淺析無紙化辦公下檔案資源整合構建的策略

馬云

摘要：隨著社會中的信息化元素越來越多，社會中的很多行業中開展的工作也逐漸別染上了信息化的色彩，尤其是檔案管理這方面的工作，檔案管理活動無論是對于企業還是社會來講，都是一項具有極高的價值的管理任務，而隨著企業辦公環境出現的變化，一種無紙化的辦公理念逐漸出現在現代企業之中，這種新型的工作理念，同樣也給整合構建合理的檔案資源系統帶去了新的思路，本文根據對檔案資源的理解，對在無紙化辦公條件下的檔案資源構建以及整合方式進行分析。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案資源；整合構建；策略

無論是哪一種類型的檔案資源的系統構造都比較復雜，而在對檔案資源進行應用的時候，需要先對其進行整合，并構建較為完善的檔案資源系統，提升使檔案資源相關的工作更加具有條理性，而當前的企業辦公情況逐漸向無紙化的方向進行發展，這種新型的辦公方式，不僅能夠提升辦公工作的效率，還能減少紙質資源的浪費情況，這給檔案資源管理這項工作帶來了進行改變的思路，可以在無紙化的檔案管理環境中，對其進行整合以及重新構建。

一、將檔案資源的主要內容進行信息化轉變

在無紙化的辦公環境之中開展整合檔案資源的工作，首先需要對其內容進行改造，不僅僅要將紙質檔案轉化為電子形式的檔案，還需要將檔案中的具體內容加入到計算機的信息系統之中，在對檔案資源進行存儲的時候，一般是將重要的檔案資源進行統一存儲以及統一管理，在檔案信息相關的數據信息庫之中就可以對需要的目標檔案資源進行快速搜索，將需要使用的檔案信息通過整合的方式，聚集在一起，過去使用的整合方式一般是人工整合，而在無紙化的管理要求之下，整合方式逐漸發展為數字化整合，不僅僅將原來的存儲方式進行了改變，還將管理以及整理的方式逐漸朝著信息化的形式進行轉變，對檔案資源整合的具體工作內容進行了合理轉變。

二、推動檔案資源管理環節中的網絡建設工作

想要將整合現代檔案信息的工作順利地開展下去，必須要借助網絡的力量，無論是信息的搜索，還是當那的傳遞，都需要將網絡這一個重要元素作為載體與橋梁，借助網絡技術，提升檔案信息的整合力度，還要對網絡進行基礎性改造，主要需要對其原有的分散性進行改變，使其聚合能力進一步增加，將檔案資源的共享性也進一步提升，而無紙化的運行模式更是給發展網絡整合技術提供了更好的建設性的前提條件。

三、加強標準化的檔案資源整合工作

檔案屬于一種特殊的信息資源，是對整個社會發展過程中所經歷的各種具體信息內容的記載，是對我國未來發展過程中能夠提供各種參考建議的重要內容，它不僅包括這我國政治經濟文化各個方面發展的進程，還包括著我國各種教育事業以及整個社會進展的具體記錄。所以檔案在我國歷史發展過程中起著十分重要的作用，并且在漫長的歷史發展過程中，將會成為社會整體所依賴的獨特財富。但是卻因為在整個歷史發展進程中，我國檔案信息管理的方式不太科學，缺乏標準化的監督管理方式，無論是在檔案信息管理的各種軟件還是整個檔案信息所保存的數據庫，都缺乏標準化的監督管理體制，缺乏標準化統一化的各種管理制度。從而對于整個檔案數字化信息的實現起著嚴重的阻礙作用。因此，這就要求我們針對現存這一問題建立一些的計算機監督管理的統一標準，并且標準要從檔案管理具體工作的實際內容出發，要建立一些切實可行的標準化監督管理體系，實現整個檔案的信息化。

同時，檔案的信息整合工作也需要各種各樣的標準，一般來說這些標準可以分為四個方面：檔案資源整合的標準、檔案資源整合的技術標準、檔案資環整合的管理標準以及檔案資源整合過程中的工作標準。檔案資源整合的總體標準，包括術語標準和其他綜合標準。檔案資源整合的技術標準，包括數據庫建設標準和網絡基礎設施標準，如數字對象標識、通信標準、字符集標準、置標語言標準、元數據、對象數據、檔案信息安全標準等。檔案資源整合的管理標準。檔案資源整合的工作標準，包括接入系統的各個信息服務機構的日常工作與服務標準規范、工作流程等。

四、提升法律的保障作用

要想實現檔案信息資源的整合，首先要制定、整合和建設相關的各種專業法律、法規、條例，因為，只有通過立法，實現檔案信息資源管理的法律化，以法律來約定整合進程中可能出現的一些新問題，為整合建設創造良好的法制政策環境，才能有效并最大限度的促使檔案信息資源整合進程的順利發展。在制定整合建設的專業法律時，應對目前我國檔案信息資源管理中存在的問題做深入的研究，同時尋求多方面的努力，合理開發多條渠道，學習其他國家在這方面的現金經驗，抓住成熟時機來進行。從而確保制定出來的法律法規能夠較好地解決實際問題，可以化解尖銳矛盾，同時要符合整合建設的客觀規律。在我國法律、法規中規定的原則性比較明確，實施細則不夠細化，缺乏適合的實時操作性的條例。所以積極開展檔案信息資源整合法律法規中既要有理原則規定，又有實踐操作規定。

在信息化環境下進行檔案信息資源的整合，信息安全也是整合共享必須考慮的核心問題。檔案信息的安全保護，除了技術和管理手段，更重要的是建立健全法律法規，以法制來強化信息與網絡安全，給檔案資源整合工作提供更好的工作環境。

五、結束語

本文借助對無紙化辦公環境的了解，對構建無紙化的檔案資源整合體系的主要策略進行分析，想要進行無紙化的檔案資源整理工工作，首先需要對原有的檔案內容進行轉變，無論是檔案的外在形式，還是檔案資源的具體內容，都需要實現無紙化，信息元素的主要載體就是網絡技術，因此與檔案資源相關的網絡建設工作也需要被發展，整合檔案資源這項工作一般屬于綜合性工作，主要是因為其涉及到的環節也相對較多，檔案資源的整合人員需要提升自己在整合過程中的業務能力。endprint