談檔案數字化管理的優勢與弊端

楊巧燕

摘要：檔案管理數字化已經滲透到我國各個行業，為了促進檔案管理數字化快速發展，必須明確檔案管理數字化的優勢與問題，指明檔案管理工作的方向。

關鍵詞：檔案管理；數字化；優勢；弊端

檔案數字化管理是檔案管理的主流趨勢，檔案數字化管理在改善檔案管理工作現狀的同時也存在著問題，需要對檔案數字化管理的優勢與弊端進行深入探討。

一、檔案數字化管理的優勢

（一）提高檔案管理工作效率

檔案數字化管理可以提高檔案管理工作的效率，有效克服了傳統檔案管理存在的問題，解決了檔案管理工作繁重，檔案管理操作繁瑣等實現問題。首先，檔案管理數字化是對紙制時代檔案管理工作的全面升級，克服了紙制檔案管理時代繁瑣機械操作問題，做到了對檔案資料的全面科學管理。其次，現代社會發展速度較快，呈現的檔案資料也日益增多，特別是在信息化的社會環境下，傳統的檔案管理方式已經不能滿足檔案管理工作的需求，有限的檔案管理人員只有使用數字化管理方式才能滿足現代檔案管理工作需要，解決檔案管理存儲空間不足，檔案存儲期限較短等實際問題。其次，現代檔案管理工作更強調開發檔案資源的使用價值，只有使用數字化的檔案管理方式才能提高檔案的使用價值，實現檔案資料的快速檢索目標，全面提升檔案利用效率，同時節省了檔案工作人員和使用人員的時間。數字化是現代檔案管理主流趨勢。

（二）提升檔案管理工作質量

檔案管理工作日益重視質量，全社會對公共檔案數據的需要也越來越高，這使得傳統的檔案管理方式已經不適合現代社會需要，必須采用科學的方式全面提高檔案管理工作的質量。首先，檔案管理的數字化可以全面提高檔案資料的準確性，解決了紙制檔案管理時代錯誤率較高的問題。由數字化的電子設備的錄入檔案，大幅度的減少了人為輸入造成的錯誤，從檔案數據的收集到檔案制作都按照統一的格式和標準進行，因此全面的提高了檔案的精確性。其次，數字化的檔案管理全面提高了檔案資源的經濟效益，使用電子檔案可以快速的進行數據檢索，可以在互聯網渠道下進行實時的信息傳遞，檔案數據資源還可以給單位決策和各種工作提供數據支撐，這對于提高檔案的應用價值和發揮檔案資源的經濟效益有重要意義。第三，隨著檔案資源數字化，減少了對紙制原始檔案資源的翻閱頻率，通過激光拍照的方法檔案資源以圖片資源的形式存在，還可以借助現代的信息技術圖片轉換成文字，這對于減少對原始檔案的損壞率，發揮原始檔案資料的價值有重要的意義。

二、檔案數字化存在的弊端

（一）數字化檔案不滿足公眾需求

當前檔案管理數字化的主要問題在于檔案管理數字化的速度相對較慢，現有的數字化檔案資源還不足以全面滿足社會的需求，制約了檔案資源作用的發揮。首先，我國大多數單位還缺乏專業的檔案數字化設施設備，有限的檔案數字化處理能力還不能實現全部檔案資源的數字化存儲和數字化開放，雖然檔案數字化發展速度較快，但是檔案數字化水平仍不滿足需求。其次，我國檔案數字化處理技術還處于摸索階段，很多關鍵檔案數字化處理技術還沒有全面推廣落實，這使得不少單位檔案數字化管理還停留在初級階段，檔案數字化工作主要集中在紙制檔案向數字化存儲的過渡階段，還沒能圍繞數字化檔案使用開發出系列資源。第三，檔案數字化管理與用戶需求不對接，檔案數字化資源很難實現全面共享，數字化檔案資源的管理還缺少必要的系統和服務器等設備支持，因為檔案數字化管理與用戶的溝通交流較少，不能提供個性化服務，因此還要根據檔案數字化發展目標，加快檔案資源數字化進程。

（二）數字化檔案技術使用難弊端

檔案管理工作的數字化，使一部分檔案管理人員顯現出工作能力不適應檔案事業發展需求的問題，暴露出現有檔案管理人員水平和信息化能力不足的問題。首先，檔案管理工作的數字化，要求檔案管理人員掌握必要的檔案操作技術，能夠處理一般性的數字化檔案管理工作任務，但是現有檔案管理人員既缺少檔案管理專業知識，又不具備檔案管理信息化的操作能力，因此影響了檔案數字化發展的進行和效率。其次，檔案數字化需要專門的技術人才，只有依靠專業技術人才才能實現檔案數據資源的開發工作，但是現有的檔案管理人員缺乏創新意識，沒能圍繞著檔案使用開發需求進行必要的創新，因此制約了檔案數字化發展速度。第三，現有培訓機制不能解決檔案管理人員信息化能力不足的實際問題，檔案數字化培訓工作的針對性較低，短其培訓的內容不系統，長期培訓l工作開展的較少，培訓與專業檔案結合的又不緊密，如何解決檔案人員能力的欠缺問題，建立科學的檔案人才引進成為重要問題。

三、檔案數字化發展建設的基本策略

（一）明確檔案數字化發展規劃

為了全面的做好檔案數字化建設工作，必須制度完善的檔案數字化建設任務，在科學分析檔案工作現狀的藏在，形成完整的檔案數字化發展規劃。首先，明確數字化建設的核心任務，那就是著力建成以數據庫為核心的檔案管理體系，通過數據庫的建設工作來帶動檔案數字化各項工作的快速發展。其次，建立完整的檔案數據資源的管理制度，全面提高檔案數據資源的質量，保證生成的檔案數據資源為歷史負責，全面加強對檔案數據資源的管理工作。第三，明確檔案管理數字化的近期和長遠目標，圍繞著科學的目標體系，找準檔案管理數字化工作的重點。

（二）做好必要的保障性工作

促進檔案管理數字化的快速發展，應當做好檔案管理的保障性工作，解決檔案管理數字化基礎條件不足問題。首先，加強檔案管理數字化的硬件配置，根據檔案管理數字化發展的現實需要，逐步的配置各種設施設備。其次，注重檔案管理數字化軟件系統的開發和升級工作，配套檔案數據庫建設，提高檔案數據資源實用性，更好滿足檔案數據資源的使用需求。第三，形成良好數字化檔案重審工作氛圍，加強檔案數字化的宣傳工作，使更多人關注檔案數字化工作，為檔案管理數字化提供活力。

四、結論

本文分析了檔案數字化管理的優勢與弊端，總結了檔案管理數字化工作的現狀，并且指明了檔案管理數字化只有從檔案管理工作的實際情況出發，制訂科學的檔案管理發展規劃，才能實現檔案數字化管理目標。endprint