探究如何利用現(xiàn)代化的管理方法創(chuàng)新完善當前的檔案管理

劉國萍

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要途徑，現(xiàn)代化的檔案管理不僅要求具有現(xiàn)代化的檔案管理工作意識，同時還要配合提供相關(guān)條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；措施探討

本文主要分析現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)對檔案管理工作提出的具體要求，在此基礎(chǔ)上總結(jié)檔案管理現(xiàn)代化的意義，以及促進檔案管理現(xiàn)代化的措施。

一、檔案管理現(xiàn)代化的基本要求

（一）檔案管理的無紙化

檔案現(xiàn)代化管理的主要目的在于提高檔案管理的準確率，降低傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的工作壓力，有效節(jié)約使用檔案管理資源。目前檔案管理現(xiàn)代化的最真接標志就是檔案管理的無紙化。首先，注重在檔案管理工作中普及使用計算機及相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，使檔案管理依靠先進的信息技術(shù)來進行，從而實現(xiàn)檔案資料的虛擬存儲和運行，實現(xiàn)檔案信息的精細管理和快速運行。其次，檔案管理在無紙化的時間，還要求構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作模式，著力形成檔案管理的信息化傳遞機制，從而消除以往紙制檔案傳遞中帶來的問題，使數(shù)據(jù)信息在各部門之間進行有效的傳遞，不斷提高數(shù)據(jù)信息的傳輸效率，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化使用。

（二）檔案管理的微縮化

現(xiàn)代化的檔案管理要求有效節(jié)省檔案管理資源，要求在限定時間內(nèi)處理現(xiàn)多的檔案信息，因此必須實現(xiàn)檔案管理微縮化，借助微縮設(shè)備實現(xiàn)對檔案資源的全面管理。首先，強調(diào)使用有效的壓縮技術(shù)，對各種檔案數(shù)據(jù)資源進行壓縮處理，這樣可以在有限的存儲空間內(nèi)存儲更多的數(shù)據(jù)信息，并且可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速傳遞。其次，通過壓縮技術(shù)來提高檔案數(shù)據(jù)的運算速度，解決檔案數(shù)據(jù)信息運算慢的問題，實現(xiàn)圍繞現(xiàn)代信息渠道進行檔案數(shù)據(jù)的快速傳遞目標。第三，通過微縮技術(shù)實現(xiàn)檔案的安全存儲，有助于借助光盤等介質(zhì)進行數(shù)據(jù)檔案資料的長久保存目標。第四，現(xiàn)代微縮技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)進行處理和檢索的基礎(chǔ)，只有在微縮的基礎(chǔ)上支持數(shù)據(jù)的提取，才能發(fā)揮出智能化檔案數(shù)據(jù)管理的實際價值。

（三）檔案管理的系統(tǒng)化

為了全面提高檔案管理工作的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，應(yīng)當使用系統(tǒng)化的方式方法，著力提高檔案管理的效率，促進相關(guān)部門和人員參與到檔案管理工作中來。首先，形成完善的檔案數(shù)據(jù)的運行系統(tǒng)，由專職檔案管理人員進行專業(yè)的檔案制作，由各部門兼職人員協(xié)助檔案管理人員進行數(shù)據(jù)信息的收集，以及數(shù)據(jù)信息的匯總工作。其次，要求檔案數(shù)據(jù)信息在各種環(huán)境下進行無障礙的傳播和高效使用，保證不因為計算機系統(tǒng)不兼容等問題影響檔案使用的效率。

二、現(xiàn)代化檔案管理方法的重要價值

（一）現(xiàn)代化管理方法是做好各項工作的基礎(chǔ)

檔案管理現(xiàn)代化是相對概念，主要指的是對傳統(tǒng)檔案管理方法的全面改進，從而有效消除檔案管理中存在的問題，提高檔案管理工作的效率。目前檔案管理雖然已經(jīng)普遍的使用計算機，但是檔案管理的理念仍停留在紙制階段，還需要通過信息技術(shù)的普及，實現(xiàn)檔案管理的智能化目標，從而推進相關(guān)工作的快速發(fā)展。首先，檔案管理現(xiàn)代化可以推進檔案管理實踐不斷向前發(fā)展，有助于針對當前檔案管理工作中存在的問題提出創(chuàng)新性的解決方式，全面提高檔案管理工作的效率，解決好檔案管理中的實際問題。其次，檔案管理現(xiàn)代化意味著檔案管理工作與前沿的信息技術(shù)相結(jié)合，可以把各種技術(shù)方法運用到檔案管理工作當中，有助于促進檔案管理技術(shù)的革新，目前檔案管理技術(shù)正在向著智能化的方向發(fā)展。第三，檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)由單純的檔案制作向著檔案信息挖掘的方向發(fā)展，檔案信息的價值日益顯現(xiàn)出來，因此使檔案管理工作得到更多重視，并且迎來了檔案事業(yè)發(fā)展的黃金時期。

