīng)聘學(xué)生的真實表現(xiàn)和真實能力，在眾多的畢業(yè)生中選擇適合崗位的優(yōu)秀的高校畢業(yè)生[1]。尤其是醫(yī)療機(jī)構(gòu)對人才的要求更加嚴(yán)格，除了成績，還需要醫(yī)學(xué)生有著扎實的專業(yè)知識、熟練的臨床技能、科研創(chuàng)新精神、健康的心理素質(zhì)和良好的誠信情況。洽談會和各種面試只能作初步了解，學(xué)生檔案才是最能全面真實反映醫(yī)學(xué)生綜合素質(zhì)的材料。因此，做好學(xué)生檔案管理工作是醫(yī)學(xué)院校對社會負(fù)責(zé)的重要體現(xiàn)。

（3）對個人來說，學(xué)生檔案能夠記錄、幫助和監(jiān)督學(xué)生的素質(zhì)發(fā)展，在進(jìn)入社會后，對學(xué)生的就業(yè)選擇、社會保險、職稱評定、退休養(yǎng)老和出國審查等都有著密切關(guān)系。因此做好檔案管理工作、普及檔案教育是學(xué)校對學(xué)生應(yīng)盡的義務(wù)。

2學(xué)生檔案管理中存在的問題

（1）重視程度不高，管理體制不健全。由于國家缺乏具體的法律法規(guī)，各高校的檔案管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，學(xué)生檔案沒有得到足夠的重視，檔案管理工作往往由某個行政部門兼職，或者分散到院（系）管理，人員和經(jīng)費(fèi)缺乏。各個管理環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在收集歸檔、轉(zhuǎn)遞和查詢借閱等方面容易出現(xiàn)混亂，阻礙學(xué)生個人和用人單位了解和利用檔案。

（2）檔案內(nèi)容不完善，專業(yè)性無法體現(xiàn)。目前許多醫(yī)學(xué)院校的學(xué)生檔案的歸檔材料仍然是基礎(chǔ)性文件，僅包含學(xué)生成績表、學(xué)年鑒定表、學(xué)位證書和獎勵處分材料等，醫(yī)學(xué)生的專業(yè)技能、科研創(chuàng)新能力等專業(yè)素質(zhì)得不到體現(xiàn)，醫(yī)療單位很難對學(xué)生進(jìn)行全面了解，嚴(yán)重影響了醫(yī)療單位選拔高素質(zhì)醫(yī)療人才。

（3）檔案管理模式陳舊，利用率低。目前大部分高校學(xué)生檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，在材料的收集、整理、保存和轉(zhuǎn)遞過程中容易出現(xiàn)資料丟失、紙質(zhì)檔案長期存放中受損等問題，查閱起來材料繁多、程序復(fù)雜，造成了現(xiàn)在學(xué)校內(nèi)部只統(tǒng)計少分析，用人單位放棄通過檔案了解求職人員素質(zhì)的局面。

（4）宣傳程度不夠，學(xué)生檔案意識淡薄。一些高校檔案管理不規(guī)范，宣傳工作不到位，檔案知識沒有普及。種種原因造成學(xué)生對檔案相關(guān)知識所知甚少，很少利用檔案、不知道如何利用檔案，沒有意識到其重要性和價值，填寫時不認(rèn)真，事后不關(guān)注，畢業(yè)后對檔案更是采取無所謂的態(tài)度，這也是造成學(xué)生檔案利用率低的一個原因。

3應(yīng)對醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理問題的具體措施

（1）完善學(xué)生檔案管理制度。明確高校檔案部門與各部門在學(xué)生檔案形成、轉(zhuǎn)遞和管理工作中的關(guān)系與職責(zé)，實行“誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，形成層層負(fù)責(zé)、職責(zé)分明、齊抓共管的檔案工作機(jī)制[2]。其次，學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)規(guī)范細(xì)化基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、文件標(biāo)準(zhǔn)和程序標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本校實際情況，建立健全的規(guī)章制度，確保學(xué)生檔案的科學(xué)管理和有效利用。

（2）適當(dāng)擴(kuò)大收集范圍，充實檔案內(nèi)容。由于目前社會上醫(yī)療環(huán)境復(fù)雜，醫(yī)療任務(wù)艱巨，為構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，改善行業(yè)環(huán)境，醫(yī)學(xué)院校除了做好基礎(chǔ)性材料的管理工作外，還需要根據(jù)實際情況，增加以下一些內(nèi)容：①關(guān)注學(xué)生實踐能力和創(chuàng)新精神，建立完整的臨床實習(xí)檔案。②建立誠信檔案，包括考試不作弊，不剽竊他人研究成果等學(xué)習(xí)情況；不出具虛假貧困材料，不蓄意拖欠應(yīng)交費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)情況；參加社團(tuán)、社會實踐等實踐情況[3]。③完善大學(xué)生心理檔案建設(shè)和管理。每年對學(xué)生進(jìn)行心理健康普查，篩選出有心理障礙的學(xué)生進(jìn)行動態(tài)跟蹤并及時提供幫助，培養(yǎng)積極健康的醫(yī)療后備人才。

（3）建立電子檔案系統(tǒng)，提高檔案利用率。電子檔案的建立，有利于提高檔案的完整性、真實性和可利用性，節(jié)省各部門人力物力，提高工作效率。學(xué)生檔案實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化后，檔案部門可以全面完善學(xué)生信息，及時跟蹤錄入學(xué)生發(fā)展過程；教務(wù)部門可以對大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計，調(diào)整專業(yè)課程和教學(xué)情況；學(xué)生工作部門可以根據(jù)學(xué)生情況進(jìn)行動態(tài)跟蹤教育；用人單位查詢畢業(yè)生信息簡便快捷，可以及時、全面獲得求職學(xué)生信息。總之，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，是提升高校管理水平、服務(wù)人才的現(xiàn)實需要，是適應(yīng)社會發(fā)展需求、服務(wù)用人單位的現(xiàn)實需要，也是高校學(xué)生檔案管理工作自身發(fā)展的現(xiàn)實需要[4]。

（4）做好校園宣傳工作，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識。一是采取多樣的宣傳形式，可通過校報、廣播站、大學(xué)生新媒體中心等校園宣傳系統(tǒng)進(jìn)行檔案知識普及。二是設(shè)置檔案課程，使同學(xué)們了解相關(guān)法律法規(guī)、認(rèn)識到檔案價值，學(xué)會利用檔案，從而更加重視和支持檔案工作，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

4總結(jié)

醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案是記錄醫(yī)學(xué)生成長過程的重要材料，能夠全面地反映醫(yī)學(xué)生的綜合素質(zhì)，是醫(yī)療單位選拔人才的重要依據(jù)，是黨和國家檢驗醫(yī)學(xué)院校教育質(zhì)量的重要指標(biāo)。因此，醫(yī)學(xué)院校應(yīng)重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，普及檔案知識，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使學(xué)生檔案能更好地服務(wù)于學(xué)生就業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]鄭瑾.淺析全面提升高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化水平[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（6）.

作者簡介：

陳戈（1977.11—），男，漢族，河南鄭州人，在職研究生，助理館員，河南省中醫(yī)院，研究方向：檔案管理。endprint