（二）全面提高檔案管理系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)

隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化意味著檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，意味著傳統(tǒng)的檔案管理工作方式和管理工具逐步的退出歷史舞臺。推動檔案管理工作的現(xiàn)代化，不僅帶動了檔案管理事業(yè)的革命，同時也使相關(guān)工作出現(xiàn)全面的革新。首先，檔案管理的現(xiàn)代化以信息技術(shù)以為依托，信息已經(jīng)成為最主要的檔案管理資源。為了有效的收集信息，就必須進行智能化的軟件系統(tǒng)的開發(fā)，就必須進行信息設(shè)備的更新，就必須以更新現(xiàn)有的信息存儲設(shè)備、信息檢索設(shè)備和信息分析設(shè)備。其次，為了達到與檔案信息化管理相協(xié)調(diào)的目標，就必須使各部門配合做好信息檔案管理工作，同樣要加強各部門信息化管理工作，注重辦公自動化的升級，有效減少辦公系統(tǒng)管理中存在的問題。第三，為了滿足信息化檔案管理的需要，還要進行相關(guān)專業(yè)人員的培訓(xùn)，不僅要保證檔案管理人員有相關(guān)專業(yè)技術(shù)，同時還要提升相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員能力素質(zhì)，以便配合做好檔案管理工作，從而帶來整體信息化能力水平的提升。

三、檔案管理現(xiàn)代化的主要措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

為了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標，必須轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題。首先，樹立依靠現(xiàn)代信息科技進行檔案管理工作的意識，著力引進先進的管理設(shè)施設(shè)備，圍繞信息化檔案管理工作的需要，形成現(xiàn)代化的檔案管理工作制度，解決傳統(tǒng)的檔案管理制度與檔案管理工作不適應(yīng)的問題，同時面向現(xiàn)代化目標對傳統(tǒng)的低效檔案管理方法進行改革。其次，認真研究檔案管理工作規(guī)律，建立起現(xiàn)代化的檔案管理工作體系，圍繞現(xiàn)代化的檔案管理工作目標創(chuàng)新性的開展信息技術(shù)應(yīng)用有活動，全面提高檔案管理質(zhì)量。第三，提升檔案管理工作標準，普遍標準化檔案管理意識，使檔案管理的各項要求貫穿于日常工作始終，實現(xiàn)檔案信息的有效傳遞，做到檔案在網(wǎng)絡(luò)化平臺中的有效銜接。

（二）加強現(xiàn)代化人才的引進工作

檔案管理現(xiàn)代化依靠檔案管理人才的現(xiàn)代化，只有注重引進專業(yè)的檔案管理人才，才能更好滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，切實發(fā)揮出信息技術(shù)的實際作用。首先，根據(jù)檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，引進具有信息化背景的專業(yè)檔案管理人才，依靠現(xiàn)代化檔案管理人才全面提高檔案管理工作水平。其次，重點研究當前檔案管理工作的各項業(yè)務(wù)，實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)的專業(yè)化操作，不僅要培養(yǎng)檔案事業(yè)的通才，還要培養(yǎng)檔案事業(yè)的專門人才，特別是對于檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)，檔案管理工作的智能化信息檢索方向，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才。第三，對現(xiàn)有檔案管理人員全面普及新技術(shù)，圍繞著現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，注重普及網(wǎng)絡(luò)知識和各種先進設(shè)施設(shè)備的操作使用技能等。

四、結(jié)論

做好檔案管理工作必須依靠檔案現(xiàn)代化途徑，著力培養(yǎng)有專業(yè)技能的現(xiàn)代化檔案管理人才，在有序更新現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，從而解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，促進檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。endprint